Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu mới nhất

Hóa đơn thương mại xuất khẩu – thường được gọi tắt là Invoice, là một chứng từ dùng để thanh toán giữa người mua và người bán rất quan trọng trong hoạt động mua bán quốc tế cũng như việc làm thủ tục xuất nhập khẩu. Cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu qua bài viết ngay dưới đây.

hoá đơn thương mại xuất khẩu
Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu mới nhất

1. Sử dụng hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn xuất khẩu | Công văn 11352/BTC-TCHQ  

(1) Tại Khoản 3 Điều 32 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“3. Từ ngày 1/6/2014, cơ quan thuế không tiếp nhận Thông báo phát hành hóa đơn xuất khẩu.

Trường hợp các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh chưa sử dụng hết các số hóa đơn xuất khẩu đã đặt in và thực hiện Thông báo phát hành theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010, Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính và vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì đăng ký số lượng hóa đơn xuất khẩu còn tồn và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày 31/7/2014 (Mẫu số 3.12 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Từ ngày 01/8/2014, các số hóa đơn xuất khẩu còn tồn đã đăng ký theo quy định tại Khoản này được tiếp tục sử dụng. Các số hóa đơn xuất khẩu chưa đăng ký hoặc đăng ký sau ngày 31/7/2014 không có giá trị sử dụng. Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn xuất khẩu theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này và sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

⇒ Từ ngày 1/6 /2014 các doanh nghiệp không được phát hành hóa đơn xuất khẩu. Trường hợp doanh nghiệp chưa sử dụng hết hóa đơn xuất khẩu đã phát hành mà vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp thì phải đăng ký số lượng hóa đơn xuất khẩu còn tồn và gửi đến cơ quan quản lý thuế để sử dụng tiếp.

(2) Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

“2. Các loại hóa đơn:

a) Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

b) Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

⇒ Như trên quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì có 2 loại xuất khẩu, như sau:

– Xuất khẩu tại chỗ: Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu 

– Xuất khẩu ra nước ngoài: xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

(3) Theo Điều 6 Khoản 7 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định:

7. Sửa đổi khoản 4 Điều 16 Thông tư số 219/2013/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”.

⇒ Như trên, hóa đơn dùng cho hàng hóa dịch vụ xuất khẩu, được dùng là hóa đơn thương mại.

Đối với hàng hóa thuộc dạng xuất khẩu tại chỗ như xuất vào khu phi thuế quan: sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng.

Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu ra nước ngoài: sử dụng hóa đơn thương mại.

2. Hoá đơn thương mại là gì?

– Có tên tiếng Anh là Commercial Invoice

– Là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương, và cũng quan trọng không kém trong bộ hồ sơ hải quan.

– Là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ  phải  thanh  toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể thường do nhà sản xuất phát hành.

⇒ Mục đích để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

⇒ Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

THAM KHẢO: Cách kê khai thuế GTGT của hàng nhập khẩu

3. Cách viết hoá đơn thương mại xuất khẩu

hoá đơn thương mại xuất khẩu
Mẫu Commercial Invoice tham khảo
  • Tên người xuất khẩu/người gửi hàng: Ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc giá xuất khẩu
  • Tên người nhập khẩu/người nhận hàng: Tên Công ty, địa chỉ, số ĐT liên hệ 
  • Số hoá đơn và ngày phát hành: bắt buộc phải ghi số và ngày hoá đơn được lập bởi người bán và được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan – có thể lưu hồ sơ theo số hoá đơn thương mại
  • Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.
  • Số lượng kiện : Ghi tổng số lượng kiện của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì. Thông tin này có thể không cần chi tiết, vì đã có trong Packing List
  • Giá của từng mặt hàng.
  • Loại tiền.
  • Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận chuyển (đường không, đường biển) nhưng không cần ghi tên phương tiện hay số chuyến 
  • Điều khoản giao hàng: Ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào (VD 2000 hay 2010)
  • Điều khoản thanh toán: Ghi TT, TTR, LC, No Payment, và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY,v.v…
  • Các thông tin khác: Ghi rõ từng khoản (nếu có) như cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí container, chi phí đóng gói, và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đế n việc đưa hàng từ dọc mạn tàu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tàu (FAS) tại cảng đến ở Hoa Kỳ. Chi phí đóng gói, bao bì, container và cước phí vận tải nội địa đến cảng xuất khẩu không phải liệt kê nếu như đã nằm trong giá hóa đơn và được chú thích như vây.
  • Các giảm giá, chiết khấu.
  • Nước xuất xứ hàng hóa.
  • Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của người mua cho việc sản xuất hàng hóa hay không. Nếu có thì phải ghi rõ giá trị (nếu biết) và tên nhà cung cấp. Sự hỗ trợ đó được miễn phí hay trên cơ sở thuê muớn hay phải trả tiền riêng?
  • Nếu phải trả tiền riêng thì gửi kèm hóa đơn. “Hỗ trợ” bao gồm như khuôn đúc, khuôn ép, dụng cụ sản xuất, trống in, chế bản, sơ đồ, bản thiết kế, hỗ trợ tài chính.
  • Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
  • Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
  • Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
  • Người thụ hưởng ký tên đóng dấu

LƯU Ý:

Theo Chương 3, Điều 16, Khoản 2, Điểm e của Thông tư 39/2014/TT-BTC:

e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

4. Cách viết hoá đơn giá trị gia tăng xuất khẩu

(1) Ngày lập hóa đơn GTGT xuất khẩu

Theo Điều 2 của Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:

– Ngày lập hóa đơn thương mại đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu là ngày xuất hàng ra khỏi kho.

– Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu: là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp mở tài khoản.

– Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán chi phí: là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi Doanh Nghiệp mở tài khoản tại thời điểm phát sinh giao dịch thanh toán ngoại tệ

Trường hợp 1: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu được xác định là thời điểm kê khai trong tờ khai hải quan. Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày lập hóa đơn xuất khẩu được xác định là ngày lập tờ khai hải quan.

Trường hợp 2: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu khác với thời điểm lập trong tờ khai hải quan, nhưng được xác định là thời điểm lập hóa đơn. Khi thời điểm xuất hàng là thời điểm lập hóa đơn, thì trong trường hợp này, ngày lập hóa đơn xuất khẩu là ngày xuất hàng được xác định là việc lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC

Trường hợp 3: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu khác với thời điểm lập hóa đơn nhưng cũng không phải là thời điểm kê khai hải quan. Thời điểm lập hóa đơn khác với thời điểm hàng được xuất khẩu, do vậy, việc ghi ngày ra hóa đơn xuất khẩu như vậy được xác định là trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm. 

⇒ Khi hóa đơn xuất khẩu đối với loại hàng hóa này được bạn lập đúng thời điểm, đúng trình tự, thủ tục thì đây là một trong những căn cứ, điều kiện để hoàn thuế giá trị gia tăng theo quy định tại Điều 16 Thông tư 219/2013/TT-BTC

(2) Mã số thuế người mua: Gạch ngang.

(3) Thuế suất: Ghi như khi xuất hóa đơn bình thường.

(4) Đồng tiền ghi trên hóa đơn GTGT xuất khẩu

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì:

– Tổng số tiền thanh toán: Được ghi bằng nguyên tệ

– Phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

– Đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.

Trường hợp ngoại tệ là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

(Theo Điểm e Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

(5) Chữ ký: Không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

(Theo Điểm đ Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

5. Áp dụng hoá đơn điện tử thay thế hoá đơn thương mại, hoá đơn xuất khẩu

Các doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

5. Việc áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý được hướng dẫn như sau:

a) Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác, nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu.

Nếu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

b) Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

– Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

– Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

c) Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu.

⇒ Tại công văn số 11352/BTC-TCHQ như trước đây, kể từ ngày 14/11/2019 các doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.

XEM THÊM: Các khoá học kế toán chuyên sâu đa lĩnh vực ngành

Trên đây hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu mới nhất mà Kế toán Việt Hưng muốn chia sẻ tới các bạn xem – Tham gia ngay khoá học Kế toán xuất nhập khẩu Online 1 kèm 1 trao đổi trực tiếp với bậc thầy nhà nghề nâng trình nghiệp vụ sau 30 ngày không hiệu quả hoàn phí liền tay! Không giới hạn thời gian học – Hỗ trợ 24/7 trọn đời!  

 

 

Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0988.680.223
0912.929.959
0912.929.959