Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào? Chi phí tiếp khách luôn là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm trong quá trình hạch toán kế toán. Vậy, chi phí tiếp khách nên được hạch toán vào tài khoản nào để đảm bảo tính hợp lý và tuân thủ quy định của pháp luật? Bài viết này, Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với bạn những thông tin mới nhất về cách hạch toán chi phí tiếp khách chuẩn xác, giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình thuế và tài chính.
Điều kiện để chi phí tiếp khách được tính là chi phí hợp lý
Để chi phí tiếp khách được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cần đáp ứng các điều kiện theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
– Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
– Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn điện tử, bảng kê chi tiết).
– Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
– Lưu trữ đầy đủ hồ sơ như hợp đồng dịch vụ, biên bản thanh lý, phiếu thu, hoặc danh sách khách mời để chứng minh mục đích kinh doanh.
1. Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và các quy định liên quan (như Thông tư 96/2015/TT-BTC về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và Thông tư 78/2014/TT-BTC về thuế GTGT), chi phí tiếp khách có thể được hạch toán vào TK 642 và được xử lý thuế GTGT, thuế TNDN tùy thuộc vào việc đáp ứng các điều kiện cụ thể. Dưới đây là các trường hợp:
TRƯỜNG HỢP 1: Chi phí tiếp khách được khấu trừ thuế GTGT và được trừ khi tính thuế TNDN
HẠCH TOÁN
Nợ TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác): Giá trị chi phí tiếp khách (chưa bao gồm thuế GTGT).
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ): Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 111, 112, hoặc 131: Tổng số tiền thanh toán (bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc ghi nợ phải trả).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế) cho việc tiếp khách đối tác để bàn hợp đồng cung cấp hàng hóa, thuế GTGT 10% là 200.000 đồng, tổng thanh toán 2.200.000 đồng bằng chuyển khoản. Có hóa đơn GTGT chi tiết (liệt kê món ăn), biên bản tiếp khách (ghi rõ mục đích kinh doanh), và thanh toán chuyển khoản.
Nợ TK 6428: 2.000.000 đồng (chi phí tiếp khách, được trừ khi tính TNDN).
Nợ TK 1331: 200.000 đồng (thuế GTGT được khấu trừ).
Có TK 112: 2.200.000 đồng (thanh toán chuyển khoản).
TRƯỜNG HỢP 2: Chi phí tiếp khách không được khấu trừ thuế GTGT nhưng được trừ thuế TNDN
HẠCH TOÁN
Nợ TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác): Tổng giá trị chi phí tiếp khách (bao gồm thuế GTGT nếu có, vì không được khấu trừ).
Có TK 111, 112, hoặc 131: Tổng số tiền thanh toán (bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc ghi nợ phải trả).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 2.200.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%, tức giá trị chưa thuế 2.000.000 đồng + thuế GTGT 200.000 đồng) cho việc tiếp khách đối tác để giới thiệu sản phẩm mới. Hóa đơn là hóa đơn bán hàng hợp lệ (không phải hóa đơn GTGT), có biên bản tiếp khách (ghi rõ mục đích kinh doanh), và thanh toán bằng chuyển khoản. Thuế GTGT không được khấu trừ, nhưng toàn bộ chi phí 2.200.000 đồng được trừ khi tính thuế TNDN.
Nợ TK 6428: 2.200.000 đồng (tổng chi phí tiếp khách, bao gồm thuế GTGT, được trừ khi tính TNDN).
Có TK 112: 2.200.000 đồng (thanh toán chuyển khoản).
TRƯỜNG HỢP 3: Chi phí tiếp khách không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ thuế TNDN
HẠCH TOÁN
Nợ TK 6428: Giá trị chi phí.
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
Khi quyết toán thuế, chi phí này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng cho tiếp khách, chỉ có bill thanh toán, thanh toán bằng tiền mặt:
Nợ TK 6428: 2.000.000 đồng
Có TK 111: 2.000.000 đồng
TRƯỜNG HỢP 4: Chi phí tiếp khách vượt mức quy định (nếu có quy định cụ thể)
HẠCH TOÁN
Nợ TK 6428: Giá trị chi phí.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu có, nhưng không được khấu trừ).
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
Khi quyết toán thuế TNDN, phần chi phí không hợp lý sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 50.000.000 đồng cho tiếp khách, có hóa đơn GTGT hợp lệ, nhưng không cung cấp được danh sách khách mời hoặc hợp đồng chứng minh mục đích kinh doanh. Cơ quan thuế yêu cầu loại 20.000.000 đồng vì cho rằng vượt mức hợp lý.
Nợ TK 6428: 50.000.000 đồng
Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu có, nhưng không được khấu trừ).
Có TK 112: 50.000.000 đồng (giả sử thanh toán bằng chuyển khoản).
Khi quyết toán thuế TNDN:
Chỉ được trừ 30.000.000 đồng (phần được coi là hợp lý).
XEM THÊM: Chi Phí Tiếp Khách Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT – TNDN?
2. Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 133
Theo Thông tư 133, chi phí tiếp khách được hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
TRƯỜNG HỢP 1: Chi phí tiếp khách được khấu trừ thuế GTGT và được trừ khi tính thuế TNDN
HẠCH TOÁN
Nợ TK 642: Giá trị chi phí (chưa bao gồm thuế GTGT).
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 11.000.000 đồng (bao gồm 10% thuế GTGT) cho tiếp khách, thanh toán bằng chuyển khoản, có hóa đơn GTGT hợp lệ và đầy đủ chứng từ bổ sung:
Giá trị chưa thuế: 10.000.000 đồng
Thuế GTGT: 1.000.000 đồng
Bút toán:
Nợ TK 642: 10.000.000 đồng
Nợ TK 133: 1.000.000 đồng
Có TK 112: 11.000.000 đồng
TRƯỜNG HỢP 2: Chi phí tiếp khách không được khấu trừ thuế GTGT nhưng được trừ thuế TNDN
HẠCH TOÁN
Nợ TK 642: Giá trị chi phí (bao gồm cả thuế GTGT nếu có).
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 11.000.000 đồng (bao gồm 10% thuế GTGT) cho tiếp khách, thanh toán bằng tiền mặt, có hóa đơn GTGT hợp lệ và đầy đủ chứng từ bổ sung. Thuế GTGT không được khấu trừ:
Tổng chi phí: 11.000.000 đồng (bao gồm thuế GTGT).
Bút toán:
Nợ TK 642: 11.000.000 đồng
Có TK 111: 11.000.000 đồng
TRƯỜNG HỢP 3: Chi phí tiếp khách không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ thuế TNDN
HẠCH TOÁN
Nợ TK 642: Giá trị chi phí.
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng cho tiếp khách, chỉ có bill thanh toán (không hợp lệ), thanh toán bằng tiền mặt:
Tổng chi phí: 2.000.000 đồng
Bút toán:
Nợ TK 642: 2.000.000 đồng
Có TK 111: 2.000.000 đồng
Lưu ý khi quyết toán thuế TNDN:
Chi phí 2.000.000 đồng bị loại khỏi chi phí được trừ.
TRƯỜNG HỢP 4: Chi phí tiếp khách vượt mức quy định (nếu có quy định cụ thể)
HẠCH TOÁN
Nợ TK 642: Giá trị chi phí (bao gồm cả thuế GTGT nếu có).
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp chi 55.000.000 đồng (bao gồm 10% thuế GTGT) cho tiếp khách, có hóa đơn GTGT hợp lệ, thanh toán bằng chuyển khoản, nhưng không cung cấp được danh sách khách mời hoặc hợp đồng chứng minh mục đích kinh doanh:
– Giá trị chưa thuế: 50.000.000 đồng
– Thuế GTGT: 5.000.000 đồng (không được khấu trừ)
– CQT yêu cầu loại 20.000.000 đồng vì cho rằng vượt mức hợp lý.
Bút toán:
Nợ TK 642: 55.000.000 đồng
Có TK 112: 55.000.000 đồng
Khi quyết toán thuế TNDN:
Chỉ được trừ 30.000.000 đồng (phần được coi là hợp lý).
3. Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 24 (đơn vị hành chính sự nghiệp)
Chi phí tiếp khách thường là các khoản chi phí phục vụ cho việc tiếp đón khách (như chi phí ăn uống, nước uống, hoặc các dịch vụ liên quan) và được xem là chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị hành chính sự nghiệp. Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, các khoản chi này cần được hạch toán vào tài khoản chi phí phù hợp, thường là TK 611 – Chi phí hoạt động không giao tự chủ hoặc TK 612 – Chi phí hoạt động giao tự chủ, tùy thuộc vào cơ chế tài chính của đơn vị.
Quy trình hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện như sau:
(1) Khi phát sinh chi phí tiếp khách
– Trường hợp chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay:
Khi đơn vị chi trả trực tiếp cho các khoản chi phí tiếp khách (ví dụ: thanh toán hóa đơn nhà hàng, dịch vụ tiếp khách), ghi nhận như sau:
Nợ TK 6111 (hoặc TK 6121) – Chi phí hoạt động thường xuyên
Có TK 1111 – Tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt)
Có TK 1121 – Tiền gửi Kho bạc/Ngân hàng (nếu trả bằng chuyển khoản)
LƯU Ý: Nếu đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ thu phí, lệ phí, và có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, cần ghi nhận thêm:
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 6111 (hoặc TK 6121) – Chi phí hoạt động thường xuyên (phần nguyên giá không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 1111/1121 – Tiền mặt/Tiền gửi
– Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán (phải trả người bán):
Nếu-pentru-0.5 Nếu chi phí tiếp khách được mua dưới dạng hàng hóa hoặc dịch vụ (ví dụ: nước uống, thực phẩm) và chưa thanh toán, ghi nhận như sau:
Nợ TK 6111 (hoặc TK 6121) – Chi phí hoạt động thường xuyên
Có TK 3311 – Phải trả người bán
Khi thanh toán sau:
Nợ TK 3311 – Phải trả người bán
Có TK 1111/1121 – Tiền mặt/Tiền gửi
– Trường hợp sử dụng vật liệu từ kho (ví dụ: nước uống, đồ ăn đã nhập kho):
Nếu sử dụng nguyên liệu, vật liệu từ kho của đơn vị để tiếp khách, ghi nhận như sau:
Nợ TK 6111 (hoặc TK 6121) – Chi phí hoạt động thường xuyên
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
(2) Kế toán ngoài bảng (nếu sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước)
Nếu chi phí tiếp khách được chi từ nguồn kinh phí ngân sách nhà nước, cần ghi nhận vào tài khoản ngoài bảng để phục vụ báo cáo quyết toán theo mục lục ngân sách nhà nước:
Ghi Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (chi tiết theo niên độ và mục lục ngân sách)
VÍ DỤ THỰC TẾ
Giả sử một đơn vị hành chính sự nghiệp chi 5.500.000 VNĐ (bao gồm 500.000 VNĐ thuế GTGT) cho dịch vụ tiếp khách bằng chuyển khoản qua Kho bạc:
– Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 6111 – Chi phí hoạt động thường xuyên: 5.000.000 VNĐ
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ): 500.000 VNĐ
Có TK 1121 – Tiền gửi Kho bạc: 5.500.000 VNĐ
– Nếu sử dụng kinh phí ngân sách:
Ghi Có TK 0082 – Dự toán chi hoạt động năm nay: 5.500.000 VNĐ
4. Lưu ý về khoản chi phí tiếp khách
– Phân biệt hóa đơn và bill thanh toán: Bill thanh toán của nhà hàng không được coi là hóa đơn hợp lệ để hạch toán. Doanh nghiệp cần yêu cầu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn ghi sai nội dung: Hóa đơn cần ghi “Dịch vụ ăn uống” thay vì “Tiếp khách” để phù hợp với mã ngành nghề kinh doanh.
– Trường hợp không có hóa đơn: Nếu không có hóa đơn, doanh nghiệp cần lập chứng từ thay thế (biên bản chi tiêu, phiếu chi) và lưu trữ giấy tờ liên quan (thư mời, danh sách khách mời) để chứng minh tính hợp lệ, nhưng chi phí này có thể không được khấu trừ thuế GTGT.
– Giới hạn chi phí: Từ năm 2015, theo Luật 71/2014/QH13, chi phí tiếp khách KHÔNG CÒN bị giới hạn 15% tổng chi phí được trừ, miễn là đáp ứng các điều kiện hợp lý.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi phí tiếp khách đúng quy định. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nghiệp vụ kế toán, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới hoặc tham gia ngay Zalo Page của chúng tôi để được hỗ trợ 1:1. Hãy nhanh tay cập nhật các ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!