Chi Phí Tiếp Khách Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT – TNDN?

Chi phí tiếp khách có được khấu trừ thuế GTGT – TNDN? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang băn khoăn. Việc xác định chính xác các khoản chi phí tiếp khách hợp lý và có thể được khấu trừ thuế không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Hãy cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng khám phá chi tiết về vấn đề này trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về cách thức khấu trừ thuế GTGT và TNDN đối với các khoản chi phí tiếp khách.

1. Chi phí tiếp khách là gì?

Chi phí tiếp khách là các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ cho việc tiếp đãi, giao tiếp với khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan nhằm mục đích xúc tiến thương mại, duy trì quan hệ kinh doanh, hoặc hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD).

Chi phí tiếp khách tiếng anh là gì? – Entertainment Expenses thường được sử dụng phổ biến hơn để chỉ các khoản chi phục vụ việc tiếp đãi khách hàng hoặc đối tác.

Các khoản chi này thường bao gồm:

– Chi phí ăn uống (cơm, rượu, bia…) tại nhà hàng, khách sạn hoặc địa điểm phù hợp.

– Chi phí tổ chức các sự kiện gặp gỡ, hội thảo, hoặc tiệc chiêu đãi đối tác.

– Các khoản chi liên quan khác như quà tặng (nếu phù hợp với quy định pháp luật).

XEM THÊM: Khóa học kế toán thuế chuyên sâu online – Thực hành 100%

2. Định mức chi phí tiếp khách có bị khống chế không?

Chi phí tiếp khách không bị giới hạn (khống chế) về mức trần khi tính vào chi phí được trừ để xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC):

– Trước đây, theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, một số khoản chi phí tiếp khách (đặc biệt là chi phí tiếp khách, quảng cáo, khuyến mại) có thể bị khống chế tỷ lệ nhất định đối với một số ngành nghề hoặc loại hình doanh nghiệp.

– Tuy nhiên, từ khi Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực (ngày 6/8/2015), quy định về khống chế chi phí tiếp khách đã được BÃI BỎ. Doanh nghiệp được hạch toán toàn bộ chi phí tiếp khách theo thực tế, miễn là các khoản chi này đáp ứng các điều kiện hợp lệ để được trừ.

Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và các văn bản liên quan (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Không có quy định nào áp đặt mức khống chế chi phí tiếp khách, nhưng nhấn mạnh các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán.

3. Quy định về chi phí tiếp khách hợp lý có được khấu trừ thuế TNDN không?

Căn cứ vào Công văn số 180/CPTVXD-KTTV (12/8/2024) của Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Kiên Giang về việc: Chi phí tiếp khách (cơ rượu, bia) có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không?

– Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách (bao gồm chi phí ăn uống, rượu, bia, tổ chức sự kiện tiếp khách…) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

3.1 Điều kiện khấu trừ thuế TNDN với khoản chi phí tiếp khách

Để chi phí tiếp khách (bao gồm cơm, rượu, bia) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

[1] Liên quan đến hoạt động SXKD

– Chi phí tiếp khách phải phục vụ mục đích xúc tiến thương mại, duy trì quan hệ kinh doanh, hoặc tạo doanh thu (ví dụ: tiếp đối tác, khách hàng để ký kết hợp đồng).

– Doanh nghiệp cần chứng minh được mối liên hệ giữa khoản chi và hoạt động SXKD (ví dụ: hợp đồng, biên bản gặp gỡ, lịch trình công tác).

[2] Có chứng từ hợp pháp

– Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp hợp pháp (nhà hàng, khách sạn…).

– Nội dung hóa đơn phải ghi rõ dịch vụ ăn uống, tiếp khách có thể kèm chi tiết như rượu, bia, số lượng, đơn giá.

– Hóa đơn phải đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ví dụ: hóa đơn điện tử, có mã của cơ quan thuế nếu bắt buộc).

[3] Thanh toán không dùng tiền mặt (nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên)

– Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng (đã gồm VAT), doanh nghiệp phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, hoặc các phương thức không dùng tiền mặt khác.

– Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí sẽ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ.

[4] Hạch toán đúng quy định kế toán

– Chi phí phải được ghi nhận đúng vào tài khoản kế toán (thường là TK 164 theo TT133 & TK 6422 theo TT200).

– Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

[5] Hợp lý và hợp lệ

– Chi phí phải hợp lý về mức độ (ví dụ: không quá xa xỉ so với quy mô doanh nghiệp).

– Doanh nghiệp cần có tài liệu bổ sung như biên bản tiếp khách, lịch trình công tác, hoặc quy chế chi tiêu nội bộ để chứng minh tính hợp lý.

3.2 Tình huống thực tế khoản chi phí tiếp khách được khấu trừ thuế TNDN

– Loại chi phí: Tiếp khách (ăn uống, cơ rượu bia).

– Điều kiện để được trừ:

(1) Mục đích: Phục vụ tiếp khách, hợp đồng, chăm sóc đối tác -> liên quan trực tiếp đến SXKD.

(2) Chứng từ

– Hoá đơn ghi tên Công ty, mã số thuế, ngày tháng phù hợp.

– Nếu là hoá đơn điện tử → đúng định dạng, đúng quy định.

– Nhà cung cấp (nhà hàng, khách sạn) → có MST và đăng ký GPKD để tránh hóa đơn từ đơn vị không hợp pháp.

(3) Thanh toán

– Nếu giá trị hoá đơn >=20 triệu đồng (gôm VAT) → phải thanh toán qua ngân hàng hoặc hình thức không dùng tiền mặt.

(4) Hạch toán kế toán

– Ghi nhận vào (TK 164 theo TT133 & TK 6422 theo TT200 chi phí tiếp khách).

– Có đầy đủ Phiếu đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tiếp khách, và Quyết định phê duyệt của lãnh đạo.

– Hạch toán đúng kỳ kế toán và liên kết với các chứng từ liên quan (hóa đơn, biên bản tiếp khách)

(5) Tính chi phí tiếp khách hợp lý

– Chi phí phải hợp lý về mức độ, phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

VD: Chi phí tiếp khách không nên quá lớn so với doanh thu

– Doanh nghiệp nên có quy chế chi tiêu nội bộ quy định mức chi tối đa cho tiếp khách để làm cơ sở giải trình.

VD: 5 triệu đồng/người/lần hoặc 2% doanh thu

Chi phí tiếp khách, bao gồm rượu bia, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

KHUYẾN NGHỊ QUẢN LÝ HỒ SƠ

– Lưu Quy chế chi tiêu tiếp khách nội bộ để làm căn cứ hợp thức.

– Mỗi lần tiếp khách phải có: Giấy đề nghị, Danh sách khách tham dự, nội dung tiếp, phê duyệt của lãnh đạo.

– Lưu hồ sơ kèm hợp đồng, biên bản họp, ảnh chụp sự kiện nếu có, đê chứng minh mối liên hệ với hoạt động SXKD.

BẢNG HỆ THỐNG – CHI PHÍ TIẾP KHÁCH (RƯỢU, BIA) ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN

GHI NHỚ QUAN TRỌNG

→ Không còn không chế tỷ lệ chi phí tiếp khách như trước 2015 → được trừ toàn bộ nếu hợp lệ.

→ Rượu, bia không bị cấm đưa vào chi phí, miễn đáp ứng 03 điều kiện: liên quan SXKD – chứng từ hợp pháp – thanh toán hợp lệ.

→ CQT có thể kiểm tra tính hợp lý của chi phí. Nếu chi phí quá lớn hoặc không liên quan đến SXKD (ví dụ: tiếp khách cá nhân), có thể bị loại.

(5) DDoanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn ghi nhận chi phí tiếp khách hợp lý

Để đảm bảo chi phí tiếp khách được chấp nhận và dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị và quản lý hồ sơ chặt chẽ như sau:

Để đảm bảo chi phí tiếp khách được chấp nhận và dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị và quản lý hồ sơ chặt chẽ như sau:

XÂY DỰNG QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ

Ban hành quy chế chi tiêu tiếp khách quy định rõ:

– Mức chi tối đa (ví dụ: 5 triệu đồng/người/lần hoặc tỷ lệ % trên doanh thu).

– Đối tượng tiếp khách (khách hàng, đối tác, nhà cung cấp…).

– Mục đích (xúc tiến thương mại, ký hợp đồng, chăm sóc khách hàng…).

Quy chế này là căn cứ pháp lý nội bộ để chứng minh tính hợp lý của chi phí.

HỒ SƠ TIẾP KHÁCH

– Giấy đề nghị tiếp khách: Ghi rõ mục đích, đối tượng, thời gian, địa điểm, và số tiền dự kiến.

– Quyết định phê duyệt: Có chữ ký của lãnh đạo (Giám đốc hoặc người được ủy quyền).

– Danh sách khách tham dự: Liệt kê tên, chức vụ, công ty của khách, và đại diện doanh nghiệp tham gia.

– Biên bản tiếp khách: Ghi rõ nội dung buổi tiếp khách (ví dụ: thảo luận hợp đồng, quảng bá sản phẩm) và kết quả đạt được (nếu có).

– Hóa đơn hợp pháp: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, ghi rõ “dịch vụ ăn uống, tiếp khách”.

– Tài liệu bổ sung:

• Hợp đồng: Chứng minh mối quan hệ kinh doanh với đối tác.

• Thư mời/email: Xác nhận việc sắp xếp buổi tiếp khách.

• Ảnh chụp sự kiện (nếu có): Làm bằng chứng thực tế về buổi tiếp khách.

• Lịch trình công tác: Ghi rõ kế hoạch gặp gỡ đối tác.

– Nếu buổi tiếp khách liên quan đến sự kiện lớn (hội thảo, quảng bá sản phẩm), lưu thêm tài liệu như chương trình sự kiện, danh sách khách mời, hoặc bài thuyết trình.

LƯU TRỮ HỒ SƠ

– Lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, biên bản, và tài liệu liên quan trong ít nhất 10 năm (theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14).

– Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian hoặc mã số hóa đơn để dễ tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.

– Sử dụng phần mềm quản lý kế toán hoặc hệ thống lưu trữ điện tử để quản lý hóa đơn điện tử và tài liệu liên quan, đảm bảo tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

4. Chi phí tiếp khách có được khấu trừ thuế GTGT

Theo Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC có:

Chi phí tiếp khách được khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Phải có hóa đơn GTGT hợp lệ (hoặc hóa đơn bán hàng trong một số trường hợp đặc biệt) từ nhà cung cấp (nhà hàng, khách sạn…).

– Hóa đơn điện tử phải tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

– Hóa đơn GTGT hợp lệ, ghi rõ nội dung “dịch vụ ăn uống, tiếp khách” (hoặc tương tự).

– Chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD chịu thuế GTGT (ví dụ: tiếp khách để ký hợp đồng, quảng bá sản phẩm).

– Thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

– Doanh nghiệp có hồ sơ, chứng từ đầy đủ (biên bản tiếp khách, hợp đồng, lịch trình công tác) để chứng minh mối liên hệ với SXKD.

Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm rõ hơn về quy định khấu trừ thuế GTGT – TNDN đối với chi phí tiếp khách. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về nghiệp vụ kế toán, đừng ngần ngại để lại bình luận ngay dưới bài viết hoặc tham gia Zalo Page của chúng tôi để nhận hỗ trợ 1:1. Còn chần chừ gì nữa, cập nhật ngay ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!