Đâu là điểm bắt buộc và không bắt buộc trên hoá đơn điện tử mới nhất ?

Hoá đơn điện tử mới nhất – Việc sử dụng hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp áp dụng  ngày càng phổ biến hơn. Bắt đầu từ ngày 01/11/2020 tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cũng còn rất nhiều các doanh nghiệp chưa quen khi sử dụng hóa đơn điện tử trong hạch toán kế toán. Sau đây Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn những quy định về nội dung bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

1. Căn cứ pháp lý

            – Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

            – Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2018 hướng dẫn một số điều quy định về HĐĐT HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

            Theo Khoản 1, khoản 2 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Có 5 nội dung trên hóa đơn điện tử mới nhất

            – Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiện mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

            – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

            – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

            – Tên, đơn vị tính, số lương, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT

            – Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

2.1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiện mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

            *) Tên hóa đơn: gồm các loại

            – Hóa đơn GTGT

            – Hóa đơn bán hàng

            – Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử,…

            *) Ký hiệu mẫu số hóa đơn: là một chữ số tự nhiên: 1,2,3 hoặc 4

            – Số 1: Phản ánh loại hóa đơn GTGT

            – Số 2: Phản ánh loại hóa đơn bán hàng

            – Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

            – Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác: tem điện tử, vé điện tử,…

            *) Ký hiệu hóa đơn: gồm 6 ký tự bao gồm cả chữ và số

            – Ký tự đầu tiên là: C hoặc K (hoá đơn điện tử mới nhất)

            + C: HĐĐT có mã của cơ quan thuế

            + K: HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

            – Hai ký tự tiếp theo: Hai chữ số cuối của năm lập HĐĐT

            – Một ký tự tiếp theo: Chữ cái T hoặc D hoặc L hoặc M

            + Chữ T: đối với HĐĐT đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

            + Chữ D: đối với HĐĐT đặc thù không nhất thiết  phải có một số tiêu thức

            + Chữ L: Đối với HĐĐT của CQT cấp theo từng lần phát sinh

            + Chữ M: Đối với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền (hoá đơn điện tử mới nhất)

            – Hai ký tự cuối: là chữ viết do người bán tự xác định hoặc để là YY

            Ví dụ:  “1C21TAA”: Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế  được lập năm 2021 và HĐĐT được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

            *) Số hóa đơn: tối đa 8 chữ số bắt đầu từ số 1 đến số 99 999 999, bắt đầu từ ngày sử dụng hóa đơn và kết thúc là ngày 31/12

Chú ý: Nếu số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì phải đảm bảo theo nguyên tắc: tăng theo thời gian, mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất và tối đa là có 8 chữ số

2.2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

            Được thể hiện theo đúng Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh (hoá đơn điện tử mới nhất)

2.3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

            – Nếu người mua có mã số thuế thì phải ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

            – Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế người mua

2.4. Tên, đơn vị tính, số lương, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT

            *) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

            – Tên HHDV:

            + Thể hiện bằng tiếng việt.Trường hợp trên hóa đơn là chữ Tiếng Việt không dấu thì phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.  Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dạng Tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ Tiếng việt

            + Thể hiện chi tiết đến từng chủng loại hàng hóa (Ví dụ: điện thoại samsung, điện thoại nokia,…)

            + Thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô,…)

            + Các loại HHDV đặc thù: điện, nước, dịch vụ viễn thông,…thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp HHDV

            – Đơn vị tính: theo đơn vị đo lường: tấn, tạ, yến, kg,…hoặc lượng, lang, cái, con, chiếc,…Đối với Dịch vụ thì đơn vị xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ

            – Số lượng HHDV: được ghi theo chữ số tạo bởi các số từ 0 đến 9 theo đơn vị tính nêu trên (hoá đơn điện tử mới nhất)

            Chú ý: Khi viết hóa đơn, người bán được lựa chọn: Nếu dùng dấu phân cách đơn vị là dấu chấm (.) thì chữ số sau chữ số hàng đơn vị sử dụng dấu phẩy (,) và ngược lại

            – Đơn giá HHDV: Theo đơn vị tính nêu trên

            *) Thuế suất thuế GTGT: tương ứng với từng loại HHDV theo quy định của pháp luật về thuế GTGT

            *) Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT được thể hiện bằng đồng Việt nam gồm các chữ số từ 0 đến 9. Nếu bán hàng thu bằng ngoại tệ và không phải chuyển sang đồng Việt Nam thì tổng tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Chú ý:

            – Trường hợp có chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện trên hóa đơn điện tử. Việc xác định giá tính thuế được thực hiện theo quy định của pháp luật thuế GTGT

            – Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ. Tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt nam được thể hiện trên hóa đơn theo quy định của Luật quản lý thuế.

2.5 Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

            *) Chữ ký số của người bán: là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân hoặc người được ủy quyền (hoá đơn điện tử mới nhất)

            *) Chữ ký số của người mua: có thể có chữ ký số của người mua hoặc không cần chữ ký số của người mua nếu đáp ứng đủ các yêu cầu về kỹ thuật chữ ký số.

            Ví dụ về mẫu hóa đơn điện tử

            Mẫu hóa đơn điện tử thực tế của doanh nghiệp sử dụng

            Một số trường hợp khác:

            *) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: trên Phiếu thể hiện các thông tin: Lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận, phương tiện vận chuyển, tên người vận chuyển (hoá đơn điện tử mới nhất)

            Ví dụ:

            *) Mẫu một số loại hóa đơn điện tử tham khảo – Theo Phụ lục số 01 Thông tư 68/2019/TT-BTC

            *) Đối với HĐ GTGT kèm theo tờ khai hoàn thuế:  được thực hiện theo Hướng dẫn tại Thông tư số 72/2014/TT-BTC ngày 30/05/2014

            *) Trên HĐĐT có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện thương hiệu của người bán. Hoặc tùy theo yêu cầu quản lý có thể thể hiện thông tin về hợp đồng mua bán, mã khách hàng,…

3. Những nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

            Theo khoản 2  Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Có một số trường hợp không bắt buộc trên hóa đơn điện tử mới nhất phải có đầy đủ các nội dung

            3.1. Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán HHDV cho khách ở nước ngoài)

            Đối với người mua (là cơ sở kinh doanh) đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập

            3.2. Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

            Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh (hoá đơn điện tử mới nhất)

            3.3. Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ,  mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT

            Đối với HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh. Nhưng người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ HĐĐT đối với trường hợp này để giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

            3.4. Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp HĐĐT này do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua, tiền thuế, thuế suất thuế GTGT – Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ. Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

            3.5. Không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán – Đối với chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh

            Trường hợp người mua là cá nhân của tổ chức kinh doanh, tổ chức không kinh doanh thì vẫn phải thể hiện tất cả các nội dung trên HĐĐT

            3.6. Trên HĐĐT không nhất thiết phải có Đơn vị tính, số lượng, đơn giá – Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ

            3.7. Không thể hiện các tiêu thức người mua, tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán – Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

            3.8. Trên HĐĐT không nhất thiết phải có: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên đại chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá – Đối với hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

            Tuy nhiên, khi Hóa đơn điện tử chưa chính thức được áp dụng toàn bộ và hệ thống công nghệ thông tin còn đang hoàn thiện theo Quy định chuẩn của Bộ tài chính. Thì Mẫu hóa đơn và các quy định về nội dung trên hóa đơn sẽ được áp dụng song song giữa quy định cũ của Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn giấy và Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Từ đó sẽ dần dần hướng các doanh nghiệp sử dụng về HĐĐT theo quy định chuẩn của Bộ tài chính.

Các Khoá học Kế toán Online tại Việt Hưng với hơn 60 khoá học chuyên sâu

            Trên đây Kế toán Việt Hưng đã chia sẻ với các bạn về những nội dung bắt buộc và không bắt buộc trên hoá đơn điện tử mới nhất theo Quy định mới nhất về sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu có vướng mắc cần giải đáp mong các bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được trao đổi cụ thể hơn.