Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN – Mẫu Và Cách Ghi

Chứng từ khấu trừ thuế là gì mà khiến nhiều kế toán “đau đầu” mỗi kỳ quyết toán? Nếu bạn đang loay hoay không biết mẫu mới nhất hiện nay ra sao, cách ghi thế nào cho đúng chuẩn và hợp lệ, thì chia sẻ này chính là “phao cứu sinh” dành cho bạn. Tất cả những kiến thức chuyên sâu và cập nhật nhất về chứng từ khấu trừ thuế sẽ được Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chia sẻ chi tiết ngay trong bài viết này.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là văn bản do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập, ghi rõ số tiền thu nhập chịu thuế, số thuế TNCN đã khấu trừ, và các thông tin liên quan như mã số thuế, kỳ tính thuế. Chứng từ này thường được sử dụng để chứng minh số thuế đã nộp khi quyết toán thuế TNCN.

Trường hợp cần dùng:

✅ Quyết toán thuế TNCN: Người lao động dùng chứng từ để kê khai, hoàn thuế hoặc bù trừ khi quyết toán thuế cuối năm.

✅ Chứng minh thu nhập đã nộp thuế: Khi cần cung cấp cho cơ quan thuế hoặc các tổ chức khác (ví dụ: xin vay ngân hàng).

✅ Nhận thu nhập từ nhiều nguồn: Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi cần chứng từ để tổng hợp và tính toán thuế chính xác.

✅ Giảm trừ các khoản miễn thuế: Dùng để chứng minh các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế hoặc các khoản đóng góp từ thiện, khuyến học được giảm trừ theo quy định.

1. Áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025

– Kể từ ngày 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 2, Điều 12, Thông tư 32/2025/TT-BTC, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải:

– Chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

– Ngừng sử dụng các chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được lập theo các quy định cũ trước đó.

Nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai (theo quy định cũ) sau ngày 1/6/2025, tổ chức phải lập chứng từ điện tử mới theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP để thay thế chứng từ sai.

Từ 1/6/2025, tất cả chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập dưới dạng điện tử theo quy định mới, và chứng từ cũ bị sai sẽ được thay bằng chứng từ điện tử mới đúng chuẩn. Và theo Công điện 72/CĐ-CT năm 2025 Tổ chức khấu trừ thuế TNCN phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2. Các khoản thu nhập được miễn thuế liên quan trực tiếp đến người lao động

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 4 và Khoản 5 Điều 12 Thông tư 92/2015/TT-BTC có các khoản thu nhập không chịu thuế TNCN liên quan trực tiếp đến người lao động, bao gồm:

– Tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm trả cao hơn so với làm việc ban ngày, giờ hành chính.

– Tiền phụ cấp ăn trưa, ăn giữa ca (mức tối đa theo quy định, hiện là 730.000 đồng/tháng).

– Tiền công tác phí, phụ cấp đồng phục, trợ cấp điện thoại (theo mức quy định của doanh nghiệp).

– Các khoản trợ cấp, phụ cấp theo quy định pháp luật (như trợ cấp thai sản, tai nạn lao động, v.v.).

– Thu nhập từ tiền thưởng kèm danh hiệu thi đua, khen thưởng

– Thu nhập từ lương hưu

3. Quy trình đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử với CQT

Trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức/cá nhân phải đăng ký qua một trong các kênh sau:

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn).

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (nếu liên quan đến hoạt động hải quan).

– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy thác (ví dụ: MISA, Viettel Money, BKAV, v.v.).

QUY TRÌNH

BƯỚC 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết, bao gồm:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ của tổ chức/cá nhân trả thu nhập.
• Các thông tin liên quan đến chứng từ điện tử (nếu có).

BƯỚC 2: Nộp tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua một trong các kênh nêu trên.

Nếu đăng ký qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ (như MISA , BKAV, VIETTEL), chọn “Đăng ký mới” nếu chưa đăng ký trước đó, hoặc “Thay đổi thông tin” nếu đã đăng ký trước nhưng cần cập nhật.

BƯỚC 3: Theo dõi kết quả đăng ký. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử (Mẫu 01/TB-TNĐT, Phụ lục IB) qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký để xác nhận việc chấp nhận đăng ký.

BƯỚC 4: Sau khi được chấp nhận, tổ chức/cá nhân phải thiết lập mẫu chứng từ theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Mẫu 03/TNCN) và chuyển trạng thái sang sử dụng.

XEM THÊM: Cách tính thuế tncn từ tiền lương, tiền công phải nộp mới nhất

4. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:

– Khi nào lập chứng từ?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc biên lai thu thuế, phí, lệ phí phải được lập ngay tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế TNCN hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí. Chứng từ này sẽ được giao cho người bị khấu trừ thuế hoặc người nộp thuế/phí.

– Thời điểm ký số?

Khi sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế TNCN hoặc thu thuế/phí sẽ ký số trên chứng từ. Thời điểm ký số được ghi rõ theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.

5. Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN

5.1 Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Từ 01/6/2025, các tổ chức trả thu nhập phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, thay thế cho mẫu cũ theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP.

Chứng từ này áp dụng khi khấu trừ thuế, phí hoặc lệ phí và phải được lập tại thời điểm thực hiện khấu trừ; nếu là chứng từ điện tử thì cần ký số, thể hiện ngày tháng năm theo lịch dương

5.2 Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

[?] Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Mẫu ký hiệu chung của chứng từ khấu trừ thuế là: 01/CTKT

→ Đây là tên gọi chuẩn để nhận diện mẫu chứng từ theo quy định.

[?]  Ký hiệu của từng chứng từ cụ thể được tạo ra như thế nào?

Ký hiệu này gồm 6 ký tự, có cả chữ và số, được tạo theo quy tắc:

– “CT/”: Là viết tắt của “Chứng Từ”.

– Hai số tiếp theo: Là 2 chữ số cuối của năm lập chứng từ. Ví dụ, năm 2025 thì ghi là 25.

– Chữ “E” cuối cùng: Thể hiện đây là chứng từ điện tử.

📌 Ví dụ: CT/25E nghĩa là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập trong năm 2025.

[?] Số chứng từ là gì?

– Đây là số thứ tự được cấp cho từng chứng từ, tính từ số 1 kể từ ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng đến hết 31/12 mỗi năm.

– Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập (1, 2, 3, …) và tối đa có 7 chữ số (ví dụ: 0000001, 0000002…).

[?] Các thông tin nào được đặt ở đâu trên chứng từ?

Các mục: Mẫu số, Ký hiệu chứng từ và Số chứng từ sẽ được in rõ ràng ở góc trên bên phải của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử – hoặc đặt ở vị trí dễ thấy, dễ kiểm tra.

[?] Mẫu chứng từ mới nhất hiện nay là gì?

Là Mẫu số 03/TNCN, ban hành theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025.

5.3 Hướng dẫn điền chứng từ khấu trừ thuế

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là văn bản do tổ chức trả thu nhập lập ra để xác nhận số thuế đã khấu trừ của cá nhân người lao động. Để điền đúng chứng từ này, trước tiên bạn cần xác định đúng thông tin người nộp thuế, dưới đây hướng dẫn cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN (theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bỏ số thu nhập cá nhân còn được nhận)

BƯỚC 1: THÔNG TIN TỔ CHỨC CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP 

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi tên chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.

[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế từ cơ quan thuế..

[03] Địa chỉ: Ghi địa chỉ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

[04] Điện thoại: Cung cấp số điện thoại để cơ quan thuế liên hệ khi cần.

BƯỚC 2: THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ

[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi đúng họ tên theo Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của cá nhân theo Thông báo mã số thuế từ cơ quan thuế.

[07] Quốc tịch: Ghi quốc tịch nếu không phải là Việt Nam.

[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ: Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại để cơ quan thuế liên lạc.

[11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại để cơ quan thuế liên lạc.

[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tuỳ thân hoặc số hộ chiếu (Trường hợp chưa đăng ký thuế): Ghi số CMND (nếu là công dân Việt Nam) hoặc số Hộ chiếu (nếu không phải công dân Việt Nam).

BƯỚC 3: THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ

[13] Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập, ví dụ như tiền lương, tiền công, kinh doanh, đầu tư vốn, v.v.

[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc đã khấu trừ từ lương (nếu có), được giảm trừ khi tính thuế TNCN.

[15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi rõ số tiền đã đóng góp và đảm bảo có chứng từ hợp lệ

[16] Thời điểm trả thu nhập: Ghi thời gian chi trả thu nhập (theo tháng/năm dương lịch).

Ví dụ: 

Nếu trả cho cả năm, ghi: “Tháng 1 đến tháng 12”.

Nếu trả trong các tháng liên tiếp, ví dụ: “Tháng 7 đến tháng 9”.

Nếu trả trong các tháng không liên tiếp, ví dụ: “Tháng 7; 9”.

[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Ghi tổng thu nhập phải khấu trừ thuế (chưa trừ các khoản miễn thuế hoặc giảm trừ gia cảnh).

Công thức: Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản miễn thuế.

[18] Tổng thu nhập tính thuế: Ghi tổng thu nhập sau khi đã trừ các khoản giảm trừ.

Công thức: Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ.

[19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Ghi số thuế TNCN mà tổ chức/cá nhân đã khấu trừ từ thu nhập của cá nhân.

Việc điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng và đầy đủ không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho hồ sơ quyết toán thuế mà còn giúp cá nhân người lao động thuận lợi khi làm thủ tục hoàn thuế hoặc xác minh nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.

XEM THÊM: Excel Công Thức Tính Thuế TNCN Lũy Tiến Tăng Mức Giảm Trừ Gia Cảnh

6. Về xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập sai

6.1 Bỏ quy định hủy chứng từ lập sai

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, không còn quy định hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai. Thay vào đó, tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế xử lý sai sót theo quy trình tương tự xử lý hóa đơn điện tử lập sai (theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

6.2 Nguyên tắc xử lý chứng từ lập sai

Nếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (Mẫu 03/TNCN) có sai sót (ví dụ: sai số tiền, mã số thuế, thông tin cá nhân), tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ điện tử mới để thay thế hoặc điều chỉnh và gửi Thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-CTĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

=> Có hiệu lực từ 01/06/2025.

6.3 Thao tác thực hiện xử lý thực tế chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập sai

BƯỚC 1: Phát hiện sai sót

BƯỚC 2: Lập chứng từ điện tử mới để thay thế/điều chỉnh

BƯỚC 3: Lập và gửi Thông báo sai sót

BƯỚC 4: Gửi chứng từ mới cho người nộp thuế

BƯỚC 5: Lưu trữ và báo cáo

VÍ DỤ THỰC TẾ

Tình huống: Công ty A lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (số 001, ngày 01/07/2025) cho anh B, ghi sai tổng thu nhập chịu thuế là 30 triệu đồng (thực tế là 35 triệu đồng), dẫn đến số thuế khấu trừ sai là 1,5 triệu đồng (thực tế là 2 triệu đồng).

Cách xử lý:

– Lập chứng từ mới (Mẫu 03/TNCN, số 002, ngày 02/08/2025) với thông tin đúng: Tổng thu nhập chịu thuế 35 triệu đồng, số thuế khấu trừ 2 triệu đồng. Ghi chú: “Điều chỉnh tăng số thuế TNCN của chứng từ số 001 ngày 01/07/2025”.

– Lập Mẫu 04/SS-CTĐT, ghi rõ sai sót (sai tổng thu nhập chịu thuế và số thuế khấu trừ), kèm thông tin chứng từ mới (số 002, ngày 02/08/2025).

– Gửi Mẫu 04/SS-CTĐT qua Cổng Thuế điện tử hoặc phần mềm kế toán.

– Gửi chứng từ mới (số 002) cho anh B qua email.

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong nghiệp vụ kế toán, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới, đội ngũ Kế Toán Việt Hưng sẽ hỗ trợ bạn.