3 bước hoàn thành thủ tục phát hành hoá đơn điện tử qua mạng

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng – Ngày 01/11/2020 là mốc thời gian tất cả doanh nghiệp buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, do đó hầu hết doanh nghiệp đang chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử để bắt kịp đúng thời hạn quy định. Mặc dù việc đáp ứng các yêu cầu để triển khai hóa đơn điện tử cũng như hoàn thiện hồ sơ đăng ký sử dụng và phát hành không quá phức tạp; nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cảm thấy bỡ ngỡ và mất nhiều thời gian trong việc phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.

 Bài viết này, Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn chi tiết cách phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, nhanh gọn, chính xác chỉ trong ba bước.

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 (Thông tư 68/2019/TT-BTC – chính thức ban hành  ngày 30/09/2019)

Luật Quản lý thuế (sửa đổi) vừa được Quốc hội thông qua, trong đó có quy định: Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Quy định này khiến nhiều kế toán, doanh nghiệp lầm tưởng thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã bị lùi.

Update theo thông tư mới nhất, Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính chính thức ban hành ngày 30/09/2019 đã quy định thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”

⇒ Như vậy, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP hạn cuối 01/11/2020.

2. Ba bước hoàn thành thủ tục phát hành hoá đơn điện tử qua mạng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do nhà cung ứng phần mềm cung cấp)

CHÚ Ý:

–  Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)

–  Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML” (thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng)

–  Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị Chữ ký số (Token)

Bước 2 :Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Trường hợp 1: Thực hiện thông báo phát hành trên hóa đơn điện tử trên HTKK

– Download bộ cài phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế và cài vào máy tính

– Vào giao diện HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp

– Chọn menu Hệ thống -> Thông tin doanh nghiệp-> Người nộp thuế điền thông tin chính xác của doanh nghiệp, sau đó ấn GHI (Nếu bạn đã điền thông tin các lần trước đây thì bỏ qua bước này)

– Vào mục Hóa đơn và chọn Thông báo phát hành hóa đơn (thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng)

– Khi cửa sổ kỳ tính thuế xuất hiện: điền ngày tháng là ngày doanh nghiệp sẽ gửi TB01/AC cho Cơ quan thuế

– Nhập đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai TB01/AC, sau đó ấn GHI

+ Chọn mã loại hóa đơn trong fropbox theo ký hiệu hóa đơn sắp thông báo phát hành.

+ Tên loại hóa đơn sẽ tự điền theo mã loại hóa đơn đã chọn.

+ Mẫu số theo đúng mẫu số trên hóa đơn sắp phát hành 

+ Ký hiệu theo đúng ký hiệu trên hóa đơn sắp phát hành

+ Số lượng sẽ từ tính khi nhập giá trị vào ô số từ số đến số

+ Ngày bắt đầu sử dụng là ngày sau 2 ngày tính từ ngày gửi tờ khai tới cơ quan thuế thành công.

– Chọn Kết xuất và chọn Kết xuất XML để lưu vào máy tính.

Lưu ý: Tên file cứ để mặc định khi phần mềm kết xuất và tên các Thư mục chứa file KHÔNG được đặt tên thư mục theo kiểu Tiếng Việt có dấu.

Trường hợp 2: Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên trang của tổng cục thuế

– Vào các trang nộp thuế online: https://lamketoan.vn/cach-lap-to-khai-thue-thu-nhap-ca-nhan-mau-05-kk-tncn.html hoặc http://thuedientu.gdt.gov.vn (tùy theo doanh nghiệp nộp tờ khai qua trang nào) và ĐĂNG NHẬP bằng Mã số thuế (thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng)

– Chọn Tài khoản, sau đó chọn “Đăng ký thêm tờ khai“

– Tick chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” và Tiếp tục

– Vào mục “Nộp tờ khai”, sau đó tải lên fife thông báo “XML” vừa được lưu

Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

– Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên trang tổng cục thuế, các bạn vào mục: Tra cứu/ TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.  Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong

LƯU Ý:

+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: In ra ký thủ trưởng đơn vị và đóng dấu tròn rồi scan hoặc chụp ảnh lại để Chèn vào trang 1-3 của File word Phụ lục thông báo.

+ Hóa đơn mẫu Chèn vào vào  trang 4 của File word Phụ lục thông báo

+ Hóa đơn chuyển đổi mẫu Chèn vào trang 5 File word Phụ lục thông báo

+ Sau khi thực hiện xong File phụ lục thông báo thì cũng lưu vào cùng đường dẫn với tờ khai TB01/AC để tiện tra cứu về sau.

+ Sau 02 ngày kể từ khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng phát hành. Để thực hiện điều này, truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế (thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng)

+ Kể từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cũng cần chú ý KHÔNG được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.

+ Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này.

Trên đây Kế toán Việt Hưng đã hướng dẫn chi tiết chỉ với 3 bước đã hoàn thành xong thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, một cách nhanh và đơn giản nhất, mong rằng sẽ đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và hẹn gặp lại ở các bài viết tiếp theo.

Chúc các bạn làm kế toán thành công!