Hóa đơn tiền điện nước không đứng tên công ty là một vấn đề phổ biến ở nhiều doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng để làm địa điểm sản xuất kinh doanh (SXKD). Những hóa đơn này thường được phát hành dưới tên của chủ nhà hoặc cá nhân/hộ gia đình cho thuê. Kế Toán Việt Hưng sẽ phân tích chi tiết về việc hạch toán các hóa đơn này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, cũng như khả năng khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
1. Có được khấu trừ khi tính thuế TNDN khi hoá đơn tiền điện nước không đứng tên công ty ?
Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, có hiệu lực từ 06/08/2015), các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
– Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT).
Theo Điểm 2.15 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định rõ các trường hợp chi trả tiền điện, nước liên quan đến hợp đồng thuê địa điểm SXKD:
(1) Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp (điện lực, công ty cấp nước) nhưng hóa đơn đứng tên chủ nhà hoặc cá nhân cho thuê, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu:
– Có hợp đồng thuê địa điểm SXKD rõ ràng, trong đó quy định doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán tiền điện, nước.
– Có chứng từ thanh toán hợp lệ (ví dụ: ủy nhiệm chi, chuyển khoản ngân hàng) chứng minh doanh nghiệp đã thanh toán.
– Có hóa đơn hợp pháp từ nhà cung cấp điện, nước (dù không mang tên công ty).
(2) Trường hợp doanh nghiệp thanh toán hoá đơn tiền điện nước qua chủ nhà (chủ nhà thu tiền điện, nước từ doanh nghiệp và thanh toán cho nhà cung cấp), khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu:
– Có chứng từ thanh toán giữa doanh nghiệp và chủ nhà (ví dụ: phiếu chi, chuyển khoản).
– Số tiền điện, nước phù hợp với mức tiêu thụ thực tế tại địa điểm SXKD.
– Có hợp đồng thuê địa điểm SXKD và các biên bản, bảng kê xác nhận số lượng điện, nước tiêu thụ.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ (hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng kê tiêu thụ) để giải trình với cơ quan thuế khi kiểm tra, vì một số cán bộ thuế có thể yêu cầu hồ sơ chặt chẽ để xác minh tính hợp lý của chi phí.
2. Có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi hoá đơn tiền điện nước không đứng tên công ty?
Căn cứ theo Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2014, được sửa đổi, bổ sung bởi các thông tư sau như Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC), điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm:
– Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT theo quy định.
– Hóa đơn phải ghi đúng các thông tin bắt buộc, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (trừ một số trường hợp đặc biệt được hướng dẫn tại khoản 12 Điều 14).
– Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Cụ thể, khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, bao gồm:
“15. Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:
Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật.
Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như:
– Tên của người bán
– Địa chỉ của người bán
– Mã số thuế của người bán
Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);
Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có HHDV vụ kèm theo);
Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.
Do đó, nếu hóa đơn tiền điện nước đứng tên chủ nhà hoặc cá nhân/hộ gia đình cho thuê (không ghi tên, mã số thuế của doanh nghiệp), hóa đơn này không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vì không đáp ứng yêu cầu về thông tin người mua.
TRƯỜNG HỢP NGOẠI LỆ:
– Theo Công văn số 1856/TCT-KK ngày 18/05/2017 của Tổng cục Thuế, trong một số trường hợp, nếu doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm SXKD và các chứng từ bổ sung (như bảng kê tiêu thụ, biên bản xác nhận giữa doanh nghiệp và chủ nhà), cơ quan thuế có thể xem xét chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào quyết định của cơ quan thuế quản lý và không phải là quy định chung.
– Để đảm bảo chắc chắn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp điện, nước xuất hóa đơn đứng tên công ty (bằng cách làm việc với chủ nhà để đăng ký lại hợp đồng cung cấp điện, nước).
=> Hóa đơn tiền điện nước không mang tên công ty (không ghi tên, mã số thuế của doanh nghiệp) không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ trường hợp cơ quan thuế chấp nhận dựa trên hồ sơ bổ sung và giải trình cụ thể.
3. Cách hạch toán hóa đơn tiền điện nước không đứng tên công ty (đứng tên chủ nhà)
Hóa đơn tiền điện nước đứng tên chủ nhà hoặc cá nhân/hộ gia đình cho thuê, nhưng công ty trực tiếp thanh toán cho nhà cung cấp hoặc thanh toán qua chủ nhà
– Khi nhận hóa đơn hoặc bảng kê từ chủ nhà:
Nợ TK 642 hoặc TK 641: Tổng giá trị hóa đơn (bao gồm thuế GTGT, vì không được khấu trừ)
Có TK 331 hoặc TK 111, 112: Tổng giá thanh toán
– Khi thanh toán (cho nhà cung cấp hoặc chủ nhà):
Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán
Có TK 112 hoặc TK 111: Tổng giá thanh toán
VÍ DỤ: Công ty thuê văn phòng, hóa đơn tiền nước đứng tên chủ nhà, giá trị chưa thuế là 2 triệu đồng, thuế GTGT 10% là 0.2 triệu đồng, tổng cộng 2.2 triệu đồng. Công ty thanh toán trực tiếp cho công ty cấp nước qua chuyển khoản. Hạch toán như sau:
Nợ TK 642: 2,200,000
Có TK 331: 2,200,000
Khi thanh toán:
Nợ TK 331: 2,200,000
Có TK 112: 2,200,000
→ Thuế GTGT: Thuế GTGT đầu vào (1.7 triệu đồng) được khấu trừ nếu hóa đơn GTGT ghi đúng tên, mã số thuế của công ty.
→ Chi phí được trừ: Toàn bộ chi phí (17 triệu đồng) được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hợp đồng thuê nhà và chứng từ hợp lệ.
4. Trường hợp khác công ty thuê căn hộ chung cư để sử dụng (có thể làm văn phòng, nơi sản xuất kinh doanh, hoặc mục đích khác)
Căn cứ Công văn số 93847/CT-TTHT ngày 16/12/2019 của Cục Thuế TP. Hà Nội
* Theo Khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC thì Công ty không được khấu trừ thuế GTGT đối với khoản phí quản lý căn hộ.
** Theo quy định tại Luật Thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn (như Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC)
– Đối với phí quản lý căn hộ:
Hóa đơn mang tên cá nhân (chủ căn hộ), không phải tên công ty, nên không được coi là hóa đơn hợp pháp đứng tên công ty.
Do đó, khoản phí quản lý này không đáp ứng điều kiện để hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
→ Công ty không được hạch toán phí quản lý căn hộ vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Có thể được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu tuân thủ quy định tại Khoản 2.15 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nhưng không được khấu trừ thuế GTGT.
LƯU Ý:
- Nếu có thể, công ty nên đàm phán với Ban quản lý tòa nhà để hóa đơn phí quản lý được xuất trực tiếp mang tên công ty (với mã số thuế, địa chỉ công ty). Điều này giúp đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí được trừ.
- Nếu không thể thay đổi tên trên hóa đơn, công ty cần cân nhắc việc không đưa khoản phí quản lý vào chi phí được trừ để tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại bỏ khi kiểm tra.
5. Một số lưu ý thực tế để tránh rủi ro khi hạch toán và khấu trừ thuế đối với hoá đơn tiền điện nước
– Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện, nước:
+ Đảm bảo hóa đơn (đặc biệt là hóa đơn điện tử) được xuất đúng quy định, có đầy đủ thông tin bắt buộc như mã số thuế, địa chỉ, tên doanh nghiệp (nếu đứng tên công ty).
+ Kiểm tra mã tra cứu hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế để xác minh tính hợp pháp, tránh rủi ro hóa đơn không hợp lệ hoặc giả mạo.
– Lưu ý về thời điểm khấu trừ thuế GTGT:
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, hóa đơn đầu vào phải được kê khai đúng kỳ thuế để được khấu trừ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thời gian xuất hóa đơn và thời điểm thanh toán để tránh trường hợp kê khai sai kỳ hoặc không được khấu trừ.
– Xử lý trường hợp hóa đơn đứng tên cá nhân:
Nếu hóa đơn điện, nước đứng tên chủ nhà (cá nhân), doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bảng kê chi tiết chi phí kèm hợp đồng thuê và thỏa thuận chi phí điện, nước. Một số chi cục thuế có thể yêu cầu thêm cam kết của chủ nhà về việc không khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn này.
– Ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn:
+ Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử để tự động hóa việc lưu trữ, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và dễ dàng cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu.
+ Đảm bảo hóa đơn điện tử được lưu trữ đúng định dạng (XML) và có thể xuất trình ngay khi cần.
– Lưu ý về chi phí hợp lý, hợp lệ:
Đối với chi phí điện, nước có giá trị lớn, doanh nghiệp cần chứng minh tính hợp lý của mức tiêu thụ (ví dụ: bảng kê công suất thiết bị, số lượng nhân viên sử dụng, hoặc quy mô sản xuất). Điều này đặc biệt quan trọng nếu cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lý của chi phí.
– Cập nhật quy định hóa đơn điện tử giai đoạn 2025:
+ Theo lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử, từ 01/07/2022, hóa đơn điện tử đã được áp dụng bắt buộc trên toàn quốc (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC). Doanh nghiệp cần kiểm tra xem hóa đơn điện, nước có tuân thủ quy định về định dạng, mã của cơ quan thuế, và thời gian truyền dữ liệu lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
+ Theo dõi các văn bản mới (nếu có) sửa đổi hoặc bổ sung Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ.
– Quản lý rủi ro khi thuê địa điểm từ cá nhân không xuất hóa đơn GTGT:
Trong trường hợp chủ nhà là cá nhân không cung cấp hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần chuẩn bị bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (theo mẫu 01/TNDN) và các chứng từ liên quan (hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán). Điều này giúp hợp thức hóa chi phí khi tính thuế TNDN.
– Tăng cường đào tạo nội bộ:
Đào tạo nhân sự kế toán về các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn, chứng từ và khấu trừ thuế. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán và kê khai.
Việc ghi nhận hóa đơn tiền điện nước không đứng tên công ty vào chi phí hợp lý cần tuân thủ đúng các quy định pháp lý để tránh rủi ro về thuế. Hãy chắc chắn bạn đang thực hiện đúng quy trình để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi thắc mắc nghiệp vụ kế toán nào đừng quên bình luận phía dưới hoặc tham gia ngay Zalo Kế Toán Việt Hưng để được hỗ trợ 1:1 hoàn toàn miễn phí và cập nhật ưu đãi mới dành cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!