Tại Sao Bảng Cân Đối Kế Toán Không Cân? 5 Cách Khắc Phục

Bảng cân đối kế toán không cân – Trong quá trình xử lý số liệu, kế toán mắc phải sai xót dẫn đến bảng cân đối kế toán không cân. Vậy nguyên nhân là gì? Cách khắc phục bảng cân đối kế toán không cân như thế nào? Kế toán Việt Hưng sẽ đưa ra cho bạn đọc 2 nguyên nhân cụ thể và cách khắc phục trong bài viết này. 

Bảng cân đối kế toán (BCKT) là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất trong kế toán, cung cấp cái nhìn tổng quan về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

1. Tầm quan trọng của việc bảng cân đối kế toán cân bằng

Việc bảng cân đối kế toán cân bằng là điều tối quan trọng, vì:

– Phản ánh đúng thực trạng tài chính: Một bảng cân đối kế toán cân bằng cho thấy rằng mọi giao dịch đã được ghi nhận chính xác và tài sản bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Điều này là nền tảng để đảm bảo các báo cáo tài chính khác cũng chính xác.

– Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Khi BCKT không cân bằng, điều này có thể chỉ ra rằng có sai sót trong việc ghi chép hoặc báo cáo tài chính, có thể dẫn đến các quyết định sai lầm từ các nhà quản lý và nhà đầu tư.

– Tăng cường lòng tin của các bên liên quan: Một bảng cân đối kế toán chính xác và cân bằng giúp củng cố lòng tin của cổ đông, đối tác kinh doanh và khách hàng, cho thấy doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả và đáng tin cậy.

– Tuân thủ các quy định kế toán: Bảng cân đối kế toán cân bằng không chỉ là yêu cầu của các nhà quản lý mà còn là một phần quan trọng trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán quốc tế và quy định pháp luật.

XEM THÊM:

Các sai sót thường gặp khi lập bảng cân đối kế toán

Cách lập bảng cân đối kế toán phần tài sản

Cách lập bảng cân đối kế toán phần nguồn vốn

2. Lý do bảng cân đối kế toán không cân

Bảng cân đối kế toán không cân bằng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến:

✅Nhập sai số liệu

Mô tả: Việc nhập sai số liệu là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng bảng cân đối kế toán không cân. Các lỗi này thường xảy ra trong quá trình ghi chép các giao dịch tài chính hoặc khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.

VÍ DỤ: Một kế toán có thể nhập sai số tiền, chẳng hạn như ghi 10.000.000 VNĐ thay vì 1.000.000 VNĐ. Sự sai lệch này có thể dẫn đến sự không cân bằng giữa tài sản và nợ phải trả.

✅Thiếu sót trong các tài khoản

Mô tả: Sự thiếu sót trong việc ghi nhận các tài khoản có thể xảy ra do bỏ qua một số giao dịch hoặc không ghi nhận tài sản mới được mua.

VÍ DỤ: Nếu một doanh nghiệp mua một tài sản cố định nhưng không ghi nhận trong bảng cân đối kế toán, giá trị tài sản sẽ thấp hơn thực tế, dẫn đến sự không cân bằng.

✅Giao dịch không hợp lệ

Mô tả: Các giao dịch không được phê duyệt hoặc không được xác nhận có thể tạo ra sự nhầm lẫn trong bảng cân đối kế toán.

VÍ DỤ: Một hóa đơn mua hàng chưa được phê duyệt nhưng vẫn được ghi nhận trong sổ sách có thể gây ra sự không chính xác trong tài khoản nợ phải trả.

✅Sự thay đổi trong chính sách kế toán

Mô tả: Các thay đổi trong chính sách hoặc phương pháp kế toán có thể ảnh hưởng đến cách thức ghi nhận và tính toán tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

VÍ DỤ: Nếu một doanh nghiệp quyết định thay đổi cách hạch toán khấu hao, điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong các báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến sự cân bằng của bảng cân đối kế toán.

✅Tính toán sai

Mô tả: Sai sót trong việc tính toán các khoản mục tài sản và nợ phải trả là một nguyên nhân phổ biến khác dẫn đến tình trạng không cân bằng.

VÍ DỤ: Một kế toán có thể tính toán sai số tiền khấu hao cho tài sản, làm cho tổng giá trị tài sản trong bảng cân đối kế toán không chính xác.

3. Cách khắc phục tại sao bảng cân đối kế toán không cân

Để khắc phục tình trạng bảng cân đối kế toán không cân, doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp dưới đây:

Kiểm tra và xác minh số liệu: Việc kiểm tra lại các số liệu đã nhập vào là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo tính chính xác của bảng cân đối kế toán.

→ Hướng dẫn: Các kế toán nên xác minh số liệu với các tài liệu gốc như hóa đơn, biên lai và hợp đồng. Đặc biệt, nên thực hiện việc đối chiếu số liệu định kỳ giữa các tài khoản để phát hiện kịp thời các sai sót.

Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán hiện đại có thể giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong việc ghi chép.

→ Hướng dẫn: Doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của mình. Các phần mềm này thường có tính năng tự động hóa việc ghi nhận và tính toán, giảm thiểu khả năng nhập sai dữ liệu.

Đào tạo nhân viên kế toán: Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên kế toán là cần thiết để họ có thể thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.

→ Hướng dẫn: Doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về quy trình và nguyên tắc kế toán cho nhân viên, giúp họ nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để hạn chế sai sót trong công việc.

Thực hiện kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là công cụ hữu ích giúp phát hiện và khắc phục sai sót trong bảng cân đối kế toán.

→ Hướng dẫn: Doanh nghiệp nên tổ chức kiểm toán định kỳ để rà soát các quy trình kế toán và các báo cáo tài chính. Việc này không chỉ giúp phát hiện các sai sót mà còn tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động tài chính.

Cập nhật chính sách kế toán: Các quy định và luật pháp liên quan đến kế toán thường xuyên thay đổi, do đó doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời.

→ Hướng dẫn: Doanh nghiệp nên theo dõi các thay đổi trong luật và quy định kế toán, đồng thời điều chỉnh các chính sách kế toán của mình cho phù hợp. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn tránh các rủi ro pháp lý.

4. Thực tế nguyên nhân và cách khắc phục bảng cân đối kế toán không cân

4.1 Cột đầu kỳ\Tổng tài sản không bằng Tổng nguồn vốn

Nguyên nhân 1: 

• Có thể do trong quá trình nhập số dư đầu kỳ bị sai chỉ tiêu nào đó ở phần Tài sản hoặc Nguồn vốn. Hoặc do thời điểm chuyển số dư từ năm trước sang năm sau chưa hoàn thiện báo cáo dẫn đến số liệu đầu kỳ phần Tài sản và nguồn vốn lệch nhau.

=> Đối chiếu với Bảng Cân đối TK năm ngoái để nhập đúng số dư các tài khoản đảm bảo trên bảng Cân đối tài khoản Tổng Nợ đầu kỳ = Tổng Có đầu kỳ

Nguyên nhân 2: 

• Có thể do người sử dụng chỉnh sửa công thức thiết lập ở báo cáo tài chính

=> Vào Tiện ích/ Thiết lập báo cáo tài chính. Chọn Bảng cân đối kế toán, nhấn nút “Lấy lại giá trị ngầm định” là được.

Nguyên nhân 3:

• Do dữ liệu liên năm, dữ liệu năm trước bảng cấn đối của người sử dụng không cân

=> Nếu người sử dụng nộp báo cáo năm trước cân rồi nhưng sau này có chỉnh sửa lại dẫn đến bị sai số liệu thì:

• Mở về dữ liệu năm trước kiểm tra nguyên nhân lệch (cách kiểm tra theo hiện trạng 2)
• Trường hợp không cần kiểm tra năm trước thì tách dữ liệu ra riêng. Và sửa lại số dư cho đúng báo cáo năm trước đã nộp.

>> THAM KHẢO MẪU BÁO CÁO TÀI CHÍNH

4.2 Cột cuối kỳ\Chỉ tiêu Tổng tài sản không bằng Tổng nguồn vốn

Nguyên nhân 1: 

• Có thể do người sử dụng chưa kết chuyển lãi lỗ hoặc đã kết chuyển nhưng lại sửa các chứng từ có liên quan đến tài khoản 5,6,7,8,9 nhưng không kết chuyển lại. Nên còn số dư các tài khoản 5,6,7,8,9 trên bảng cân đối tài khoản

=> Cách kiểm tra

• Là in bảng cân đối tài khoản kiểm tra các TK đầu 5, 6, 7, 8, 9 xem có còn phát sinh không.
• Nếu còn Vào nghiệp vụ \ Tổng hợp \ Kết chuyển lãi lỗ. (Hoặc xóa bút toán kết chuyển lãi lỗ đã có, kết chuyển lại).

Nguyên nhân 2: 

• Có thể do người dùng tạo thêm tiết khoản ngoài tài khoản của tiết khoản theo quy định.

=> Cách kiểm tra

+ Cách 1:

• Lấy Tổng tài sản – Tổng nguồn vốn sẽ = Một số số nào đó
• In bảng cân đối tài khoản chi tiết đến bậc cuối cùng. Kiểm tra xem số tiền ở bước 1 có bằng với TK nào không.
• Nếu bằng số tiền với tài khoản nào thì vào phần Tiện ích\ Thiết lập báo cáo tài chính\ Báo cáo bảng cân đối kế toán\ thiết lập bổ sung công thức.

+ Cách 2: Nếu không tìm thấy số tiền bị lệch ở tài khoản nào theo cách 1 thì làm cách 2 như sau

• Kiểm tra từng chỉ tiêu 1 trên bảng cân đối kế toán xem có chỉ tiêu nào sai. Để biết chỉ tiêu được thiết lập như thế nào thì vào Tiện ích\ Thiết lập báo cáo tài chính\ Chọn bảng cân đối kế toán
• Sau khi biết chỉ tiêu bị sai rồi thì vào Tiện ích\ Thiết lập báo cáo tài chính\ Chọn bảng cân đối kế toán để thiết lập lại cho chính xác.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc hiểu rõ các quy định kế toán? Hay bạn có những thắc mắc về quy trình hạch toán, báo cáo tài chính, hay các vấn đề kế toán khác? Đừng bỏ lỡ cơ hội tham gia chương trình Hỏi – Đáp Nghiệp Vụ Kế Toán hoàn toàn miễn phí trên website của chúng tôi tại: https://lamketoan.vn/

ĐĂNG KÝ HỌC THỬ MIỄN PHÍ VÀ NHẬN TƯ VẤN
KHÓA HỌC KẾ TOÁN VIỆT HƯNG

[gravityform id=”30″ title=”false” description=”true”]

Xem giải thích chi tiết các hình thức học kế toán

Thời gian học:

Sáng: 08h30′ – 12h00′ Chiều: 14h00′ – 17h30′ Tối: 19h00′ – 22h30′ ( Từ T2 đến T7 ). Mỗi buổi học 02 giờ, học viên tự chọn trong khoảng thời gian Từ 08h30′ đến 22h30′.

Thời hạn truy cập giáo trình: Vô thời hạn

Kế toán viên cần nắm rõ nguyên tắc sửa chữa đó là sai xót phần nào, sữa chữa phần đó. Do đó, hãy rà soát lại bảng cân đối kế toán không cân để tìm ra nguyên nhân, lỗi sai xót nằm ở đâu. Sau đó tiến hành xử lý. Hy vọng bài viết Kế Toán Việt Hưng đưa ra cái nhìn tổng quan cho các bạn kế toán viên và đừng quên Like Fanpage cập nhật ưu đãi học phí dành cho các khóa học kế toán – dịch vụ kế toán. Chúc các bạn thành công!