Bảng lương nhân viên công ty hàng tháng trên Excel – Đối với các bạn kế toán, ngoài việc hạch toán nợ có hàng ngày thì bảng lương là một trong những vấn đề mà các bạn cần quan tâm không kém. Hiểu được quy chế lương, các quy định về lương để tự xây dựng cho doanh nghiệp một bảng lương gọn gàng, chính xác. Vậy sử dụng mẫu bảng lương nào thích hợp và đầy đủ nhất?
Kế toán Việt Hưng xin chia sẻ mẫu bảng lương hàng tháng bằng Excel mới nhất 2020– mong rằng sẽ giúp ích cho những bạn kế toán viên nói chung cũng như các bạn kế toán lương nói riêng tính toán lương một cách nhanh chóng nhất.
1. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương mới nhất
Nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương được quy định tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP như sau:
– Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
– Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
– Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
+ Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
+ Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
+ Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
– Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
– Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.
– Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ – Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát.
XEM THÊM:
Cách hạch toán lương trên Misa của công ty xây dựng
2. Mẫu bảng lương nhân viên công ty hàng tháng trên Excel
Mẫu bảng lương nhân viên công ty hàng tháng trên Excel năm 2020 bao gồm đầy đủ những thông tin có thể áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp, vẫn tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.
Trước khi lập bảng lương, ta nên xây dựng Bảng cơ sở dữ liệu nhân viên với các thông tin cơ bản sau đây: STT, Mã nhân viên, Họ và tên, Chức vụ, Bộ phận, Lương chính, và các khoản phụ cấp khác:
(1) Cột STT: của các nhân viên, để kiểm soát số lượng nhân viên từng phòng ban. Ở cột này ta nên dùng đánh số thứ tự dựa vào mã số nhân viên.
Công thức =IF(C10=””,””,SUBTOTAL(3,$C$10:C10))
(2) Cột Mã nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có 1 Mã nhân viên khác nhau để kiểm soát từng nhân viên, cũng để phân biệt, tránh trùng lặp, tính nhầm những nhân viên có họ tên giống hệt nhau. Tùy từng doanh nghiệp sẽ đánh Mã nhân viên theo cách khác nhau để kiểm soát thông tin ứng viên nhanh nhất.
Ví dụ: NV20020566 ( 2 số đầu là năm 20 , 2 số tiếp theo là tháng vào công ty 02 , số tiếp theo là số thứ tự của nhân viên tại công ty.)
(3) Cột Họ và tên của các nhân viên trong công ty. Ta dùng hàm dò kiếm Vlookup để lấy tên nhân viên trong Data nhân viên đã lập dựa vào Mã nhân viên.
Công thức: =IF(C10=””,””,VLOOKUP(C10,DATA!$B$9:$H$993,2,0))
(4) Cột bộ phận, chức vụ : Tương tự như cột nhân viên sẽ tham chiếu theo Mã nhân viên ở bảng Data nhân viên
(5) Cột lương cơ bản: Đây là mức được thỏa thuận giữa nhân viên và doanh nghiệp, được ghi rõ theo hợp đồng và đảm bảo đúng nguyên tắc theo thang bảng lương công ty xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật.
Công thức: =IF(C10=””,””,VLOOKUP(C10,DATA!$B$9:$H$993,7,0))
(6) Cột ngày công thực tế của nhân viên: Là số ngày mà nhân viên có đi làm và số ngày nghỉ có lương như Phép năm, phép kết hôn, phép tang, phép nghỉ lễ tết..Bảng chấm công sẽ được lưu lại theo máy chấm công hoặc bảng chấm công bằng excel nhân sự quản lý.
Ví dụ về bảng chấm công bằng excel.
Dùng hàm Vlookup để lấy số ngày công thực tế theo Mã số nhân viên như sau:
(7) Cột tổng lương thực tế: Là mức lương được tính theo số công hưởng lương dựa trên bảng chấm công của nhân viên và mức lương cơ bản.
Lương thực tế = Lương cơ bản * ngày công thực tế / ngày công chuẩn của tháng
Công thức: =IF(G10=””,””,G10/$T$7*H10)
(8) Các cột sau là các khoản phụ cấp như : Điện thoại, nhà ở, xăng xe, ăn trưa.. Mức phụ cấp sẽ tùy từng doanh nghiệp sẽ đưa ra các khoản phụ cấp khác nhau. Lưu ý những khoản phụ cấp để tính thuế TNCN không nên vượt định mức.
Khoản phụ cấp cũng sẽ được lấy dữ liệu tiêu chuẩn từ bên bản Data.
Phụ cấp thực tế = Phụ cấp tiêu chuẩn * ngày công thực tế / ngày công chuẩn của tháng
Công thức: =IF(C10=””,””,IF(ISNA(VLOOKUP(C10,DATA!$B$9:$N$993,8,0)),0,VLOOKUP(C10,DATA!$B$9:$N$993,8,0))/$T$7*H10)
(9) Tổng thu nhập : Là tổng số tiền bao gồm lương thực tế và các khoản phụ cấp thực tế trong tháng đó
Tổng thu nhập = Lương thực tế + Các khoản phụ cấp thực tế
(10) Các khoản khấu trừ: Bao gồm các khoản Thuế TNCN, Bảo hiểm người lao động phải đóng, khấu trừ khác ..
(11) Thực lĩnh : là số tiền thực tế người lao động sẽ nhận được bằng tiền mặt hay chuyển khoản trong tháng đó.
Thực lĩnh = Tổng thu nhập – các khoản khấu trừ
Từ những hướng dẫn trên, ta dễ dàng xây dựng được bảng lương trên Excel như mẫu sau:
| Kế Toán Việt Hưng ketoanviethung.vn | Mẫu số 02 – LĐTL ( Ban hành theo Thông số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính ) | |
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 6 năm 20xx | ||
| STT | Mã NV | Họ và tên | Bộ phận | Chức vụ | Lương cơ bản | Ngày công thực tế | Lương thực tế | Phụ cấp,thưởng, thu nhập khác | Tổng thu nhập | Khấu trừ | Lương thực lĩnh | |||||||
| Phụ cấp ăn ca | Xăng xe | Điện thoại | Thuê nhà | Tổng cộng | Thuế TNCN | Bảo hiểm | Khác | |||||||||||
1 | NV01 | Nguyễn Văn A | VP | Nhân viên | 9,600,000 | 24.5 | 9,046,154 | 687,885 | 188,462 | 188,462 | – | 1,064,808 | 10,110,962 | 2,033,015 | 1,008,000 | – | 7,069,946 | |
| – | – | – | ||||||||||||||||
| – | – | – | ||||||||||||||||
| – | – | |||||||||||||||||
| – | – | |||||||||||||||||
| – | – | |||||||||||||||||
| Tổng cộng : | 9,600,000 | 25 | 9,046,154 | 687,885 | 188,462 | 188,462 | 0 | 1,064,808 | 10,110,962 | 2,033,015 | 1,008,000 | 0 | 7,069,946 | |||||
| Người lập biểu | Kế toán trưởng | Hà Nội , ngày 30 tháng 6 năm 20xx Giám đốc |
Vì mỗi công ty sẽ có những quy chế lương khác nhau, được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật, nên cách tính lương sẽ cơ bản như bên trên. Các bạn có thể tham khảo mẫu bảng lương nhân viên trên Excel mới nhất này, để tự thiết lập bảng lương cho công ty của mình theo đúng mỗi quy chế lương được xây dựng sẵn.
Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình tính và làm việc với bảng lương tại công ty. Mọi thắc mắc các bạn có thể liên hệ với Kế toán Việt Hưng qua website của Chúng tôi để được giải đáp 24/7 ngay lập tức.
Chúc các bạn làm kế toán giỏi!