Cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT

Làm thế nào để xử lý viết sai hóa đơn GTGT là câu thắc mắc của những người mới làm kế toán hoặc chưa có kinh nghiệm viết hóa đơn GTGT.

Tham khảo:

Cách lập biên bản hủy hóa đơn viết sai mới nhất 2017

Cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng có hợp lý, hợp lệ hay không!

Thế nào là hóa đơn Bất hợp pháp – Sử dụng bất hợp pháp bị xử phạt như thế nào?

Để đưa ra cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT cho trường hợp đã nhầm lần các thông tin của khách hàng hay nội dung hóa đơn. Thì Kế toán Việt Hưng xin chia sẻ những trường hợp thường gặp và cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT như sau:

Cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT

Cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT

1. Viết sai hóa đơn GTGT nhưng vẫn chưa xé liên 2 ra khỏi quyển hóa đơn

Trường hợp này dù với bất kỳ lỗi sai nào (thông tin, nội dung, tiền thuế sai…). Thì cũng làm theo 2 bước sau:

Bước 1: Gạch chéo đối với tất cả các liên và vẫn lưu lại trong quyển hóa đơn đó (không xé đi bất kỳ liên nào)

Bước 2: Ghi lại hóa đơn mới cho khách hàng (ghi đúng các thông tin quy định)

2. Viết sai hóa đơn GTGT, đã xé liên 2 ra khỏi quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách

Cách xử lý cho trường hợp này như sau:

Bước 1: Gạch chéo đối với các liên của số hóa đơn đã viết sai)

Bước 2: Ghi lại hóa đơn mới (kiểm tra đúng các thông tin đã viết sai ở hóa đơn trước) và giao lại cho khách hàng.

* Lưu ý là các hóa đơn viết sai được gạch chéo và phải được lưu lại để giải trình khi có thanh kiểm tra. Nên bấm vào cuối quyển hóa đơn tránh thất lạc.

3. Viết sai hóa đơn GTGT đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Khi một trong 2 bên phát hiện ra lỗi sai của hóa đơn trong trường hợp này thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản thu hồi đối với số hóa đơn đã viết sai (tất cả các liên) và được 2 bên ký vào biên bản thu hồi này. Hóa đơn viết sai sau khi được thu hồi lại, phải gạch chéo các liên, lưu lại để giải trình với cơ quan thuế khi có kiểm tra.

Bước 2: Ghi lại hóa đơn mới (thời gian viết hóa đơn là ngày phát hiện ra lỗi sai của hóa đơn)

4. Viết sai hóa đơn GTGT đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế

Trong trường hợp này, hóa đơn được giao cho người mua là hóa đơn sai, không hợp lệ. Người mua có thể không kê khai thuế. Nhưng với người bán thì vẫn phải kê khai và đóng thuế bình thường. Có những tình huống xảy ra do viết sai hóa đơn và cách xử lý cho trường hợp này như sau:

4.1. Tình huống 1

Hóa đơn viết sai các thông tin liên quan đến tổng số tiền thanh toán (đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế…)

+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót hóa đơn được cả 2 bên cùng ký và đóng dấu (bên bán và bên mua)

+ Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót. Tùy theo sự điều chỉnh tăng hoặc giảm thì ghi rõ trong lý do điều chỉnh hóa đơn tăng hoặc giảm. Ngày ghi hóa đơn là ngày phát hiện sai và thực hiện điều chỉnh. Để làm rõ nội dung thay đổi và điều chỉnh hóa đơn, bên bán nên lập bảng kê kèm theo. Để 2 bên cùng tiện lợi trong việc khai báo thuế theo các nội dung cụ thể của bảng kê.

4.2. Tình huống 2

Viết sai các thông tin liên quan đến ngày tháng, nội dung, đơn vị tính, mã số thuế.. Các thông tin không ảnh hưởng đến tổng tiền thanh toán.

 + Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mỗi bên giữ 1 bản). Các nội dung ghi sai trong hóa đơn cần được thể hiện rõ trong biên bản điều chỉnh.

 + Bước 2: Ghi lại hóa đơn điều chỉnh cho các mục đã viết sai. Tại mục “tên hàng hóa, dịch vụ” sẽ ghi nội dung “điều chỉnh…” (mẫu như hình bên dưới). Đối với những mục còn lại thì không ghi gì và gạch chéo.

Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã ghi sai nội dung không liên quan đến số tiền

Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã ghi sai nội dung không liên quan đến số tiền

4.3. Tình huống 3

Hóa đơn viết đúng mã số thuế nhưng sai tên công ty

Trong trường hợp này chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ kỹ và đóng dấu xác nhận của 2 bên rồi đính kèm biên bản này cùng với hóa đơn viết sai tên công ty là được chấp nhận.

Hy vọng những chia sẻ về cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT do Kế toán Việt Hưng cung cấp. Sẽ giúp cho các bạn kế toán nắm bắt được cách xử lý các hóa đơn một cách đơn giản. Các bạn có thể tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ kế toán liên quan tại website của Công ty tại http://lamketoan.vn/.