Sử dụng hoá đơn điện tử
Công nghệ thông tin đang dần đóng một vai trò quan trọng trọng trong nền kinh tế thị trường hội nhập tại Việt Nam bởi ưu điểm nhanh chóng, tiện lợi và giảm bớt chi phí. Vì vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng là một giải pháp cho các doanh nghiệp thời công nghệ đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các nhà quản lý.
1. Khái niệm hoá đơn điện tử
Theo Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành”.
Xem thêm:
Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Quy trình để sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định mới
2. Lợi ích khi sử dụng hoá điện tử
Ta sẽ lập bảng so sánh giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
| Nội dung | Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử |
Chi phí in ấn, phát hành hóa đơn |
DN phải tìm nhà đặt in hóa đơn, gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế | Doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần nhiều thủ tục hành chính |
Thủ tục hành chính |
Hàng quý phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế | Tất cả hóa đơn của doanh nghiệp sẽ được gửi lên và lưu trữ trên tổng cục thuế khi xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn |
Thời gian phát hành hóa đơn cho khách hàng |
Mất khoảng 15-20 phút viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, vào hồ sơ… | Hóa đơn được thực hiện nhanh chóng với một vài thao tác trên máy tính. |
Chi phí vận chuyển |
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện, vận tải hoặc trực tiếp đến lấy | Không mất chi phí chuyển phát nhanh. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể, người nhận cũng nhanh chóng nhận được hóa đơn |
Lưu trữ hóa đơn |
Phải có nơi lưu trữ chứng từ: nhà kho, tủ tài liệu, hòm….. | Bảo quản, lưu trữ hóa đơn được thực hiện trên hệ thống điện tử. Tiết kiệm được không gian, chi phí tiền, nhân lực, tránh tình trạng mất hóa đơn. |
Độ an toàn, chính xác |
Hóa đơn được viết bằng tay, doanh nghiệp tự quản lý. Vì vậy độ chính xác, an toàn không cao | Hóa đơn có kèm mã số xác thực của tổng cục thuế. Vì vậy hóa đơn không thể làm giả, đảm bảo độ chính xác, an toàn cao |
Về mặt thẩm mỹ |
Chất liệu in hóa đơn không đồng nhất, mỏng, dễ nhàu nát. Hóa đơn được viết bằng tay, có thể tẩy xóa | Hóa đơn được in đồng nhất từ máy tính ra, nên sạch sẽ và dễ nhìn hơn hẳn |
3. Những khó khăn trong việc sử dụng hoá đơn điện tử
Ở vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa khả năng nắm bắt về công nghệ thông tin còn thấp. Nên việc hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử gặp nhiều khó khăn
– Tại Việt Nam, tỷ lệ doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ cao. Các doanh nghiệp này ngại thay đổi và chậm tiếp cận công nghệ mới
– Nhiều doanh nghiệp do đặc thù kinh doanh nên số lượng hóa đơn phát hành ra không nhiều hoặc hóa đơn giấy in ra còn nhiều nên họ ngại sử dụng hóa đơn điện tử
– Nhiều doanh nghiệp thành lập ra để buôn bán hóa đơn nhằm trốn thuế. Nên hóa đơn giấy sẽ thuận lợi hơn trong trường hợp này
– Các thông tin về vẫn nạn tin tặc, mất an toàn mạng vẫn xảy ra. Vì thế các doanh nghiệp sợ sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bị rò rỉ thông tin
– Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ cần một hệ thống máy móc, trang thiết bị tốt. Mà nhiều doanh nghiệp chưa đáp ứng được quy mô và cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, viễn thông
– Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc nhiều vào máy móc. Nên khi có sự cố về đường truyền hoặc máy tính mất điện, mất internet thì doanh nghiệp sẽ chậm trễ trong việc xuất hóa đơn, ảnh hưởng đến kinh doanh.
4. Biện pháp khắc phục
Cần chuẩn bị về kiến thức và các nguồn lực khác của cả cơ quan quản lý Nhà nước và doanh nghiệp
– Mở rộng mạng lưới công nghệ thông tin, kết nối đường truyền tới vùng sâu, vùng xa
KẾT LUẬN:
Để hóa đơn điện tử trở nên phổ cập thì cần rất nhiều nỗ lực của cơ quan quản lý, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng để thay đổi nhận thức, tư duy.
Xem thêm:
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Những điểm mới trong quy định về hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP