Quy trình để sử dụng hoá đơn điện tử
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian để tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Mục tiêu chung của Chính phủ là giảm thiểu thủ tục hành chính giữa doanh nghiệp với cơ quan thuế. Nên việc sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2018 sẽ dần trở thành hình thức bắt buộc sử dụng.
Xem thêm:
Sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 01/07/2018
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Các quy định áp dụng:
+ Thông tư 32/2011/TT-BTC
+ Thông tư 39/2014/TT-BTC
+ Thông tư 37/2017/TT-BTC
1. Khái niệm
Theo khoản 1 điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC quy định: “Khởi tạo hóa đơn điện tử là
hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật
2. Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử
Gồm 5 bước:
+ Bước 1: Tìm một nhà cung cấp “phần mềm hóa đơn điện tử”
+ Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp
+ Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mẫu, ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi lên cơ quan thuế
+ Bước 4: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp
+ Bước 5: Phản hồi của cơ quan thuế
3. Tìm nhà cung cấp “Phần mềm hoá đơn điện tử”
- Doanh nghiệp cần tìm cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp để được hỗ trợ về phương tiện điện tử, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng
- Một số đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được tổng cục thuế chứng thực: Viettel, VNPT, M-Invoice,….
4. Lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
+ Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: theo mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC
+ Quyết định có thể bằng văn bản giấy gửi trực tiếp đến bộ phận ấn chỉ của cơ quan quản lý thuế trực tiếp
+ Quyết định có thể bằng văn bản điện tử gửi qua mạng cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp
+ Doanh nghiệp thực hiện Quyết định phải chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật.
+ Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
5. Lập hoá đơn điện tử mẫu, ký số vào hoá đơn điện tử mẫu và gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp
+ Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
+ Gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử
+ Mẫu hóa đơn
6. Lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử
+ Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: theo mẫu sô 2 phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC
+ Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đường điện tử
7. Phản hồi của cơ quan thuế
Căn cứ Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu sau 2 ngày làm việc mà cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.