Việc hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự minh bạch và chính xác, quá trình này cần tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành. Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn nắm vững những kiến thức cần thiết, cùng hướng dẫn chi tiết để thực hiện hạch toán đúng cách, tối ưu hóa việc quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
1. Tài sản cố định đi thuê là gì?
Tài sản cố định đi thuê là những tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng được thuê để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Những tài sản này vẫn được doanh nghiệp khai thác nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận hoặc nâng cao hiệu quả kinh doanh mà không cần phải mua đứt hẳn.
Phân loại tài sản cố định đi thuê
– Tài sản cố định thuê tài chính: là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng.
Mọi TSCĐ đi thuê nếu không thoả mãn các quy định nêu trên được coi là tài sản cố định thuê hoạt động.
– Tài sản cố định thuê hoạt động: Thuê hoạt động khác với thuê tài chính ở chỗ hợp đồng thuê chỉ có tính chất tạm thời. Doanh nghiệp không có quyền sở hữu tài sản sau khi kết thúc thời hạn thuê. Các chi phí liên quan đến thuê hoạt động thường được ghi nhận là chi phí hoạt động thay vì tài sản cố định và không phải khấu hao tài sản này.
Tiêu chí | Tài sản cố định thuê tài chính | Tài sản cố định đi thuê (thuê hoạt động) |
Quyền sở hữu tài sản | Gần như quyền sở hữu được chuyển nhượng cho doanh nghiệp | Doanh nghiệp không có quyền sở hữu |
Ghi nhận trên bảng cân đối kế toán | Ghi nhận là tài sản cố định | Không ghi nhận trên bảng cân đối kế toán |
Khấu hao tài sản | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm tính khấu hao | Không tính khấu hao |
Thời hạn thuê | Thường dài hạn | Thường ngắn hạn |
Chi phí được ghi nhận | Ghi nhận chi phí khấu hao và chi phí lãi vay | Ghi nhận là chi phí thuê hoạt động |
Chuyển nhượng tài sản sau thời hạn thuê | Doanh nghiệp có thể mua lại tài sản với giá trị nhỏ sau thời hạn thuê | Doanh nghiệp không có quyền sở hữu sau thời hạn thuê |
→ Cả 02 loại tài sản đều liên quan đến việc doanh nghiệp sử dụng tài sản không thuộc quyền sở hữu của mình. Đây là những tài sản doanh nghiệp thuê để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh mà không cần phải bỏ ra toàn bộ chi phí để mua tài sản đó.
2. Quy định về sửa chữa tài sản cố định đi thuê
Theo Điều 8 Thông tư 45/2013/TT-BTC:
c) Trường hợp trong hợp đồng thuê tài sản (bao gồm cả thuê hoạt động và thuê tài chính) quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh nhưng thời gian tối đa không quá 3 năm.
Theo quy định tại Khoản 2.16 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
“2.16. Phần chi phí thuê tài sản cố định vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê trả tiền trước.
Ví dụ 10: Doanh nghiệp A thuê tài sản cố định trong 4 năm với số tiền thuê là: 400 triệu đồng và thanh toán một lần. Chi phí thuê tài sản cố định được hạch toán vào chi phí hàng năm là 100 triệu đồng. Chi phí thuê tài sản cố định hàng năm vượt trên 100 triệu đồng thì phần vượt trên 100 triệu đồng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.”
Theo Công văn 6300/CT-TTHT ngày 16/07/2020 đối với chi phí sửa chữa, cải tạo kho và chi phí thuê kho:
Theo giải đáp Cục Thuế TP.HCM về công ty có thuê văn phòng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh:
Công văn số 47485/CT-TTHT ngày 9/7/2018 về khấu trừ thuế GTGT và chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê:
Công văn số 4066/CT-TTHT về khấu hao tài sản cố định:
KẾT LUẬN:
– Chi phí nâng cấp tài sản cố định -> Hạch toán tăng Nguyên giá TSCĐ
– Chi phí sửa chữa tài sản cố định -> Hạch toán vào chi phí trong kỳ (không quá 3 năm)
– Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê -> Hạch toán vào chi phí trong kỳ (Không quá 3 năm)
3. Các trường hợp sửa chữa tài sản cố định đi thuê
3.1 Sửa chữa nhỏ tài sản cố định đi thuê (Bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên)
– Đây là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc duy trì tình trạng và chức năng hoạt động ban đầu của tài sản. Những hoạt động này bao gồm bảo trì định kỳ, sửa chữa những hư hỏng nhỏ để tài sản có thể tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả.
– Mục đích: Nhằm đảm bảo tài sản không bị xuống cấp và vẫn duy trì được hiệu suất làm việc như ban đầu.
– Ví dụ: Thay thế linh kiện hỏng, bảo dưỡng hệ thống máy móc, kiểm tra và sửa chữa nhỏ cho thiết bị điện.
3.2 Sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê (Nâng cấp, cải tạo)
– Chi phí sửa chữa lớn bao gồm các khoản liên quan đến việc nâng cấp, cải tạo tài sản cố định để tăng công suất, cải thiện hiệu suất hoạt động hoặc kéo dài tuổi thọ của tài sản. Những khoản chi này thường có giá trị lớn và có thể làm thay đổi cấu trúc hoặc chức năng của tài sản.
– Mục đích: Để nâng cao khả năng sử dụng hoặc cải tiến tài sản sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh mới.
– Ví dụ: Cải tạo lại nhà xưởng, lắp đặt thêm các hệ thống tự động hóa, nâng cấp phần mềm quản lý của máy móc.
Việc phân biệt giữa sửa chữa nhỏ và sửa chữa lớn là rất quan trọng trong quá trình hạch toán để đảm bảo rằng chi phí được phân loại đúng và ghi nhận chính xác.
XEM THÊM:
Chọn Cách đối chiếu số liệu tài sản cố định ở phần mềm QLTS.VN và MISA Mimosa
4. Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản đi thuê
Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê không làm tăng đáng kể giá trị và thời gian sử dụng của tài sản mà chỉ nhằm duy trì trạng thái hoạt động bình thường của tài sản. Chi phí này thường được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Ví dụ về hạch toán chi phí sửa chữa tài sản đi thuê:
Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Tùy mục đích sử dụng tài sản): Chi phí sửa chữa tài sản phát sinh trong kỳ.
Có TK 111, 112, 331…: Phản ánh khoản tiền đã chi cho việc sửa chữa.
Nếu chi phí sửa chữa lớn, được phân bổ qua nhiều kỳ kế toán:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước: Phản ánh chi phí sửa chữa lớn.
Có các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…): Thanh toán chi phí sửa chữa.
Sau đó, phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí hoạt động trong các kỳ kế toán:
Nợ TK 623, 627, 641, 642… (theo mục đích sử dụng).
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
4.1 Trường hợp hạch toán sửa chữa tài sản cố định thuê tài chính
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (Chi tiết chi phí sửa chữa TSCĐ): Giá trị thực tế của các khoản chi phí sửa chữa.
Có các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331, 152…): Phản ánh các khoản chi phí đã trả hoặc phải trả liên quan đến việc sửa chữa (tiền mặt, ngân hàng hoặc các khoản nợ phải trả nhà cung cấp).
Khi hoàn thành việc sửa chữa, ghi tăng giá trị tài sản:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Nếu chi phí sửa chữa làm tăng giá trị TSCĐ) hoặc Nợ TK 623, 627, 641, 642… (Nếu là chi phí sửa chữa nhỏ, không làm tăng giá trị TSCĐ).
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang: Kết chuyển chi phí sửa chữa vào giá trị tài sản cố định hoặc chi phí hoạt động.
4.2 Trường hợp hạch toán sửa chữa tài sản cố định thuê hoạt động
Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Chi phí sửa chữa phân bổ dần): Phản ánh chi phí sửa chữa lớn nếu sẽ phân bổ trong nhiều kỳ.
Có các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…): Phản ánh các khoản chi phí đã trả hoặc phải trả liên quan đến việc sửa chữa.
Phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí hoạt động:
Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Tùy theo mục đích sử dụng tài sản): Phân bổ chi phí sửa chữa theo từng kỳ.
Có TK 242 – Chi phí trả trước: Phản ánh việc phân bổ chi phí trả trước.
Nếu chi phí sửa chữa nhỏ, có thể hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động:
Nợ TK 623, 627, 641, 642… (Tùy theo mục đích sử dụng tài sản): Ghi nhận chi phí sửa chữa nhỏ không phân bổ.
Có các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…): Thanh toán chi phí sửa chữa.
5. Tài sản cố định đi thuê có được hạch toán khấu hao không?
Tài sản cố định thuê tài chính: Doanh nghiệp được phép hạch toán khấu hao tài sản cố định thuê tài chính. Khi thuê tài chính, doanh nghiệp gần như được chuyển giao toàn bộ rủi ro và lợi ích của tài sản đó, nên tài sản sẽ được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán và khấu hao như tài sản sở hữu của doanh nghiệp.
Nợ TK 211 – Tài sản cố định thuê tài chính.
Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính.
Tài sản cố định thuê hoạt động: Đối với tài sản cố định thuê hoạt động, doanh nghiệp không được hạch toán khấu hao vì quyền sở hữu tài sản vẫn thuộc về bên cho thuê. Chi phí thuê tài sản sẽ được ghi nhận vào chi phí hoạt động trong kỳ.
6. Chi phí sửa chữa lớn có được tính vào chi phí kinh doanh không?
Chi phí sửa chữa lớn có thể được tính vào chi phí kinh doanh, nhưng nó thường được phân bổ dần vào nhiều kỳ kế toán nếu chi phí này là đáng kể. Cụ thể, nếu việc sửa chữa lớn chỉ nhằm duy trì tình trạng hoạt động của tài sản và không làm tăng giá trị tài sản, chi phí này có thể ghi nhận vào TK 242 – Chi phí trả trước, sau đó phân bổ dần vào chi phí hoạt động theo từng kỳ kế toán.
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.
Có TK 111, 112, 331… (phản ánh chi phí đã trả).
Phân bổ chi phí:
Nợ TK 623, 627, 641, 642….
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về các nghiệp vụ kế toán bạn vui lòng truy cập chọn biểu tượng logo xanh góc phải phía cuối màn hình như sau: https://ketoanviethung.vn/
Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi bộ phận kế toán phải nắm vững các quy định liên quan. Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt tài sản mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quá trình kiểm toán tài chính. Mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn đọc và đừng quên ghé theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng cập nhật thông tin mới nhất ưu đãi giảm học phí các khóa học kế toán tổng hợp – thuế!