Quy Trình Và Chứng Từ Tạm Ứng – Thanh Toán Tạm Ứng Trong Doanh Nghiệp

Tạm ứng trong doanh nghiệp – Việc theo dõi các khoản tạm ứng trong doanh nghiệp sẽ giúp quản lý việc thu – chi tiền mặt trong doanh nghiệp nhằm sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp.

1. Tạm ứng trong doanh nghiệp là gì?

1.1 Định nghĩa tạm ứng trong doanh nghiệp

Tạm ứng là việc một cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp nhận trước một khoản tiền từ quỹ của doanh nghiệp để thực hiện một công việc, nhiệm vụ nhất định. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng phải hoàn trả lại số tiền chưa sử dụng hoặc lập báo cáo chứng từ chứng minh số tiền đã chi tiêu hợp lý. Tạm ứng giúp đảm bảo dòng tiền linh hoạt và hỗ trợ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ nhanh chóng mà không phải sử dụng tiền cá nhân trước.

1.2 Các trường hợp thường gặp trong tạm ứng

– Tạm ứng chi phí công tác: Khi nhân viên được cử đi công tác, họ có thể cần tạm ứng để chi trả cho các chi phí như đi lại, ăn ở, mua vé máy bay, thuê khách sạn, xăng dầu, và các chi phí khác liên quan đến công việc.

– Tạm ứng mua hàng: Doanh nghiệp tạm ứng tiền cho bộ phận mua hàng để thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị của hợp đồng mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị từ nhà cung cấp, đặc biệt trong các trường hợp thanh toán trước khi giao hàng.

– Tạm ứng lương: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cho nhân viên tạm ứng lương trước kỳ thanh toán chính thức, thường được áp dụng trong các trường hợp khẩn cấp hoặc đặc biệt.

– Tạm ứng chi phí sản xuất: Trong sản xuất, các bộ phận liên quan có thể tạm ứng một khoản tiền để chi trả cho các hoạt động chuẩn bị sản xuất hoặc mua nguyên vật liệu cần thiết trước khi chính thức ghi nhận các khoản chi phí sản xuất.

Việc sử dụng tạm ứng hợp lý và đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền, hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

2. Quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng 

Căn cứ tại Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC & Đièu 21 Thông tư 133/2016/TT-BTC về tài khoản 141 – Tạm ứng:

3. Hiểu về quy trình tạm ứng và thanh toán

– Khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.

– Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

– Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

=> Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

4. Quy trình và chứng từ tạm ứng trong doanh nghiệp

BƯỚC 1: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng

– Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần sử dụng tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên có nhu cầu tạm ứng sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền. – Yêu cầu khi lập giấy: Cần ghi đầy đủ và chính xác các nội dung như lý do tạm ứng, số tiền tạm ứng, thời gian hoàn ứng…

– Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần sử dụng tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên có nhu cầu tạm ứng sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền.

BƯỚC 2: Trình trưởng phòng duyệt

– Sau khi lập xong Giấy đề nghị tạm ứng, nhân viên sẽ trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận kiểm tra và phê duyệt. – Trưởng phòng sẽ xem xét tính hợp lý của việc tạm ứng và ký duyệt nếu hợp lệ.

BƯỚC 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

– Sau khi trưởng phòng đã duyệt, Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển tiếp đến giám đốc để ký duyệt. Giám đốc xem xét và phê duyệt cuối cùng trước khi thực hiện tạm ứng.

BƯỚC 4: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi

– Sau khi được giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại các thông tin trên Giấy đề nghị tạm ứng để đảm bảo chính xác. – Kế toán lập Phiếu chi tạm ứng và ký tên vào Phiếu chi.

BƯỚC 5: Kế toán trưởng kiểm tra và duyệt chi

– Phiếu chi tạm ứng sau khi được lập sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để kiểm tra và ký duyệt. Kế toán trưởng sẽ đảm bảo số tiền tạm ứng phù hợp với nhu cầu và mục đích đã được phê duyệt.

BƯỚC 6: Trình giám đốc duyệt chi

– Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, Phiếu chi sẽ được chuyển tiếp đến giám đốc để giám đốc ký duyệt khoản chi này. Đây là bước cuối cùng để xác nhận chi tiền.

BƯỚC 7: Thủ quỹ chi tiền

– Sau khi Phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi này để tiến hành chi tiền cho nhân viên.

BƯỚC 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

– Kế toán thanh toán sẽ hạch toán khoản tạm ứng vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách đầy đủ theo đúng đối tượng. – Thủ quỹ và kế toán lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi tạm ứng, và các chứng từ liên quan khác với đầy đủ chữ ký của các bên tham gia.

BƯỚC 9: Quyết toán tạm ứng

Sau khi hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ mà khoản tiền tạm ứng đã được sử dụng, nhân viên phải tiến hành quyết toán tạm ứng. Đây là bước để tổng hợp và báo cáo các chi tiêu đã thực hiện, đảm bảo rằng các khoản tiền tạm ứng đã được sử dụng đúng mục đích và hợp lý. – Lập bảng quyết toán tạm ứng – Nộp chứng từ hoàn ứng – Kiểm tra bảng quyết toán và các chứng từ kèm theo để xác nhận tính hợp lệ của các khoản chi tiêu. Nếu tất cả đều hợp lệ, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số tiền tạm ứng và số tiền chi thực tế. – Xử lý chênh lệch (nếu có): + Nếu số tiền chi thực tế nhỏ hơn số tiền tạm ứng: Nhân viên sẽ hoàn trả lại phần chênh lệch cho doanh nghiệp. + Nếu số tiền chi thực tế lớn hơn số tiền tạm ứng: Kế toán sẽ lập Phiếu chi bổ sung để hoàn trả lại cho nhân viên. – Hạch toán hoàn ứng

TẢI VỀ Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Theo Thông Tư 200

TẢI VỀ Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Theo Thông Tư 133

TẢI VỀ Mẫu Phiếu chi Theo Thông Tư 200

TẢI VỀ Mẫu Phiếu chi Thông Tư 133

5. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

BƯỚC 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan và lập đề nghị thanh toán

– Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải thu thập toàn bộ các chứng từ liên quan đến các khoản chi tiêu (hóa đơn, biên lai, phiếu thu, hợp đồng…).

– Nhân viên lập Giấy đề nghị thanh toán với các thông tin chi tiết về tổng số tiền đã chi và nộp kèm các chứng từ này cho bộ phận kế toán để thanh toán.

BƯỚC 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

– Sau khi nhận được đề nghị thanh toán từ nhân viên, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra:

+ Hóa đơn GTGT: Phải đảm bảo các tiêu chí về tính hợp lý (liên quan đến công việc), hợp lệ (đúng quy cách), và hợp pháp (theo quy định pháp luật).

+ Các khoản chi không có hóa đơn: Đối với các khoản chi không có hóa đơn nhưng hợp lý và hợp lệ, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận vào chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Hóa đơn tiếp khách: Phải kèm theo danh sách chi tiết món ăn hoặc dịch vụ để đảm bảo tính minh bạch.

Nếu có bất kỳ sai sót nào trong các chứng từ, kế toán sẽ yêu cầu nhân viên bổ sung hoặc chỉnh sửa trước khi tiếp tục quy trình.

BƯỚC 3: Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt

– Sau khi kế toán thanh toán kiểm tra xong, bộ chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ và xác nhận rằng các khoản chi tiêu đã được ghi nhận đầy đủ, hợp lệ.

– Kế toán trưởng ký duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán để hoàn tất quá trình kiểm tra.

BƯỚC 4: Giám đốc ký duyệt thanh toán

– Sau khi kế toán trưởng đã ký, hồ sơ thanh toán sẽ được chuyển cho giám đốc để giám đốc xem xét và ký duyệt.

– Đây là bước phê duyệt cuối cùng trước khi tiến hành thanh toán.

BƯỚC 5: Quyết toán tạm ứng và xử lý chênh lệch (nếu có)

Sau khi giám đốc phê duyệt, kế toán sẽ đối chiếu số tiền tạm ứng ban đầu với số tiền chi tiêu thực tế.

– Nếu số tiền thực tế chi tiêu nhỏ hơn số tiền tạm ứng, nhân viên phải hoàn trả lại phần chênh lệch.

– Nếu số tiền chi tiêu vượt quá số tiền tạm ứng, kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu chi bổ sung để thanh toán thêm cho nhân viên.

Quyết toán tạm ứng là bước quan trọng để xử lý chênh lệch giữa khoản tạm ứng và chi tiêu thực tế, đảm bảo rằng các khoản tạm ứng được xử lý minh bạch và đầy đủ.

BƯỚC 6: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

– Sau khi hoàn thành quyết toán, kế toán sẽ ghi nhận toàn bộ các khoản chi tiêu vào hệ thống kế toán, hạch toán vào tài khoản phù hợp, và đối chiếu số liệu.

– Lưu trữ chứng từ: Kế toán phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến tạm ứng và thanh toán, bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, các hóa đơn, biên lai, và các chứng từ liên quan khác.

Thủ tục thanh toán tạm ứng

TẢI VỀ	Mẫu Hợp đồng giao nhận việc thi công xây dựng công trình
TẢI VỀ	Mẫu Phụ lục hợp đồng
TẢI VỀ	Mẫu Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành
TẢI VỀ	Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng
TẢI VỀ	Mẫu thanh toán tạm ứng
TẢI VỀ	Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ
TẢI VỀ	Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng
TẢI VỀ	Mẫu Bảng tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành (quyết toán)

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn ứng

XEM THÊM: Cách viết giấy thanh toán tiền tạm ứng

Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:

+ Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:

+ Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

XEM THÊM: Hơn 102 Khoá học kế toán chuyên sâu đa lĩnh vực 1 Kèm 1

việc nắm vững quy trình và chứng từ tạm ứng – thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch. Đừng bỏ lỡ cơ hội học hỏi thêm kiến thức cùng Kế Toán Việt Hưng! Hãy theo dõi ngay Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật các ưu đãi mới nhất về khóa học kế toán và dịch vụ đa lĩnh vực!