Nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN trên hệ thống thuế điện tử thường khiến nhiều người gặp lỗi do không cập nhật kịp thời các thay đổi mới. Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn 2 cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với hệ thống thuế điện tử sau khi nâng cấp năm 2025, giúp tránh lỗi và tiết kiệm thời gian xử lý.
1. Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN
CĂN CỨ QUY ĐỊNH:
– Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
– Khoản 1 Điều 16 Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập ủy quyền quyết toán: Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN là ngày 31/3 của năm tiếp theo.
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN là ngày 30/4 của năm tiếp theo. Nếu ngày này trùng với ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.
→ Tuy nhiên, vì ngày 30/04 và 01/05/2025 là ngày nghỉ lễ (theo Thông báo 6150/TB-BLĐTBXH) tổng cộng 05 ngày liên tục. Hạn nộp tờ khai thuế TNCN cho Quý 1/2025 chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu Quý 2/2025, tức ngày 02/05/2025.
LƯU Ý: Đối với thời gian nộp hồ sơ thuế điện tử, nộp thuế điện tử thì người nộp thuế được thực hiện các giao dịch thuế điện tử 24 giờ trong ngày (kể từ 00:00:00 giờ đến 23:59:59 giờ) và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết theo điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư 19/2021/TT-BTC. |
2. Các trường hợp phát sinh phải nộp tờ khai thuế TNCN
📌Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công: Nếu thu nhập của bạn không qua khấu trừ trực tiếp và bạn có yêu cầu quyết toán hoặc bổ sung thông tin.
📌Cá nhân có thu nhập ngoài lương: Các khoản thu nhập từ đầu tư vốn, cho thuê tài sản, chuyển nhượng tài sản, bán chứng khoán, hay thu nhập khác ngoài tiền lương, tiền công.
📌Cá nhân không phải là lao động hưởng lương cố định: Như chủ hộ kinh doanh, cá nhân làm nghề tự do, hoặc các cá nhân có thu nhập từ hoạt động nghề nghiệp như bác sĩ, luật sư, nghệ sĩ, v.v.
📌Cá nhân có yêu cầu quyết toán thuế: Nếu bạn đã tạm nộp thuế trong năm và có nhu cầu quyết toán thuế để xác nhận số thuế đã nộp là đúng hay cần bổ sung, bạn phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN.
📌Thu nhập không qua khấu trừ thuế: Nếu thu nhập của bạn không bị khấu trừ thuế tại nguồn và bạn có nghĩa vụ tự khai và nộp thuế.
📌Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi: Nếu bạn làm việc ở nhiều nơi và có thu nhập từ các nguồn khác nhau, bạn cần nộp tờ khai thuế TNCN để tổng hợp và quyết toán thuế.
📌Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản: Người bán bất động sản phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân nếu có thu nhập từ việc chuyển nhượng tài sản này.
→ Nếu bạn thuộc một trong những trường hợp trên, bạn phải nộp tờ khai thuế TNCN và thanh toán thuế theo quy định.
3. 02 cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN trên thuế điện tử “Trình ký” và “Tra cứu tờ khai lưu tạm”
Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử (eTax)
– Truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
– Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký (thường là mã số thuế và mật khẩu).
TRƯỜNG HỢP 1: Cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua “Trình ký”
BƯỚC 1: Chọn mục “Khai Thuế”
BƯỚC 2:Tiếp tục chọn “Trình ký”
BƯỚC 3:Màn hình hiển thị “Tệp tờ khai”→ “Chọn tệp tờ khai”→ “Trình ký”
TRƯỜNG HỢP 2: Cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua “Tra cứu tờ khai lưu tạm”
BƯỚC 1: Chọn mục “Khai Thuế”
BƯỚC 2:Tiếp tục chọn “Nộp tờ khai 05/QTT-TNCN từ HTKK”
BƯỚC 3: Hiển thị màn hình “Nộp hồ sơ khai thuế định dạng XML” → “Chọn tệp tờ khai” BƯỚC 4: Tiếp tục chọn “Kiểm tra tờ khai” → Màn hình hiển thị “Tra cứu tờ khai lưu tạm”
BƯỚC 5:Tiếp tục chọn “Ngày kê khai” → “Tra cứu”
BƯỚC 6: Cuối cùng nhấn “Nộp tờ khai”
4. Tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp
Để tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp trên hệ thống Thuế điện tử (eTax) và kiểm tra kết quả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau, dựa trên hình ảnh bạn cung cấp:
BƯỚC 1: Chọn chức năng “Tra cứu”
– Trên thanh menu chính của hệ thống eTax, chọn mục “Tra cứu”.
– Trong menu con, chọn “Tra cứu tờ khai” (như hình ảnh bạn cung cấp).
BƯỚC 2: Nhập thông tin tra cứu
– Tờ khai: Chọn loại tờ khai cần tra cứu. Trong trường hợp này, chọn “Tờ khai quyết toán thuế TNCN” hoặc “–Tất cả–” để xem tất cả các loại tờ khai.
– Mã giao dịch: (Không bắt buộc) Nếu bạn có mã giao dịch của tờ khai, hãy nhập vào ô này để tìm kiếm nhanh hơn.
– Ngày nộp từ ngày: Chọn ngày bắt đầu khoảng thời gian mà bạn muốn tra cứu.
– Đến ngày: Chọn ngày kết thúc khoảng thời gian mà bạn muốn tra cứu.
– Nhấn nút “Tra cứu”.
BƯỚC 3: Xem kết quả tra cứu
– Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai đã nộp trong khoảng thời gian bạn đã chọn.
– Tìm tờ khai quyết toán thuế TNCN mà bạn muốn kiểm tra.
– Cột “Ngày nộp” sẽ hiển thị ngày và giờ bạn đã nộp tờ khai thành công.
LƯU Ý:
- Nếu không thấy tờ khai trong danh sách, hãy kiểm tra lại thông tin đã nhập (đặc biệt là khoảng thời gian tra cứu).
- Đảm bảo bạn đã nộp tờ khai thành công trước khi tra cứu. Nếu tờ khai chưa được nộp thành công, nó sẽ không hiển thị trong kết quả tra cứu.
Với các bước trên, bạn có thể dễ dàng tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp và xác nhận ngày nộp trên hệ thống Thuế điện tử.
5. Mức phạt chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN
Quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về mức phạt chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN:
LƯU Ý: Các mức phạt này áp dụng cho cả cá nhân và tổ chức, nhưng mức phạt cho cá nhân thường bằng một nửa so với mức phạt cho tổ chức.
6. Các câu hỏi thường gặp liên quan liên quan đến nộp tờ khai thuế TNCN
[?] Mình nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN, nhưng khi nộp tờ khai thì hệ thống yêu cầu phải điền thêm vào phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN. Công ty mình mới thành lập và không phát sinh lao động, vậy mình phải điền như thế nào? Mình bấm hoàn thành kê khai mà không được.
✅TRẢ LỜI
Nếu công ty mới thành lập và không phát sinh lao động thì không cần nộp phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN. Phụ lục này chỉ áp dụng cho những công ty có lao động phát sinh trong năm. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN mà không phải điền thông tin vào phụ lục.
[?] Em nộp thuế xong rồi vào nộp Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay. Năm trước nộp thừa nên năm nay em chỉ nộp số tiền chênh lệch. Nhưng NLĐ lại nghỉ hẳn tại các quý tiếp theo của năm 2025, lúc này DN phải bù trừ cho từng cá nhân thế nào và DN lấy căn cứ gì để bù trừ vào các quý tiếp theo?
✅TRẢ LỜI
Căn cứ Cục Thuế trả lời JOA Calibration Vietnam-134-24): Trường hợp doanh nghiệp thực hiện cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/2/2025 của Tổng cục Thuế, nếu phát sinh số tiền thuế TNCN nộp thừa theo quyết toán thì tổ chức tự xác định bù trừ số tiền thuế nộp thừa với số thuế phải nộp của từng cá nhân tại các kỳ khai thuế sau. Theo đó, có thể bù trừ với số thuế phải nộp của cá nhân khác.
[?] Em phát hiện tháng 8/2024 có chi hoa hồng cho cộng tác viên nhưng chưa trích và nộp thuế TNCN. Vậy khi quyết toán thuế năm, em phải xử lý như thế nào ạ?
✅TRẢ LỜI
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế có sai sót, đồng thời tổng hợp dữ liệu đúng vào tờ khai quyết toán năm. Sau đó, bạn làm quyết toán với số đúng và nộp số tiền cần nộp, kèm theo tờ khai bổ sung của tháng 8/quý bị sai lên cơ quan thuế.
[?] Quy trình lập và nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân qua hệ thống eTax bao gồm những bước nào?
✅TRẢ LỜI
Tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải lập danh sách chi tiết số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay từng cá nhân dưới định dạng XML, nộp qua ETAX.
1. Tổ chức chi trả thu nhập phải lập và gửi file XML chi tiết thông tin đã nộp theo từng cá nhân
– Mã số thuế cá nhân
– Họ tên
– Số tiền đã khấu trừ
– Số tiền đã nộp NSNN
– Số thuế TNCN nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)
2. Quy trình thực hiện
🔸 Bước 1: Lập file XML từ phần mềm HTKK → Có hỗ trợ import từ Excel mẫu
🔸 Bước 2: Đăng nhập ETAX
→ Vào chức năng “Tra cứu giấy nộp tiền”
→ Gửi file XML tương ứng với từng chứng từ đã nộp NSNN
→ Nếu không tìm thấy GNT: Dùng mục “Cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML”
LƯU Ý:
– Mỗi chứng từ nộp tiền thuế TNCN → 1 file XML tương ứng ” Theo tháng/Quý”
– Nếu nộp thừa → phải phân bổ lại bù trừ đúng cá nhân
– Trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế → phải đăng ký mã số thuế trước
– Nếu sai thông tin, Cơ quan thuế sẽ phản hồi lỗi để nộp lại
[?] Công ty em đã nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2024 rồi, nhưng hôm nay phát hiện có một lao động bị đánh nhầm tên và MSTCN. Vậy giờ em có thể nộp lại tờ khai quyết toán thuế TNCN không, hay phải nộp bổ sung ạ? Sai sót này không ảnh hưởng đến số tiền thuế, vậy có cần nộp tờ khai tháng/quý không ạ? Vì bên em không phát sinh thuế phải nộp nên cũng không nộp tờ khai tháng/quý.
✅TRẢ LỜI
Trường hợp này bạn hoàn toàn có thể nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN bổ sung để điều chỉnh thông tin sai (tên và mã số thuế cá nhân), dù sai sót không ảnh hưởng đến số tiền thuế.
CÁCH XỬ LÝ
– Lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN năm 2024 trên phần mềm HTKK hoặc cổng thuế điện tử.
– Điều chỉnh lại tên và MST cá nhân đúng trong phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN.
– Gửi lại tờ khai bổ sung lên cơ quan thuế.
Không cần nộp lại tờ khai tháng/quý vì: Bên bạn không phát sinh số thuế phải nộp trong năm.Sai sót chỉ là về thông tin cá nhân, không ảnh hưởng số thuế, nên không làm lại tờ khai tháng/quý.
→ Chỉ cần nộp tờ khai quyết toán bổ sung, không cần làm gì thêm cho tờ khai tháng/quý.
Hy vọng với 2 cách nộp tờ khai thuế TNCN trên thuế điện tử không bị lỗi mà Kế Toán Việt Hưng chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành thủ tục thuế một cách nhanh chóng và chính xác. Bình luận câu hỏi ngay dưới bài viết nếu bạn còn thắc mắc – Cập nhật ưu đãi mới cho các khóa học kế toán tổng hợp, thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!