Đăng ký người phụ thuộc là một bước quan trọng giúp người nộp thuế được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Việc đăng ký người phụ thuộc giờ đây đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ của phần mềm HTKK mới nhất. Với công cụ này, bạn có thể hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi về thuế. Hãy cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng khám phá chi tiết các bước đăng ký người phụ thuộc ngay trong bài viết này!
1. Quy định đăng ký người phụ thuộc mới nhất
TRƯỚC NGÀY 06/02/2025Việc đăng ký người phụ thuộc sẽ được thực hiện theo Thông tư 105/2020/TT-BTC, được ban hành ngày 03/12/2020 và có hiệu lực từ 17/01/2021. Thông tư này quy định cách thức đăng ký người phụ thuộc vào hệ thống thuế, nhằm giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân.
TỪ NGÀY 06/02/2025Kể từ ngày 06/02/2025, các quy định về đăng ký người phụ thuộc sẽ thay đổi và thực hiện theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, ban hành ngày 23/12/2024. Thông tư này sẽ có hiệu lực từ ngày 06/02/2025, áp dụng cho việc đăng ký người phụ thuộc và một số quy định liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.
TỪ NGÀY 01/07/2025Theo Điều 38, Khoản 2 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, sẽ có sự thay đổi lớn trong việc sử dụng mã số thuế:
– Mã số thuế hiện tại (do CQT cấp cho cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh) sẽ vẫn được sử dụng cho đến hết ngày 30/06/2025.
– Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025, mã số thuế của cá nhân, bao gồm cả người phụ thuộc, sẽ được thay thế bằng số định danh cá nhân.
Thay đổi về mã số thuế
– Số định danh cá nhân sẽ do Bộ Công an cấp, có 12 chữ số và sẽ thay thế cho mã số thuế của người phụ thuộc.
– Theo quy định tại Điều 35 của Luật Quản lý thuế, bắt đầu từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng để thay thế hoàn toàn mã số thuế của các cá nhân, bao gồm cả những người phụ thuộc. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý thuế và các thông tin cá nhân liên quan.
LƯU Ý:
– Số định danh cá nhân sẽ được cấp bởi Bộ Công an và có thể thay thế cho mã số thuế người phụ thuộc ngay từ 01/07/2025.
– Người phụ thuộc có nghĩa vụ đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, đảm bảo quyền lợi khi khai thuế.
2. Điều kiện đăng ký người phụ thuộc
Thủ tục đăng ký người phụ thuộc
– Bản đăng ký người phụ thuộc: Điền đầy đủ thông tin theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc: Tùy theo từng đối tượng người phụ thuộc, bạn cần cung cấp các giấy tờ sau:
LƯU Ý
Nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động, ngoài các giấy tờ trên, cần bổ sung:
– Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người không có khả năng lao động.
– Hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như AIDS, ung thư, suy thận mãn, v.v.).
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc lần đầu hoặc khi có thay đổi. Quá thời hạn này, nếu không nộp, người nộp thuế sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.
3. Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc online
Truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập tài khoản:
BƯỚC 1: Thanh công cụ chọn mục “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK”
– Tiếp tục chọn “Chọn tệp hồ sơ”
– Nhấn dòng “Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế”
Sau khi nộp, hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và duyệt tờ khai. Bạn sẽ nhận được thông báo kết quả:
- “Đạt”: Tờ khai đã được duyệt thành công và bạn có thể tiếp tục các bước tiếp theo.
- “Không đạt“: Tờ khai bị từ chối do có thông tin không hợp lệ hoặc thiếu sót.
CÁCH XỬ LÝ
Kiểm tra thông tin nhập vào: Nếu tờ khai bị từ chối, hệ thống sẽ cung cấp thông báo lỗi hoặc thông tin không hợp lệ. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập, đặc biệt là các mục sau:
Mã số thuế: Đảm bảo mã số thuế của cá nhân và người phụ thuộc là chính xác.
- Thông tin người phụ thuộc: Kiểm tra lại họ tên, ngày tháng năm sinh, mối quan hệ với người phụ thuộc.
BƯỚC 2: Chọn mục “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”
– Dòng “Hồ sơ đăng ký thuế”: 20-ĐK-TH-TCT – Tờ khai đăng ký thuế Tổng hợp người phụ thuộc từ tiền lương tiền công.
– Dòng “Ngày kê khai từ ngày”: Điền ngày/tháng/năm tra cứu tờ khai ăăng ký người phụ thuộc.
BƯỚC 3: Chọn “Tra cứu”
Màn hình hiển thị “Mẫu đăng ký người phụ thuộc online”
Theo Luật Quản lý thuế 2019, người phụ thuộc sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất để giảm trừ gia cảnh. Khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ thuế, mã số thuế này sẽ tự động trở thành mã số thuế cá nhân
– Mã số thuế người phụ thuộc được cấp để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế TNCN.
– Người phụ thuộc cần phải đăng ký và có mã số thuế để được giảm trừ gia cảnh.
BƯỚC 3: Chọn “Hoàn thành tờ khai”
BƯỚC 4: Chọn “Ký điện tử và nộp hồ sơ” rồi nhập mã pin ký (cắm USB token vào máy)
BƯỚC 5: Kiểm tra kết quả qua email đã đăng ký để nhận thông báo từ CQT
Hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp hai thông báo qua email:
Email đầu tiên là thông báo xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
- Email thứ hai sẽ cung cấp kết quả cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
Sau khi nhận được email thứ hai, bạn hãy kiểm tra kết quả trên thông báo trong email để xác định liệu việc đăng ký đã thành công hay có bất kỳ lỗi nào phát sinh.
→ Để tra cứu chi tiết kết quả cấp mã số thuế, doanh nghiệp có thể truy cập vào trang web http://thuedientu.gdt.gov.vn.
4. Cách đăng ký người phụ thuộc trên HTKK
BƯỚC 1: Tại mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” chọn “20-DK-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC”
BƯỚC 2: Hiển thị “Chọn kỳ tính thuế” trên hệ thống phần mềm HTKK -> “Đồng ý”
BƯỚC 3: Mẫu đăng ký người phụ thuộc trên HTKK
– Chọn “Đăng ký thuế”
– Điền đầy đủ thông tin nhấn “Ghi”
(1) Chọn thông tin: “Đăng ký thuế” hoặc “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”
– Doanh nghiệp chọn 1 trong 2 mục để khai báo tùy theo việc đăng ký thuế mới hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc.
(2) Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam:
– Kê khai số định danh cá nhân vào mục 6, không cần điền các mục từ 7 đến 17. Cơ quan thuế sẽ tự động lấy thông tin địa chỉ từ cơ sở dữ liệu quốc gia.
(3) Trường hợp thay đổi thông tin:
– Kê khai mã số thuế hoặc số định danh cá nhân đã có. Các mục thay đổi được khai đầy đủ, còn mục không thay đổi thì để trống.
(4) Kê khai thông tin về thời gian giảm trừ cho 2 cột chỉ tiêu 21 và 22
Cột chỉ tiêu 21: Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)
– Trường hợp 1: Đăng ký lần đầu: Ghi tháng bắt đầu phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng đầu tiên trong năm đăng ký.
VD 1: Nếu người phụ thuộc sinh vào tháng 3/2025, ghi “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ” là 03/2025.
VD 2: Nếu người phụ thuộc sinh vào tháng 11/2023, ghi “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ” là 01/2023 (tháng đầu tiên trong năm đăng ký).
– Trường hợp 2: Đăng ký giảm trừ cho các năm trước: Ghi tháng/năm bắt đầu tính giảm trừ.
VD: Nếu vào tháng 12/2025, NLD muốn tính giảm trừ từ tháng 3/2025, thì khai là tháng 3/2025.
**Trường hợp thay đổi nơi làm việc: Nếu NLD thay đổi công ty, khai thời điểm giảm trừ tại công ty mới.
VD: Nếu Chỉ Minh chuyển công tác sang công ty Thiên Ứng vào tháng 4/2025, thì khai “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ” là 04/2025.
**Trường hợp chuyển NPT từ NLD này sang NLD khác: NPT sẽ chuyển theo công ty mới và tính giảm trừ từ tháng NLD mới đăng ký.
VD: NPT là con, chuyển từ công ty này sang công ty khác từ tháng 6/2023, thì giảm trừ sẽ áp dụng từ tháng 6/2023 đến tháng 12/2024.
Cột chỉ tiêu 22: Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)
– Trường hợp thay đổi thời điểm kết thúc giảm trừ: Khi NLD thay đổi công ty hoặc thay đổi thông tin giảm trừ, cần khai báo lại thời điểm kết thúc tính giảm trừ.
BƯỚC 4: Kết xuất tờ khai Bảng tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công dạng XML để nộp qua mạng.
XEM THÊM
Cách làm thủ tục cắt giảm người phụ thuộc mẫu 20-ĐK-TH-TCT theo TT95
Mẫu đăng ký ngừng giảm trừ người phụ thuộc qua thuedientu.gdt
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến đăng ký người phụ thuộc
[?] Trường hợp mình có nộp tờ khai đăng ký MST người phụ thuộc, vào chỗ kiểm tra thông tin thì cứ báo 1 loạt ” KHÔNG ĐẠT ” là như thế nào? Không biết bị sai ở đâu?
✅TRẢ LỜI
CÁCH 1: Khi bạn gặp thông báo “KHÔNG ĐẠT” trong phần kiểm tra thông tin khi nộp tờ khai đăng ký mã số thuế (MST) người phụ thuộc, bạn nên: Thay vì nộp tờ khai 20TH, bạn có thể nộp tờ khai 02TH để thực hiện đăng ký MST người phụ thuộc. Là một giải pháp thay thế mà bạn có thể thử.
CÁCH 2: Kiểm tra tên người nộp thuế và người phụ thuộc. Một trong những lý do phổ biến khiến hệ thống báo “không đạt” là do bạn nhập tên người nộp thuế và người phụ thuộc bằng chữ in hoa trong khi hệ thống yêu cầu phải nhập theo đúng định dạng. Bạn đã thử nhập tên bằng chữ in hoa và thấy “đạt”, điều này cho thấy rằng hệ thống có thể đang yêu cầu nhập đúng định dạng cho tên.
[?] Ngưòi nộp thuế đã đăng ký người phụ thuộc cấp mã thành công, nhưng đăng nhập etax mobile tra cứu NPT không có là bị sao?
✅TRẢ LỜI
(1) Thông tin chưa cập nhật trên hệ thống eTax cần đợi thêm một thời gian và tra cứu lại sau.
(2) Hệ thống thuế gặp sự cố: Đôi khi hệ thống của TCT có thể gặp sự cố tạm thời, làm gián đoạn quá trình tra cứu thông tin cần thử lại sau 01 thời gian hoặc liên hệ với CQT.
(3) Cập nhật ứng dụng eTax Mobile phiên bản mới nhất để đảm bảo không gặp lỗi do phiên bản cũ.
(4) Liên hệ với cơ quan thuế.
[?] Em đăng ký MST cho nhân viên mới tên là Nguyễn Đức Mạnh trên tờ khai 05-ĐK-TH-TCT
(1) Khi tick vào ô “Đăng ký thuế” thì kết quả trả về là : “Số giấy tờ tùy thân của NNT trùng với số giấy tờ của NNT Nguyễn Đức Mạnh, MST 8572566238….”
(2) Rồi em làm lại, tick vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” thì kết quả trả về là “MST 8572566238 kê khai trên hồ sơ không phải của cá nhân…”
(3) Em dùng MST trên để tra cứu thì không thấy thông tin, dùng MST đó để đăng ký tài khoản trên [canhan.gdt.gov](http://canhan.gdt.gov/…) thì thông báo là “không dùng MST người phụ thuộc để đăng ký được”
Vậy giờ em phải làm sao để đăng ký cho nhân viên trên MST của người đi làm thu nhập từ tiền lương ạ?
✅TRẢ LỜI
Khi bạn đăng ký MST cho người phụ thuộc (NPT), thực chất đó chính là MST của cá nhân. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải chuyển đổi MST người phụ thuộc sang một mã số thuế khác. Bạn có thể sử dụng MST người phụ thuộc đó để kê khai quyết toán thuế và thực hiện các thủ tục thuế khác mà không cần phải kê khai lại tờ khai 05-ĐK-TH-TCT (mẫu tờ khai đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân chưa có MST).
– Không cần chuyển đổi MST người phụ thuộc vì đó chính là MST cá nhân.
– Bạn có thể dùng MST người phụ thuộc để kê khai quyết toán thuế mà không cần kê khai lại tờ khai 05-TH.
– Chuyển trạng thái từ MST NPT sang MST người nộp thuế (nếu cần): Nếu có yêu cầu chuyển đổi trạng thái từ MST người phụ thuộc sang MST người nộp thuế chính, bạn có thể làm theo hướng dẫn từ TCT hoặc CQT địa phương, vì quá trình này có thể cần sự xác nhận và điều chỉnh trong hệ thống thuế.
[?] Hiện tại, con đang đăng ký NPT của vợ muốn đổi qua đăng ký người phụ thuộc của chồng mà cùng 01 công ty thì thủ tục làm như nào?
✅TRẢ LỜI
– Báo giảm người phụ thuộc cho chồng và báo tăng người phụ thuộc cho vợ qua tờ khai 20-ĐK.
– Sau đó, bạn nộp tờ khai qua phần mềm HTKK để cập nhật thông tin chính xác về việc chuyển đổi người phụ thuộc giữa vợ và chồng.
[?] Mình làm quyết toán TNCN xong rồi, đã nộp thuế chấp nhận rồi, nhưng người lao động muốn đăng ký thêm người phụ thuộc thì mình đăng ký thêm trước 31/3 cho họ người phụ thuộc năm 2024 mà không phải làm lại quyết toán có được không ạ?
✅TRẢ LỜI
– Bạn có thể đăng ký người phụ thuộc mới cho người lao động trước 31/03 để áp dụng cho năm 2024 mà không cần phải làm lại quyết toán thuế cho năm 2023.
– Nếu người lao động đã ủy quyền, bạn có thể nộp lại quyết toán thuế và bỏ tick ủy quyền, để họ tự kê khai và nhận chứng từ khấu trừ thuế.
Với 02 cách đăng ký người phụ thuộc online và phần mềm HTKK mới nhất, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm thời gian và hoàn thành thủ tục nhanh chóng. Nếu bạn cần hỗ trợ 1:1 miễn phí về nghiệp vụ kế toán, đừng quên tham gia ngay Zalo Kế Toán Việt Hưng và nhận ưu đãi đặc biệt cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế, cùng gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực. Cùng chúng tôi giải quyết mọi vấn đề kế toán ngay hôm nay!