Cuối năm là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất công tác kế toán và chuẩn bị báo cáo tài chính. Một trong những công việc quan trọng là các sổ sách kế toán cần in cuối năm để đảm bảo tính hợp pháp và chuẩn xác trong công tác kiểm toán, báo cáo thuế. Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn các sổ sách cần in và những lưu ý quan trọng về hóa đơn chứng từ mà doanh nghiệp cần thực hiện.
THAM KHẢO
Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị trước khi quyết toán thuế
Mẫu sổ sách kế toán trên Excel theo theo Thông tư 200, Thông tư 133
1. Mục đích và thời điểm sử dụng sổ sách kế toán cần in cuối năm
– Là chuẩn bị cho việc tổng hợp và hoàn thiện báo cáo tài chính cuối năm. Các sổ sách này cung cấp một cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong cả năm tài chính.
– Thường được in vào cuối năm tài chính để đối chiếu, kiểm tra và chuẩn bị cho công tác kiểm toán hoặc thanh tra của cơ quan thuế.
– Bao gồm các sổ sách như: sổ cái, sổ nhật ký, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết tiền mặt, sổ thuế, bảng cân đối kế toán, và báo cáo tài chính cuối năm.
→ Các sổ sách này chủ yếu được yêu cầu cho việc tổng hợp và báo cáo tài chính cuối năm, phục vụ cho các hoạt động kiểm toán, kiểm tra, và các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Các tài liệu này không cần phải gửi cho CQT trừ khi có yêu cầu.
→ Sổ sách kế toán cần in cuối năm chủ yếu phục vụ cho công tác tổng hợp BCTC và chuẩn bị cho các công tác kiểm toán, BCTC. Cũng là sự khác biệt so với sổ sách kế toán cần in trước khi quyết toán thuế chủ yếu phục vụ cho việc kê khai thuế, quyết toán thuế và xác minh các khoản thuế phải nộp.
2. Đâu là các sổ sách kế toán cần in cuối năm?
2.1 Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa – bán hàng hóa
✅ Đối với hàng hóa mua TRONG NƯỚC:
|
– Đơn đặt hàng: Cần lưu trữ và kiểm tra với các đơn hàng đã đặt. – Hợp đồng kinh tế: Đảm bảo hợp đồng được ký kết rõ ràng và đầy đủ các điều khoản về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng. – Hóa đơn GTGT: Hóa đơn phải hợp lệ và được lưu giữ đầy đủ theo quy định của pháp luật. – Chứng từ thanh toán cho người bán: Đặc biệt đối với các hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, cần phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (không dùng tiền mặt). – Biên bản bàn giao: Làm thủ tục bàn giao nguyên vật liệu, hàng hóa. – Đối chiếu công nợ vào cuối năm: Đảm bảo số liệu công nợ của các nhà cung cấp được đối chiếu, xác nhận đúng trước khi lập BCTC cuối năm. |
✅ Đối với hàng hóa bán TRONG NƯỚC:
|
– Hợp đồng bán hàng: Ký hợp đồng rõ ràng giữa doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm các điều khoản về giá cả, thời gian giao hàng. – Hóa đơn GTGT: Cần đảm bảo hóa đơn bán hàng hợp lệ, có đầy đủ thông tin theo yêu cầu. – Đơn đặt hàng: Ghi nhận đơn đặt hàng của khách hàng trước khi xuất hóa đơn. – Biên bản bàn giao: Làm biên bản bàn giao sản phẩm cho khách hàng. – Đối chiếu công nợ cuối năm: Đảm bảo đối chiếu công nợ với khách hàng trước khi lập BCTC cuối năm. – Hàng bán bị trả lại: Đối với hàng hóa bị trả lại, cần có biên bản và các thỏa thuận của các bên liên quan. |
✅ Trường hợp hàng hóa mua bán từ NGOÀI NƯỚC:
|
– Đơn đặt hàng quốc tế – Hợp đồng mua bán quốc tế – Hóa đơn GTGT quốc tế (hoặc hóa đơn xuất khẩu/ nhập khẩu) – Chứng từ thanh toán quốc tế – Vận đơn (Bill of Lading) – Chứng từ hải quan – Biên bản bàn giao hàng hóa – Bảng kê hóa đơn nhập khẩu/ xuất khẩu – Biên bản trả lại hàng hóa (nếu có) |
2.2 Chi phí tiền lương, tiền công
Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:
– Hợp đồng lao động: Cần có hợp đồng lao động chính thức với nhân viên.
– Quy chế tài chính: Quy định chi tiết về chế độ tài chính của công ty.
– Quy chế tiền lương, thưởng, công tác phí: Quy định chi tiết về lương, thưởng, công tác phí của nhân viên.
– Thỏa ước lao động tập thể (nếu có): Làm cơ sở để quy định quyền lợi cho người lao động.
– Quyết định tăng lương (trong trường hợp có tăng lương): Cần có quyết định hợp pháp.
– Bảng chấm công hàng tháng: Ghi nhận chi tiết số ngày làm việc của từng nhân viên.
– Bảng thanh toán tiền lương: Chứng từ xác nhận việc thanh toán tiền lương.
– Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng: Quy định về mức lương cho từng vị trí công việc.
– Phiếu chi thanh toán lương: Lưu giữ chứng từ thanh toán lương cho nhân viên.
– Mã số thuế thu nhập cá nhân: Danh sách nhân viên có mã số thuế thu nhập cá nhân.
– Hồ sơ nhân sự đầy đủ: Bao gồm sơ yếu lý lịch, bằng cấp, CCCD của nhân viên.
– Hợp đồng giao khoán: Đối với lao động theo hợp đồng giao khoán, cần có hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.
2.3 Các khoản phụ cấp cho người lao động
Nếu DN có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca cần có các chứng từ và quy định sau:
– Hợp đồng lao động: Quy định rõ các phụ cấp trong hợp đồng.
– Thỏa ước lao động tập thể: Để quy định các khoản phụ cấp.
– Quy chế tài chính: Lưu trữ chứng từ chi tiền cho người lao động.
2.4 Chi phí công tác
– Quyết định cử đi công tác: Xác nhận rõ ràng về người đi công tác, nội dung, thời gian, phương tiện.
– Giấy đi đường có xác nhận của doanh nghiệp cử đi công tác: Cung cấp thông tin về ngày đi, ngày về.
– Chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Bao gồm vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi…
2.5 Chi mua sắm tài sản cố định hoặc nhượng bán, thanh lý tài sản
✅ Hồ sơ ghi tăng tài sản cố định
|
– Quyết định mua tài sản cố định (TSCĐ). – Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng. – Hóa đơn GTGT. – Biên bản giao nhận tài sản. – Chứng từ thanh toán. – Hồ sơ quyết toán công trình (nếu là xây dựng cơ bản). |
✅ Hồ sơ ghi giảm tài sản cố định
|
– Quyết định thanh lý tài sản. – Hợp đồng bán tài sản. – Hóa đơn bán tài sản. – Biên bản bàn giao tài sản. – Chứng từ thanh toán. |
2.6 Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát
– Hợp đồng kinh tế khi thuê dịch vụ nghỉ mát.
– Quyết định của Giám đốc về việc tổ chức nghỉ mát.
– Hóa đơn chi phí liên quan đến dịch vụ nghỉ mát.
– Chứng từ thanh toán liên quan.
2.7 Các chi phí mua hàng trực tiếp từ người dân hoặc cá nhân kinh doanh
– Hợp đồng mua bán.
– Chứng từ thanh toán cho người bán.
– Bảng kê 01/TNDN.
2.8 Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản
– Biên bản góp vốn.
– Biên bản định giá tài sản.
– Chứng từ liên quan.
2.9 Chứng từ ngân hàng
– Sổ phụ ngân hàng.
– Giấy báo nợ, báo có.
2.10 Hồ sơ vay mượn cá nhân, tổ chức
– Hợp đồng vay với cá nhân hoặc tổ chức.
– Chứng từ trả nợ (gốc và lãi).
2.11 Chi phí tiếp khách, công tác phí, hội nghị, hội thảo
– Hợp đồng dịch vụ với các nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến tổ chức sự kiện.
– Chứng từ thanh toán: Hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu liên quan đến chi phí tiếp khách, hội nghị, hội thảo.
– Biên bản họp, tài liệu sự kiện: Bao gồm các tài liệu xác nhận chi phí hợp lý và cần thiết.
2.12 Chi phí quảng cáo, marketing và khuyến mại
– Hợp đồng quảng cáo: Nếu sử dụng dịch vụ quảng cáo bên ngoài.
– Chứng từ thanh toán: Hóa đơn, phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho dịch vụ quảng cáo, marketing.
– Biên bản bàn giao hoặc thỏa thuận dịch vụ nếu có sự tham gia của các đối tác.
2.13 Chi phí đào tạo, huấn luyện nhân sự
– Hợp đồng đào tạo, huấn luyện: Quy định rõ ràng nội dung, chương trình, người tham gia.
– Biên bản bàn giao hoặc chứng nhận sau khóa học.
– Chứng từ thanh toán: Hóa đơn thanh toán cho các đơn vị đào tạo, tổ chức huấn luyện.
2.14 Chứng từ liên quan đến các khoản phúc lợi khác cho người lao động
– Các khoản hỗ trợ học phí cho con em người lao động.
– Chứng từ thanh toán hoặc xác nhận chi trả các khoản hỗ trợ cho người lao động hoặc gia đình họ.
2.15 Hóa đơn điện, nước, văn phòng phẩm và chi phí vận hành khác
– Hóa đơn điện, nước: Các chứng từ cần thiết để ghi nhận chi phí cho các dịch vụ này.
– Chứng từ chi phí văn phòng phẩm: Các hóa đơn, phiếu chi liên quan đến chi phí này.
2.16 Sổ sách và báo cáo chi tiết về các khoản vay, nợ dài hạn hoặc ngắn hạn
– Hợp đồng vay hoặc các chứng từ liên quan đến khoản vay.
– Sổ phụ ngân hàng và chứng từ thanh toán: Để xác nhận các khoản nợ hoặc các khoản vay mà doanh nghiệp phải trả hoặc đã trả trong năm.
2.17 Các chi phí liên quan đến BHXH, BHYT
– Chứng từ đóng bảo hiểm: Hóa đơn, chứng từ nộp BHXH, BHYT cho nhân viên.
– Báo cáo chi phí bảo hiểm: Cung cấp thông tin về các khoản bảo hiểm bắt buộc và tự nguyện của DN.
3. Các sổ sách cần in cuối năm theo hình thức Nhật ký chung (NKC)
Sổ nhật ký chính
|
– Sổ nhật ký chung: Ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. – Sổ nhật ký thu tiền: Ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. – Sổ nhật ký chi tiền: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. – Sổ nhật ký bán hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. – Sổ nhật ký mua hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ. |
Sổ quỹ và ngân hàng
|
– Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi biến động tiền mặt tại quỹ. – Sổ tiền gửi ngân hàng: Kèm theo sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan. |
Sổ công nợ
|
– Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu: Theo dõi công nợ chi tiết với từng khách hàng. – Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả: Theo dõi công nợ chi tiết với từng nhà cung cấp. – Sổ chi tiết tạm ứng: Theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên. – Sổ chi tiết phải thu/phải trả khác: Ghi nhận các khoản phải thu, phải trả không thuộc hoạt động chính. |
Sổ chi tiết các tài khoản
|
– Sổ chi tiết vay/mượn khác: Theo dõi các khoản vay ngắn hạn, dài hạn hoặc mượn khác. – Sổ chi tiết ngân hàng: Ghi nhận biến động tiền gửi chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng. – Sổ cái các tài khoản: Phải có sổ cái cho tất cả các tài khoản phát sinh trên bảng cân đối phát sinh. |
LƯU Ý:
-
Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước (NSNN) kẹp cùng TK 333.
-
Các khoản vay ngắn/dài hạn kẹp cùng TK 311, 341.
-
Bảng lương, bảng chấm công kẹp cùng TK 334.
Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ:
|
– Sổ theo dõi TSCĐ: Ghi nhận chi tiết từng TSCĐ (giá trị, khấu hao, thời gian sử dụng, v.v.). – Sổ theo dõi CCDC: Ghi nhận chi tiết CCDC theo từng lần xuất/nhập. |
Sổ kho và vật tư
|
– Thẻ kho: Ghi nhận chi tiết số lượng nhập, xuất, tồn kho theo từng mã hàng hóa. – Sổ chi tiết vật tư: Theo dõi chi tiết giá trị vật tư, hàng hóa nhập/xuất/tồn. – Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn: Tổng hợp số lượng và giá trị nhập – xuất – tồn từng kho, từng loại hàng hóa. |
4. Chứng từ kế toán sổ sách cần in cuối năm
[1] Tờ khai thuế
– Xếp theo thứ tự:
- Tờ khai 01/GTGT.
- Bảng kê 01-2/GTGT (hóa đơn bán ra).
- Bảng kê 01-1/GTGT (hóa đơn mua vào).
- Tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý.
– Xếp hóa đơn bán ra theo thứ tự trên bảng kê, hóa đơn mua vào theo thứ tự trên bảng kê.
– Nếu có chứng từ thanh toán của hóa đơn mua vào thì kẹp luôn cùng hóa đơn để thuận tiện khi thanh kiểm tra thuế (như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng).
[2] Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất
In theo từng tệp riêng:
– Phiếu thu: Kẹp riêng và đánh số thứ tự theo ngày/tháng/năm.
– Phiếu chi: Kẹp riêng cùng chứng từ gốc (hóa đơn, hợp đồng).
– Phiếu nhập, phiếu xuất: Kẹp theo từng lô hàng, đi kèm biên bản giao nhận và hóa đơn.
[3] Bảng đăng ký mã số thuế TNCN, giảm trừ gia cảnh
Đính kèm:
– Danh sách đăng ký mã số thuế TNCN của người lao động.
– Bản cam kết thuế TNCN: Mẫu 08/CK-TNCN (nếu có).
CMND/CCCD photo của người lao động.
– Bảng đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có).
– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) của nhân viên, đặc biệt với HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ thuế TNCN.
[4] Hợp đồng mua bán, biên bản xác nhận công nợ
Hợp đồng mua bán:
– Lưu kèm biên bản xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
– Định kỳ: Đến ngày 31/12 hàng năm, rà soát danh sách khách hàng, nhà cung cấp theo tài khoản 131 (phải thu) và 331 (phải trả) để đối chiếu và hoàn thiện.
LƯU Ý:
- Kiểm tra thời hạn thanh toán trên hợp đồng. Nếu sổ 331 vẫn còn công nợ mà thời hạn thanh toán đã hết, cần bổ sung ngay để tránh bị loại hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Đính kèm chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng) hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có).
[5] Biên bản kiểm kê
Cuối năm tài chính:
– Lập biên bản kiểm kê TSCĐ, công cụ dụng cụ (CCDC), tiền mặt.
– Kẹp cùng các chứng từ liên quan như biên bản bàn giao tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, bảng phân bổ CCDC, bảng khấu hao tài sản cố định.
[6] Hóa đơn điện tử
Hóa đơn bán ra và mua vào:
– Hóa đơn điện tử cần được in ra bản giấy (nếu chưa lưu trữ điện tử đồng bộ).
– Lưu file mềm của hóa đơn theo đúng định dạng XML và PDF.
– Kẹp hóa đơn bán ra theo thứ tự bảng kê, hóa đơn mua vào theo bảng kê tương ứng.
[7] Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Lưu trữ hồ sơ liên quan:
– Danh sách đăng ký BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ.
– Thông báo của cơ quan BHXH về mức đóng, mã số BHXH.
– Bảng kê khấu trừ BHXH trên bảng lương.
[8] Biên bản làm việc với cơ quan thuế
6. Lưu ý khi ký hóa đơn
|
Quy định mới về chữ ký và xác nhận chứng từ điện tử từ 01/01/2025: Theo khoản 4 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử, và chữ ký này có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2025, theo quy định mới, chứng từ điện tử ngoài chữ ký điện tử còn có thể xác nhận bằng các phương tiện điện tử khác được pháp luật giao dịch điện tử công nhận. Điều này có nghĩa là bắt buộc chứng từ điện tử phải có 1 trong 2 hình thức xác nhận: – Chữ ký điện tử. – Phương tiện xác nhận điện tử khác phù hợp với quy định pháp luật. LƯU Ý: Việc tuân thủ quy định mới này là bắt buộc từ năm 2025, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của chứng từ kế toán trong môi trường điện tử. |
Nếu có bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến nghiệp vụ kế toán cần được giải đáp ngay vui lòng gửi về hộp chat box logo xanh ngay góc phải màn hình để được hỗ trợ 1:1 trực tiếp cùng cố vấn chuyên môn hoàn toàn MIỄN PHÍ 24/7.
Các sổ sách kế toán cần in vào cuối năm nhằm mục đích tổng hợp, đối chiếu và lưu trữ thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong cả năm tài chính. Đây là bước chuẩn bị để doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính đầy đủ, kiểm tra lại các nghiệp vụ tài chính, và tuân thủ yêu cầu về báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ cần thiết cho việc kiểm toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Đừng quên theo dõi Fanpage để cập nhật ưu đãi khóa học kế toán – dịch vụ kế toán mới nhất