Bảng chấm công nhân viên là biểu mẫu dùng để theo dõi ngày công, chế độ, trợ cấp,… làm căn cứ tính toán tiền lương cho nhân viên. Vậy, làm thế nào để có một bảng chấm công khoa học, dễ hiểu? Bài viết này, kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc cách lập bảng châm công nhân viên.
Bảng chấm công nhân viên hiện nay được kế toán viên thực hiện trên excel. Do đó, kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạp lập bảng chấm công trên excel.
XEM THÊM
Khoá học thực hành kế toán tiền lương
Chia sẻ kinh nghiệm kế toán tiền lương – Kế toán Việt Hưng
Kế toán tiền lương trong công ty vận tải
Mô hình bảng chấm công nhân viên trên excel
Trước khi lập file excel, bạn cần xác định số lượng nhân viên trong doanh nghiệp, nội dung bên trong bảng excel,….
- Một bảng excel sẽ gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet là danh sách nhân viên
- Ký hiệu chấm công được dùng
- Trong mỗi bảng chấm công cần ghi rõ ngày trong tháng. Vào ngày nghỉ thì để màu khác so với ngày thường.
- Các ngày nghỉ lễ cũng cần đánh dấu màu sắc để dễ theo dõi, quan sát
- Hàng ngày sẽ chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính tổng số ngày công trong tháng.
Cách lập bảng chấm công nhân viên
Sheet danh sách nhân viên
- Nội dung chủ yếu trong sheet này là tên và mã số nhân viên. Cần tạo mã để tránh trường hợp trùng tên.
- Ngoài ra, bạn có thể bổ sung các thông tin liên quan như: số CMT, quê quán, địa chỉ, ngày sinh,….
Lưu ý:
Bạn nên chừa ra khoảng 2 -3 dòng trên cùng để tạo liên kết tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung thêm.
Sheet tháng
Bạn cần tao khung cho bảng chấm công nhân viên, gồm:
- Tiêu đề – Bảng chấm công
- Tháng trong năm
- Bộ phận chấm công
- Định mức ngày công trong tháng
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày trong tháng
- 4 – 5 Cột tính quy ra công trong tháng
- Cột ghi chú
Bạn nên co độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên để rộng.
Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Đặt ký hiệu chấm công
Kế toán viên chọn một vài ký hiệu chấm công cho 1 số loại công như sau:
- Ngày công thực tế đi làm
- Nửa ngày công
- Ngày nghỉ hưởng nguyên lương
- Nghỉ không lương
Lưu ý: Mỗi ký hiệu chấm công sẽ tương ứng với một cột quy ra công. Ngoài ra, thêm 1 cột tính tổng số công.
Bảng chấm công nhân viên trên được lập với đầy đủ các thông tin cần thiết. Kế toán viên căn cứ theo đó để tính lương thưởng cho cán bộ công nhân viên. Hạn chế sai sót trong khi tính ngày công đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho các bạn kế toán viên. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề. Chúc các bạn thành công!