Thủ tục về hồ sơ lương cần chuẩn bị khi quyết toán thuế
Tiền lương là một trong ba khoản chi phi chính cấu thành nên chi phí của doanh nghiệp. Vì vậy khi cơ quan thuế đến kiểm tra thì tiền lương sẽ có nhiều thủ tục, hồ sơ cần phải giải trình. Sau đây lamketoan.vn sẽ hướng dẫn các bạn chuẩn bị những chứng từ, hồ sơ cho phần tiền lương này
1. Những hồ sơ chính cần chuẩn bị cho công tác quyết toán thuế
1.1. Hồ sơ của người lao động
- Hợp đồng lao động của tất cả người lao động đã và đang làm việc tại công ty bao gồm: hợp đồng lao động dài hạn, hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán
- Hồ sơ cá nhân từng người lao động bao gồm: sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao sổ hộ khẩu, bản sao chứng minh thư nhân dân, bản sao bằng cấp, chứng chỉ học nghề, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ khác kèm theo (nếu có)
1.2. Các văn bản quy định tại doanh nghiệp
- Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định lương
- Quy chế nhân viên
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)
1.3. Các chứng từ tiền lương
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng lương hàng tháng (có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo và người lao động)
- Chứng từ thanh toán tiền lương: phiếu chi tiền lương (nếu thanh toán lương bằng tiền mặt), giấy báo nợ ngân hàng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản)
- Thông báo nộp bảo hiểm của BHXH hàng tháng
- Thang bảng lương do doanh nghệp tự xây dựng
- Bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động
- Bảng đối chiếu bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm
- Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có)
- Tờ khai thuế TNCN hàng tháng, hàng quý (nếu có), tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm
- Chứng từ nộp tiền thuế TNCN (nếu có): giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước
Xem thêm:
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cần chuẩn bị khi quyết toán thuế TNCN
Tính thuế TNCN và quyết toán thuế TNCN đối với lao động có thu nhập từ 2 nơi trở lên
2. Những hồ sơ chi tiết cho từng khoản chi lương cần chuẩn bị
Khi cơ quan thuế vào quyết toán kiểm tra thuế tại doanh nghiệp thì công việc chính của họ là kiểm tra xem những khoản chi phí mà doanh nghiệp cho vào chi phí hợp lý, hợp lệ có đầy đủ chứng từ và chính xác không. Vì vậy, trước khi đoàn vào kiểm tra, kế toán phải rà soát lại toàn bộ chứng từ thu, chi, chứng từ ngân hàng xem nó đã đúng và đủ chưa để không bị loại ra trước khi tính thuế. Như vậy chúng ta phải bám sát vào thông tư để làm cho đúng.
Căn cứ khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định
2.1. Các khoản chi tiền lương
– Đối với các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
→ Phải có phiếu chi lương thực tế: có đầy đủ chữ ký lãnh đạo và người lao động
– Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động
→Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng do lãnh đao quy định theo quy chế tài chính công ty.
2.2. Khoản chi về tiền nhà ở đối với người lao động (kể cả người nước ngoài):
→Phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
– Chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV, thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh
→ Không được đưa vào chi phí được trừ
2.3. Chi trang phục
Phần chi trang phục bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ và chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm → Thì được tính vào chi phí hợp lý
2.4. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến
Doanh nghiệp phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến và có quy định bằng văn bản cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến
2.5. Chi đi công tác (vé tàu xe, vé máy bay, tiền ăn ở)
+ Phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
+ Giấy đi đường, quyết định cử đi công tác
+ Các khoản này phải có trong quy chế tài chính của công ty với mức tiền cụ thể
- Các khoản chi thêm cho lao động nữ theo mục 2.10, khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015 quy định
- Mức tiền chi cho người lao động tối đa 3 triệu đồng/người/năm để trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ
→ Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của công ty (Nghị định 146/2017/NĐ/CP)
2.6. Khoản chi trợ cấp mất việc làm cho người lao động:
Chi tiết mức trợ cấp mất việc làm theo điều 49 của Bộ luật lao động số 10/2012/QH13
- Khoản thực chi cho hoạt động phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp: chi tiết tại khoản mục 2.30, khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015 quy định
- Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động
- Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động: chi tiết tại mục 2.30, khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015 quy định
3. Cách kiểm tra đối chiếu sổ sách
3.1. Tài khoản mà chúng ta cần quan tâm đến ở đây là 2 tài khoản chính:
- TK 334: Lương và các khoản phải trả người lao động
- TK 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác
+ Số dư Nợ TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 của bảng cân đối tài khoản
+ Tổng phát sinh Có TK 334 trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập trên bảng lương ( lương, phụ cấp,…)
+ Tổng phát sinh Nợ trong kỳ TK 334 = Tổng các khoản đã thanh toán + các khoản giảm trừ bảo hiểm + tạm ứng (nếu có)
+ Tổng số dư Có cuối kỳ TK 334 = Số dư Có cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản
+ Đối chiếu giữa thông báo nộp bảo hiểm của BHXH với phần trích nộp bảo hiểm của doanh nghiệp đã đúng và đủ chưa.
3.2. Kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ
- Kiểm tra lại xem tên tuổi người lao động đã đúng chưa giữa bảng lương với tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Kiểm tra xem hợp đồng lao động đã đủ chưa
- Các khoản thu nhập và phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong hợp đồng lao động chưa. Nếu chưa phải làm phụ lục hợp đồng lao động đưa hết vào trong hợp đồng lao động các khoản: lương, thưởng, phụ cấp…Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định cụ thể trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty
- Đối với những lao động thời vụ, thử việc: Doanh nghiệp phải khấu trừ lại thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập đối với thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần. Nếu không muốn khấu trừ 10% thì phải làm mẫu 02-CK-TNCN (Thông tư 92/2015/TT-BTC)
- Nếu là lao động nước ngoài thì khấu trừ 20% trước khi trả thu nhập
KẾT LUẬN: Để có thể chuẩn bị tốt cho công tác quyết toán thuế liên quan đến người lao động. Thì người làm kế toán phải nắm chắc luật, phát sinh đến đâu làm chuẩn bị chứng từ luôn đến đó, để tránh những sai sót xảy ra.
Xem thêm: Tự quyết toán thuế TNCN qua mạng mới nhất năm 2018