Các thủ tục hồ sơ giảm trừ gia cảnh cần chuẩn bị khi quyết toán thuế TNCN
Căn cứ: Thông tư 111/2013/TT-BTC
Thông tư 95/2016/TT-BTC
Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế trực thu, đánh trực tiếp vào người lao động. Tuy nhiên, theo quy định của luật kế toán thì khi người lao động ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ làm thay công việc quết toán cho cá nhân. Vì vậy, thuế TNCN vẫn sẽ là một mảng thuế mà cơ quan thuế sẽ vào thanh kiểm tra doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Sau đây Lamketoan.vn sẽ hướng dẫn thủ tục và hồ sơ chuẩn bị cho quyết toán thuế TNCN
Xem thêm: Các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN
1. Một số lưu ý khi đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Muốn đăng ký được mã số thuế của NPT thì người nộp thuế đó phải có mã số thuế cá nhân
- Khi đăng ký giảm trừ gia cảnh thì NPT sẽ được cơ quan thuế cấp cho một mã số thuế và dùng để giảm trảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế
- Khi có sự thay đổi thông tin NPT thì thực hiện đăng ký thay đổi lại thông tin NPT
2. Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh
- NNT làm giấy ủy quyền quyết toán thay cho doanh nghiệp theo mẫu: 02/UQ- QTT-TTNCN (theo thông tư 92/2015/TT-BTC).
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cá nhân ủy quyền quyết toán thay. Thì doanh nghiệp lập một danh sách tổng hợp rồi cho từng cá nhân ký tên vào
- NNT tập hợp đầy đủ hồ sơ giấy tờ của NPT rồi chuyển cho Doanh nghiệp nơi ủy quyền quyết toán thay
- Doanh nghiệp tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của NPT và làm tờ khai mẫu 20-ĐK-TCT. (Thông tư 95/2016/TT-BTC) gửi qua mạng cho cơ quan thuế
3. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc
Hồ sơ đăng ký NPT sẽ được tập hợp và lưu tại doanh nghiệp để phục vụ cho công tác quyết toán thuế TNCN cuối năm và công tác kiểm tra thuế sau này
Căn cứ theo điểm g, khoản 1, điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
3.1. Người phụ thuộc là con đẻ
- Con từ 0-13 tuổi: Bản sao giấy khai sinh
- Con từ 14 tuổi – dưới 8 tuổi: Bản sao giấy khai sinh và bản sao chứng minh thư nhân dân
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Bản sao giấy khai sinh, bản sao chứng minh thư nhân dân, bản sao giấy xác nhận khuyết tật của cơ quan có thẩm quyền cấp
- Con là sinh viên (đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề): Bản sao giấy khai sinh và bản sao chứng minh thư nhân dân, bản sao thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của nhà trường
- Người phụ thuộc là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng: Bản sao giấy khai sinh và bản sao chứng minh thư nhân dân. Bản sao quyết định việc nuôi con của cơ quan có thẩm quyền và các giấy tờ kèm theo nếu có
3.2. Người phụ thuộc là vợ hoặc chồng:
- Bản sao chứng minh thư nhân dân
- Bản sao sổ hộ khẩu hoặc bản sao giấy chứng nhận kết hôn
- Bản sao giấy chứng nhận khuyết tật hoặc bản sao hồ sơ bệnh án…của cơ quan có thẩm quyền
3.3. Người phụ thuộc là cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế hợp pháp:
- Bản sao chứng minh thư nhân dân, bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh, quyết định công nhận cha, mẹ, con của cơ quan có thẩm quyền, giấy xác nhận khuyết tật hoặc bệnh án của cơ quan có thẩm quyền (đối với người phụ thuộc trong độ tuổi lao động)
- Trường hợp người nộp thuế là cá nhân cư trú người nước ngoài: nếu không có hồ sơ như các trường hợp trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.
3. Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh
Theo khoản 5 điều 6 thông tư 95/2016/TT-BTC quy định: “Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN”
Ví dụ: Ngày 30/03/2018 là hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2017. Thì thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh năm 2017 là ngày 20/02/2018.
4. Thay đổi thông tin đăng ký giảm trừ gia cảnh
4.1. Trường hợp thay đổi thông tin cá nhân người nộp thuế
NNT gửi hồ sơ bản sao các giấy tờ thay đổi thông tin cá nhân cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ lập tờ khai mẫu 05-ĐK-TCT (thông tư 95/2016/TT-BTC) gửi cho cơ quan thuế
4.2. Trường hợp thay đổi thông tin người phụ thuộc
NNT gửi hồ sơ bản sao các giấy tờ thay đổi thông tin người phụ thuộc cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp lập tờ khai mẫu 20-ĐK-TCT (thông tư 95/2016/TT-BTC) gửi cho cơ quan thuế
5. Một số lưu ý khi quyết toán thuế TNCN
5.1. Đăng ký giảm trừ NPT sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng
Trường hợp NNT đăng ký giảm trừ NPT sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng tại mẫu 20/ĐK-TCT (thông tư 95/2016/TT-BTC). Thời điểm tính giảm trừ đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Thì khi quyết toán thuế TNCN được tính lại theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà không phải đăng ký lại
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn An sinh được một người con trai vào tháng 04/2017. Đến tháng 7/2017 ông đăng ký giảm trừ gia cảnh. Tại mẫu 20/ĐK-TCT bà đăng ký thời điểm tính giảm trừ là tháng 03/2017. Thì trong năm bà tạm tính thuế TNCN với thời gian tính giảm trừ từ tháng 07/2017, tháng 12/2017 khi quyết toán thuế TNCN. Thì thời gian tính giảm trừ được tính từ tháng 03/2017 mà không cần đăng ký lại thông tin.
5.2. Chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế
Trường hợp NNT chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế. Thì được tính giảm trừ gia cảnh cho NPT kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Khi người nộp thuế thực hiện ủy quyền quyết toán thuế và đã khai đầy đủ thông tin NPT gửi cho tổ chức trả thu nhập. Thì tổ chức trả thu nhập kê khai vào mẫu 05-3BK-QTT-TNCN (TT 92/2015/TT-BTC). Và tính giảm trừ người phụ thuộc cho người nộp thuế
5.3. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần cho một người nộp thuế trong năm tính thuế.
Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng. Thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.
Trên đây là những chia sẻ của Việt Hưng về Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cần chuẩn bị khi quyết toán thuế TNCN. Nếu bạn còn vấn đề gì thắc mắc về hồ sơ, người phụ thuộc hay thuế TNCN. Bạn vui lòng để lại bình luận phía dưới bài viết này nhé