Bạn có biết thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận đòi hỏi những thủ tục gì và làm sao để xử lý hóa đơn hiệu quả? Khám phá ngay bài viết của Công ty Kế Toán Việt Hưng để tìm hiểu chi tiết và những bí quyết thực hiện một cách trơn tru và hợp pháp.
1. 04 trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
TRƯỜNG HỢP 1: Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Chính
– Khi công ty cần chuyển địa chỉ trụ sở chính nhưng vẫn nằm trong cùng một quận, cần thực hiện các bước sau:
(1) Chuẩn bị Hồ Sơ: Đơn xin thay đổi địa chỉ, giấy phép kinh doanh hiện tại, và giấy tờ xác nhận địa chỉ mới.
(2) Nộp Hồ Sơ: Đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư nơi công ty đăng ký.
(3) Cập Nhật Thông Tin: Thông báo cho cơ quan thuế và các đối tác liên quan về thay đổi địa chỉ.
TRƯỜNG HỢP 2: Thay Đổi Địa Chỉ Chi Nhánh
– Khi chi nhánh của công ty chuyển địa điểm trong cùng quận:
(1) Hồ Sơ Cần Thiết: Quyết định của công ty về việc chuyển chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, và hợp đồng thuê địa điểm mới.
(2) Quy Trình Nộp Hồ Sơ: Gửi hồ sơ đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh.
(3) Thông Báo: Thông báo cho các đối tác và cơ quan thuế.
TRƯỜNG HỢP 3: Thay Đổi Địa Chỉ Văn Phòng Đại Diện
– Với văn phòng đại diện chuyển địa chỉ trong cùng quận:
(1) Chuẩn Bị Hồ Sơ: Quyết định của công ty, giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, hợp đồng thuê địa điểm mới.
(2) Nộp Hồ Sơ: Tại Phòng Đăng Ký Kinh Doanh.
(3) Cập Nhật Thông Tin: Thông báo cho cơ quan thuế và các đối tác liên quan.
TRƯỜNG HỢP 4: Thay Đổi Địa Chỉ Địa Điểm Kinh Doanh
– Nếu địa điểm kinh doanh chuyển địa chỉ trong cùng quận:
(1) Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị: Đơn xin thay đổi địa điểm kinh doanh, giấy phép đăng ký kinh doanh, và giấy tờ liên quan đến địa chỉ mới.
(2) Quy Trình Nộp Hồ Sơ: Gửi đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh.
(3) Thông Báo: Cập nhật thông tin cho cơ quan thuế và các bên liên quan.
2. Thủ tục hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
(1) Chuẩn Bị Hồ Sơ
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
– Thông Báo Thay Đổi Địa Chỉ: Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu quy định.
– Quyết Định Thay Đổi Địa Chỉ: Quyết định của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính (đối với công ty cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc quyết định của Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
– Biên Bản Họp: Biên bản họp của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính (đối với công ty cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên).
– Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Kinh Doanh: Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Hợp Đồng Thuê Địa Điểm Mới: Hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp tại địa chỉ mới.
(2) Quy Trình Nộp Hồ Sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần thực hiện các bước sau:
– Nộp Hồ Sơ: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng Ký Kinh Doanh thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu Tư nơi công ty đăng ký.
– Kiểm Tra Hồ Sơ: Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận.
– Nhận Kết Quả: Trong thời hạn 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ đã thay đổi.
(3) Cập Nhật Thông Tin
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, bạn cần cập nhật thông tin địa chỉ mới với các cơ quan và đối tác liên quan:
– Thông Báo Cơ Quan Thuế: Gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Cập Nhật Thông Tin Với Đối Tác: Thông báo địa chỉ mới cho các đối tác kinh doanh, ngân hàng, và các cơ quan có liên quan.
– Thay Đổi Thông Tin Trên Hóa Đơn: Điều chỉnh thông tin địa chỉ trên hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn mới với địa chỉ cập nhật.
3. Đăng ký thuế khi thay đổi địa điểm giấy phép kinh doanh cùng quận
Theo Điểm a Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC:
(1) Chuẩn Bị Hồ Sơ Thay Đổi Địa Điểm
– Thông Báo Thay Đổi Địa Chỉ: Mẫu thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế.
– Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Kinh Doanh Mới: Bản sao công chứng – Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.
– Biên Bản Họp Và Quyết Định Thay Đổi Địa Chỉ: Biên bản họp và quyết định của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên hoặc quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ.
– Hợp Đồng Thuê Địa Điểm Mới: Bản sao hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất tại địa chỉ mới.
– Tờ Khai Điều Chỉnh, Bổ Sung Thông Tin Đăng Ký Thuế (Mẫu 08-MST): Điền đầy đủ và chính xác theo mẫu quy định tại TT105/2020/TT-BTC.
(2) Nộp Hồ Sơ Tại Cơ Quan Thuế
– Địa Điểm Nộp Hồ Sơ: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đăng ký địa chỉ mới.
– Thời Gian Xử Lý: Thông thường, cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 5-7 ngày làm việc.
(3) Thủ Tục Tại Cơ Quan Thuế
– Nộp Hồ Sơ: Nộp đầy đủ hồ sơ đã chuẩn bị tại Chi cục Thuế nơi công ty đăng ký địa chỉ mới.
– Cơ Quan Thuế Xử Lý Hồ Sơ: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế với địa chỉ mới nếu hồ sơ hợp lệ.
– Nhận Kết Quả: Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký thuế mới.
(4) Cập Nhật Thông Tin Với Đối Tác
– Thông Báo Đối Tác: Thông báo địa chỉ mới cho các đối tác kinh doanh, ngân hàng, và các cơ quan liên quan.
– Cập Nhật Hóa Đơn: Điều chỉnh thông tin địa chỉ trên hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn mới với địa chỉ cập nhật.
(5) Lưu Trữ Hồ Sơ
Lưu Trữ Giấy Tờ: Lưu giữ tất cả các giấy tờ liên quan đến việc thay đổi địa chỉ và đăng ký thuế mới để đối chiếu và kiểm tra khi cần.
4. Cách xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
(1) Thông báo thay đổi địa chỉ với CQT
(2) Xử lý hóa đơn chưa sử dụng
Với hóa đơn điện tử chưa sử dụng, cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn điện tử và thông báo cho cơ quan thuế.
(3) Xử lý hóa đơn đã phát hành
– Biên bản điều chỉnh: Lập biên bản điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành, ghi rõ lý do điều chỉnh và thông tin địa chỉ mới.
– Thông báo với CQT: Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế về sai sót trong hóa đơn điện tử theo Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không cần lập lại hóa đơn.
(4) Cập nhật thông tin với khách hàng
– Thông báo thay đổi địa chỉ: Gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến khách hàng và đối tác kinh doanh để họ biết và cập nhật thông tin.
– Điều chỉnh hợp đồng: Cập nhật địa chỉ mới trên các hợp đồng kinh doanh để tránh nhầm lẫn trong quá trình giao dịch.
(5) Lưu trữ hồ sơ
Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến việc thay đổi địa chỉ và xử lý hóa đơn để đối chiếu khi cần thiết.
=> Việc xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận phải tuân thủ theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điều này bao gồm việc thông báo cho cơ quan thuế, lập biên bản điều chỉnh, và cập nhật thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử. Đặc biệt, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT và không cần lập lại hóa đơn mới.
5. Thời gian nộp thông báo điều chỉnh HĐĐT
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử điều chỉnh) là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Cụ thể:
– Thời Hạn Gửi Thông Báo: Ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Kỳ Kê Khai Thuế: Kỳ kê khai thuế có thể là hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào quy định kê khai thuế của doanh nghiệp.
VÍ DỤ CỤ THỂ:
– Doanh Nghiệp Kê Khai Thuế Hàng Tháng: Nếu hóa đơn điện tử điều chỉnh phát sinh trong tháng 6, doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất vào ngày 30/6 (ngày cuối cùng của tháng 6).
– Doanh Nghiệp Kê Khai Thuế Hàng Quý: Nếu hóa đơn điện tử điều chỉnh phát sinh trong quý 2, doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất vào ngày 30/6 (ngày cuối cùng của quý 2).
QUY TRÌNH NỘP THÔNG BÁO:
Chuẩn Bị Hồ Sơ: Điền đầy đủ và chính xác mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.
Nộp Thông Báo: Gửi thông báo hóa đơn điện tử điều chỉnh đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế.
Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận có thể phức tạp nhưng với hướng dẫn chi tiết từ Kế Toán Việt Hưng, bạn sẽ dễ dàng hoàn tất thủ tục và xử lý hóa đơn. Đừng quên theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học và dịch vụ kế toán đa lĩnh vực. Hãy hành động ngay hôm nay!