Quy trình thanh toán kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học (Phần 2)

TT

Nội dung thanh toán

Danh mục chứng từ 

Quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt/ chuyển khoản

Theo mẫu

Bảng kê chứng từ thanh toán

Theo mẫu

Nếu có từ 3 chứng từ trở lên

1

Mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ

Báo giá 

Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau

– Hóa đơn tài chính

Từ 200.000 đồng trở lên

– Giấy biên nhận, hóa đơn bán lẻ 

– Dưới 200.000 đồng. Không được chia tách hóa đơn

• Trường hợp mua vật tư nông sản, súc vật … của hộ cá thể dưới 1 triệu đồng: cần giấy biên nhận;

– Dưới 1 triệu đồng

Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính)

– Giấy biên nhận nhận tiền của người bán hàng; có bản sao CMND của người bán;

– Lập Bảng kê mua hàng 

– Từ 1 triệu đến dưới 5 triệu đồng

– Theo mẫu

Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính)

– Hợp đồng thuê đất, thanh lý hợp đồng, giấy biên nhận nhận tiền 

có xác nhận của chính quyền địa phương.

Trường hợp thuê đất phục vụ chuyên môn

Hợp đồng (giá trị từ 5 triệu trở lên đối với mua sắm, ngoại trừ thuê xe và sửa chữa) 

Theo mẫu hướng dẫn

Quyết định (hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên)

• Từ 20 triệu tới dưới 100 triệu đồng: căn cứ vào 3 báo giá, lập biên bản họp đánh giá báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp; (qua Ban QLCSVC&ĐT)
• Từ 100 triệu trở lên:làm thủ tục qua Ban QLCSVC &ĐT;

Bảng kê mua hàng

theo mẫu

Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính)

Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) bản gốc hoặc bản sao

Nếu mua hóa chất, dụng cụ, thiết bị có xuất xứ nước ngoài

Phiếu nhập, phiếu xuất, Phiếu giao nhận 

Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu giao nhận để Ban TCKT theo dõi

Giấy xác nhận hành trình thuê xe

Có chữ ký của người trực tiếp sử dụng dịch vụ, chủ nhiệm đề tài/dự án, bên cho thuê xe

Nếu là hợp đồng thuê xe

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP. Phù hợp về thời gian.

2

Thực hiện hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán công việc, sản phẩm

– Hợp đồng 

– Biên bản bàn giao sản phẩm (nếu có);

– Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu chuyên đề;

– Biên bản đánh giá, nghiệm thu chuyên đề (nếu thanh toán tiền viết chuyên đề);

– Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

– theo mẫu

– Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án

3

Hợp đồng với bên ngoài (thực hiện nghiệp vụ chuyên  môn)

– Hợp đồng;

– Dự toán chi tiết;

– Biên bản bàn giao kết quả thực hiện;

– Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng;

–  Các chứng từ minh chứng chi tiêu.

Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án

4

Công tác phí trong nước (thanh toán cho cá nhân)

Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác; Dự toán kinh phí

1 bản gốc

Chuyển vào TK cá nhân đối với các khoản: vé tàu hỏa/ xe khách, phụ cấp công tác phí, tiền ngủ.

Bảng kê thanh toán công tác phí

Giấy đi đường

Giấy đi đường phải có xác nhận của nơi đi, nơi đến công tác (ngày đi ngày vê)

Vé tàu xe

Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, xe khách thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ

Vé taxi

Nếu số tiền đi taxi từ  200.000 đ trở lên phải có hoá đơn tài chính (nếu dưới 200.000 đ, có thể dùng hóa đơn taxi thường)

Thanh toán tiền phụ cấp công tác phí/ phòng nghỉ

– Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác và xác nhận trên giấy đi đường để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ;

– Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán ngủ theo quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn tài chính của nơi nghỉ.

5

Đi công tác nước ngoài

Quyết định cử đi công tác

Giám đốc ký duyệt (2 bản gốc)

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

Được Ban TCKT thẩm định và Ban Giám đốc duyệt

Lịch trình công tác

Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác, phù hợp với thuyết minh và công việc của đề tài/dự án

Báo cáo kết quả công tác

Báo cáo chi tiết, lịch thời gian làm việc tại nước ngoài

Tiền vé máy bay

– Nhỏ hơn 5 triệu đồng (1 báo giá, cuống vé, hóa đơn);

– Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu đồng (3 báo giá, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé);

– Từ 20 triệu đồng trở lên (3 báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé, thanh lý hợp đồng)

Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính

Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận

Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành

Tiền điện thoại liên lạc, Fax, Internet

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành

Lệ phí visa, bảo hiểm

 Phiếu thu, Hóa đơn

Chi phí phát sinh khác tại nước ngoài

Bản gốc chứng từ + bản dịch sang tiếng Việt

6

Chi hội nghị, hội thảo khoa học (chi cho đại biểu)

Quyết định/Công văn đồng ý tổ chức hội nghị/hội thảo

1 bản gốc do Ban Giám đốc ký

Kế hoạch tổ chức hội nghị/hội thảo 

Ghi rõ: nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người…

Dự toán chi tiết

Chi tiết nội dung chi phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án, dự toán đã được duyệt, phù hợp với nội dung hội nghị/ hội thảo

Giấy mời

Bảng kê chi tiền cho người tham dự 

– Đầy đủ chữ ký người nhận tiền, người chi tiền, chủ nhiệm đề tài, dự án, Ban Giám đốc;

– Có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đến (nếu tổ chức ở bên ngoài)

7

Chi hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở

Quyết định thành lập hội đồng

1 bản gốc

Bảng thanh toán tiền cho các thành viên họp hội đồng

Kèm Biên bản họp Hội đồng (bản sao)

Bảng thanh toán tiền hoặc giấy biên nhận tiền nhận xét, đánh giá của ủy viên

Kèm bài nhận xét, đánh giá (bản sao)

8

Chi phụ cấp chủ nhiệm đề tài/dự án

Giấy đề nghị thanh toán

Phù hợp thời gian thực hiện đề tài/dự án