Thanh toán kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học là khoản chi thường cấp kinh phí tài trợ cho các đề tài nghiên cứu cơ bản đã được phê duyệt kinh phí theo tiến độ và điều kiện thể hiện tại hợp đồng nghiên cứu khoa học. Tại phần 1 trước đó Kế Toán Việt Hưng có chia sẻ về thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng, tiếp theo sau đây sẽ về thủ tục thanh toán đối với khoản thanh toán kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học để có được 01 bộ hồ sơ thanh toán kinh phí này hoàn chỉnh.
1. 01 bộ hồ sơ tạm ứng và thanh toán cần có thủ tục ra sao?
– PHẦN 1: Thủ tục hành chính, phần mà chủ nhiệm đề tài (hoặc thư ký hoặc phụ trách kế toán đề tài) phải thực hiện theo yêu cầu của Phòng Tài chính để đơn vị, cá nhân có trách nhiệm ký phê duyệt chấp thuận đề nghị của chủ nhiệm đề tài.
– PHẦN 2: Chứng từ kế toán, phần này chủ nhiệm đề tài phải thu thập trong quá trình chi tiêu kinh phí đề tài.
– PHẦN 3: Kê khai và tạm nộp thuế thu nhập cá nhân, phần này hướng dẫn chủ nhiệm các khoản thu nhập nào phải nộp thuế, các mẫu biểu và ví dụ liên quan.
VÍ DỤ:
Đối với đơn vị trường Đại học thì khoản chi này được áp dụng đối với:
Đề tài NCKH do nhà nước cấp kinh phí (đề tài cấp nhà nước, nghị định thư, các quỹ NCKH, cấp bộ).
Đề tài NCKH cấp cơ sở.
Đề tài NCKH ký kết địa phương (các sở KHCN, phòng kinh tế thuộc UBND…)
Đề tài dịch vụ NCKH (ký kết với các công ty, cá nhân, các đơn vị có yêu cầu Trường cung cấp hoá đơn theo hợp đồng, các dạng dịch vụ NCKH khác có nộp thuế GTGT và TNDN)
- Đề tài KHCN và DV (hội nghị, hội thảo, DV KHCN, khác) có yếu cố nước ngoài (được hiểu là tiền từ nước ngoài chuyển về Trường)
2. Thủ tục thanh toán đối với khoản thanh toán kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học
TT | Nội dung thanh toán | Danh mục chứng từ | Quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú | |||
Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt/ chuyển khoản | Theo mẫu | ||||||
Bảng kê chứng từ thanh toán | Theo mẫu | Nếu có từ 3 chứng từ trở lên | |||||
1 | Mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ | Báo giá | Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau | ||||
– Hóa đơn tài chính | Từ 200.000 đồng trở lên | ||||||
– Giấy biên nhận, hóa đơn bán lẻ | – Dưới 200.000 đồng. Không được chia tách hóa đơn | ||||||
| – Dưới 1 triệu đồng | Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính) | |||||
– Giấy biên nhận nhận tiền của người bán hàng; có bản sao CMND của người bán; – Lập Bảng kê mua hàng | – Từ 1 triệu đến dưới 5 triệu đồng – Theo mẫu | Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính) | |||||
– Hợp đồng thuê đất, thanh lý hợp đồng, giấy biên nhận nhận tiền | có xác nhận của chính quyền địa phương. | Trường hợp thuê đất phục vụ chuyên môn | |||||
Hợp đồng (giá trị từ 5 triệu trở lên đối với mua sắm, ngoại trừ thuê xe và sửa chữa) | Theo mẫu hướng dẫn | ||||||
Quyết định (hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên) |
| ||||||
Bảng kê mua hàng | theo mẫu | Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính) | |||||
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) bản gốc hoặc bản sao | Nếu mua hóa chất, dụng cụ, thiết bị có xuất xứ nước ngoài | ||||||
Phiếu nhập, phiếu xuất, Phiếu giao nhận | Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu giao nhận để Ban TCKT theo dõi | ||||||
Giấy xác nhận hành trình thuê xe | Có chữ ký của người trực tiếp sử dụng dịch vụ, chủ nhiệm đề tài/dự án, bên cho thuê xe | Nếu là hợp đồng thuê xe | |||||
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng | Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP. Phù hợp về thời gian. | ||||||
2 | Thực hiện hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán công việc, sản phẩm | – Hợp đồng – Biên bản bàn giao sản phẩm (nếu có); – Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu chuyên đề; – Biên bản đánh giá, nghiệm thu chuyên đề (nếu thanh toán tiền viết chuyên đề); – Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. | – theo mẫu – Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án | ||||
3 | Hợp đồng với bên ngoài (thực hiện nghiệp vụ chuyên môn) | – Hợp đồng; – Dự toán chi tiết; – Biên bản bàn giao kết quả thực hiện; – Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng; – Các chứng từ minh chứng chi tiêu. | Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án | ||||
4 | Công tác phí trong nước (thanh toán cho cá nhân) | Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác; Dự toán kinh phí | 1 bản gốc | Chuyển vào TK cá nhân đối với các khoản: vé tàu hỏa/ xe khách, phụ cấp công tác phí, tiền ngủ. | |||
Bảng kê thanh toán công tác phí | |||||||
Giấy đi đường | Giấy đi đường phải có xác nhận của nơi đi, nơi đến công tác (ngày đi ngày vê) | ||||||
Vé tàu xe | Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, xe khách thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ | ||||||
Vé taxi | Nếu số tiền đi taxi từ 200.000 đ trở lên phải có hoá đơn tài chính (nếu dưới 200.000 đ, có thể dùng hóa đơn taxi thường) | ||||||
Thanh toán tiền phụ cấp công tác phí/ phòng nghỉ | – Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác và xác nhận trên giấy đi đường để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ; – Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán ngủ theo quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn tài chính của nơi nghỉ. | ||||||
5
| Đi công tác nước ngoài
| Quyết định cử đi công tác | Giám đốc ký duyệt (2 bản gốc) | ||||
Dự toán kinh phí cho đoàn công tác | Được Ban TCKT thẩm định và Ban Giám đốc duyệt | ||||||
Lịch trình công tác | Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác, phù hợp với thuyết minh và công việc của đề tài/dự án | ||||||
Báo cáo kết quả công tác | Báo cáo chi tiết, lịch thời gian làm việc tại nước ngoài | ||||||
Tiền vé máy bay | – Nhỏ hơn 5 triệu đồng (1 báo giá, cuống vé, hóa đơn); – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu đồng (3 báo giá, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé); – Từ 20 triệu đồng trở lên (3 báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị, hợp đồng, hóa đơn, cuống vé, thanh lý hợp đồng) | ||||||
Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính | Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận | Nếu có | |||||
Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày | Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành | ||||||
Tiền điện thoại liên lạc, Fax, Internet | Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành | ||||||
Lệ phí visa, bảo hiểm | Phiếu thu, Hóa đơn | Nếu có | |||||
Chi phí phát sinh khác tại nước ngoài | Bản gốc chứng từ + bản dịch sang tiếng Việt | ||||||
6
| Chi hội nghị, hội thảo khoa học (chi cho đại biểu)
| Quyết định/Công văn đồng ý tổ chức hội nghị/hội thảo | 1 bản gốc do Ban Giám đốc ký | ||||
Kế hoạch tổ chức hội nghị/hội thảo | Ghi rõ: nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người… | ||||||
Dự toán chi tiết | Chi tiết nội dung chi phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án, dự toán đã được duyệt, phù hợp với nội dung hội nghị/ hội thảo | ||||||
Giấy mời |
| ||||||
Bảng kê chi tiền cho người tham dự | – Đầy đủ chữ ký người nhận tiền, người chi tiền, chủ nhiệm đề tài, dự án, Ban Giám đốc; – Có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đến (nếu tổ chức ở bên ngoài) | ||||||
7 | Chi hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở | Quyết định thành lập hội đồng | 1 bản gốc | ||||
|
| Bảng thanh toán tiền cho các thành viên họp hội đồng | Kèm Biên bản họp Hội đồng (bản sao) | ||||
|
| Bảng thanh toán tiền hoặc giấy biên nhận tiền nhận xét, đánh giá của ủy viên | Kèm bài nhận xét, đánh giá (bản sao) | ||||
8 | Chi phụ cấp chủ nhiệm đề tài/dự án | Giấy đề nghị thanh toán | Phù hợp thời gian thực hiện đề tài/dự án | ||||
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán ĐƠN VỊ HCSN cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những chia sẻ Kế Toán Việt Hưng về việc thanh toán kinh phí các đề tài nghiên cứu khoa học trong nước mong rằng sẽ gợi ý tham khảm hữu ích dành cho các bạn kế toán ứng dụng vào thực tế tại đơn vị – Đừng quên ủng hộ chúng tôi Like Fanpage cập nhật bản tin mới nhất cùng ưu đãi khuyến mãi dành cho các khóa học kế toán tổng hợp đơn vị HCSN.