Đề tài nghiên cứu khoa học là một hình thức tổ chức nghiên cứu khoa học phổ biến thường gặp ở nhiều đơn vị HCSN như trường học, bệnh viện,… qua các dự án, đề án & chương trình. Đòi hỏi người làm kế toán phải đồng bộ công tác thực hiện dự toán & nghiệm thu thanh toán kinh phí khi hoàn thành các đề tài phạm vi trong nước này, vậy cần phải chuẩn bị hồ sơ thủ tục ra sao cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu ngay dưới đây qua phần 1.
1. Hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học cần có những gì?
– Quyết định giao dự toán kinh phí sự nghiệp KHCN và các văn bản hướng dẫn nội dung về hoạt động KHCN của Bộ
– Thuyết minh đề tài/dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
– Hợp đồng NCKH giữa đơn vị cấp kinh phí với cơ quan chủ trì và chủ nhiệm đề tài/dự án
– Dự toán hoặc chi tiết kinh phí được phê duyệt của đề tài/dự án
2. Thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng khoản phí đề tài nghiên cứu khoa học
2.1 Thủ tục tạm ứng cho các đề tài nghiên cứu khoa học
– Mỗi lần ứng tiền mặt tối đa không quá 100 triệu đồng;
– Khi các khoản tạm ứng lần trước được thanh toán hết mới tiếp tục nhận khoản tạm ứng lần sau;
– Tạm ứng đi công tác nước ngoài làm thủ tục mua ngoại tệ chậm nhất trước khi đi 07 ngày làm việc;
– Không thực hiện tạm ứng sau ngày 15/12.
(1) Tạm ứng bằng tiền mặt
TT | Nội dung tạm ứng | Danh mục chứng từ | Quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
Giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt | theo mẫu |
| ||
1 | Điều tra, khảo sát, thu thập thông tin | – Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác; – Kế hoạch điều tra, khảo sát, thu thập thông tin. | 1 bản gốc, 1 bản photo | |
2 | Chi hội nghị, hội thảo khoa học (chi cho đại biểu) | Quyết định/Công văn đồng ý tổ chức hội nghị/hội thảo | 1 bản gốc, 1 bản photo do Ban Giám đốc ký |
|
Kế hoạch tổ chức hội nghị/hội thảo | – Ghi rõ: nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người… (1 bản gốc, 1 bản photo) | |||
Dự toán chi tiết | – Chi tiết nội dung chi phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án, dự toán đã được duyệt, phù hợp với nội dung hội nghị/ hội thảo (1 bản gốc, 1 bản photo) | |||
Giấy mời |
| |||
3 | Chi mua sắm nhỏ lẻ có giá trị dưới 5 triệu đồng đối với nhóm hàng nông sản, động vật của các hộ cá thể; Thuê đất của nông dân |
– Hợp đồng thuê đất có xác nhận của chính quyền địa phương (UBND xã) |
| |
4 | Chi hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở | Quyết định thành lập hội đồng | 1 bản gốc, 1 bản sao |
(2) Tạm ứng bằng chuyển khoản
TT | Nội dung tạm ứng | Danh mục chứng từ | Quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
Giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản | theo mẫu |
| ||
1 | Mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ | Báo giá | Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau | |
Quyết định (Hợp đồng từ 20 triệu trở lên) |
| |||
Hợp đồng | Theo mẫu, 1 bản chính, 1 bản photo | |||
2 | Thực hiện hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán công việc, sản phẩm | Hợp đồng | Theo mẫu. Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án | |
3 | Hợp đồng với bên ngoài (thực hiện nghiệp vụ chuyên môn) | Hợp đồng Kèm dự toán chi tiết củ Hợp đồng | – Phù hợp với Hợp đồng triển khai đề tài/dự án ký với Cơ quan cấp KP, – Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án | |
4 | Đi công tác nước ngoài | Quyết định cử đi công tác | Giám đốc ký duyệt (2 bản gốc) |
|
Dự toán kinh phí cho đoàn công tác | Được Ban TCKT thẩm định và Ban Giám đốc duyệt | |||
Lịch trình công tác | Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác, phù hợp với thuyết minh và công việc của đề tài/dự án |
| ||
Tiền vé máy bay | – Nhỏ hơn 5 triệu (1 báo giá); – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu (3 báo giá, hợp đồng) – Từ 20 triệu đồng trở lên (3 báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị, hợp đồng) | Chuyển khoản vào tài khoản của đơn vị cung cấp vé máy bay | ||
Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính | Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận | Nếu có | ||
– Hợp đồng mua ngoại tệ để mang ra nước ngoài; – Giấy giới thiệu lĩnh ngoại tệ tại ngân hàng; – Bảng thông báo tỉ giá của Vietcombank | – Theo mẫu của Ngân hàng – Tỉ giá mua tối đa bằng tỉ giá mua của Vietcombank | Chuyển khoản vào tài khoản của ngân hàng bán ngoại tệ |
2.2 Thủ tục thanh toán tạm ứng cho các đề tài nghiên cứu khoa học
Thời hạn cuối cùng để thanh toán tạm ứng là thời hạn ghi trên Giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt/ chuyển khoản.
(1) Đối với các khoản đã tạm ứng bằng tiền mặt
TT | Nội dung đã tạm ứng | Danh mục chứng từ hoàn ứng | Quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
Giấy thanh toán tạm ứng | theo mẫu |
| ||
1 | Điều tra, khảo sát, thu thập thông tin | Bảng kê chi tiền cho người cung cấp thông tin Bảng | – Đầy đủ chữ ký – Có giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác (nếu không thanh toán tiền công tác phí) – Có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đến. | |
2 | Chi hội nghị, hội thảo khoa học (chi cho đại biểu) | Bảng kê chi tiền cho người tham dự | – Đầy đủ chữ ký – Có giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác (nếu không thanh toán tiền công tác phí) – Có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đến (nếu tổ chức ở bên ngoài) |
|
3 | Chi mua sắm nhỏ lẻ có giá trị dưới 5 triệu đồng đối với nhóm hàng nông sản của các hộ cá thể; Thuê đất của nông dân | – Bảng kê chứng từ thanh toán (nếu hồ sơ từ 3 hóa đơn, chứng từ trở lên); – Hóa đơn (từ 200.000 đồng trở lên); – Giấy biên nhận, hóa đơn bán lẻ (dưới 200.000 đồng). Không được chia tách hóa đơn;
– Từ 1 triệu đến dưới 5 triệu đồng: có bản sao CMND của người bán; Giấy biên nhận nhận tiền của người bán hàng; Lập Bảng kê mua hàng (theo mẫu) – Hợp đồng thuê đất, thanh lý hợp đồng, giấy biên nhận nhận tiền và có xác nhận của chính quyền địa phương. | Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án được duyệt và phù hợp với nội dung nghiên cứu
| |
4 | Chi hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở | Bảng thanh toán tiền cho các thành viên họp hội đồng | Kèm biên bản họp hội đồng (bản sao) | |
Bảng thanh toán tiền hoặc giấy biên nhận tiền nhận xét, đánh giá của ủy viên | Kèm bài nhận xét, đánh giá (bản sao) |
(2) Đối với các khoản đã tạm ứng bằng chuyển khoản
TT | Nội dung đã tạm ứng | Danh mục chứng từ hoàn ứng và thanh toán | Quy định đối với từng loại chứng từ | Ghi chú |
Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản | theo mẫu | Giá trị còn lại chưa thanh toán | ||
Giấy thanh toán tạm ứng | theo mẫu | Nếu đã thanh toán hết giá trị hợp đồng | ||
1 | Mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ | Hoá đơn tài chính | Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định. | |
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) bản gốc hoặc bản sao | Nếu mua hóa chất, dụng cụ, thiết bị có xuất xứ nước ngoài | |||
Phiếu nhập, phiếu xuất, Phiếu giao nhận | Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu giao nhận để Ban TCKT theo dõi | |||
Giấy xác nhận hành trình thuê xe | Có chữ ký của người trực tiếp sử dụng dịch vụ, chủ nhiệm đề tài/dự án, bên cho thuê xe | Nếu là hợp đồng thuê xe | ||
BB nghiệm thu và thanh lý hợp đồng | Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP phù hợp về thời gian. | |||
2 | Thực hiện hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán công việc, sản phẩm | – Biên bản bàn giao sản phẩm (nếu có); – Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu chuyên đề (nếu thanh toán tiền viết chuyên đề) – Biên bản đánh giá, nghiệm thu chuyên đề (nếu thanh toán tiền viết chuyên đề); – Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng | – Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án – Theo mẫu của Ban KHCN – Theo mẫu | |
3 | Hợp đồng với bên ngoài (thực hiện nghiệp vụ chuyên môn) | – Biên bản bàn giao kết quả thực hiện; – Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng; – Các chứng từ minh chứng chi tiêu của bên thực hiện hợp đồng. | – Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án | |
4 | Đi công tác nước ngoài | Báo cáo kết quả công tác | Báo cáo chi tiết, lịch thời gian làm việc tại nước ngoài |
|
Tiền vé máy bay | – Nhỏ hơn 5 triệu (cuống vé, hóa đơn); – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu dồng (hóa đơn, cuống vé, thanh lý hợp đồng); – Từ 20 triệu (hóa đơn, cuống vé, thanh lý hợp đồng); | |||
– Chứng từ chi ngoại tệ của ngân hàng; | ||||
Bảng thanh toán tiền khoán công tác phí cho người đi công tác | Ghi rõ số ngoại tệ, tỉ giá, quy đổi VND, ký nhận | Các khoản: tiền ở, tiền ăn và tiêu vặt, tiền thuê phương tiện ra sân bay | ||
Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày | Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành | |||
Tiền điện thoại liên lạc, Fax, Internet | Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành |
| ||
Lệ phí visa, bảo hiểm | Phiếu thu, hóa đơn | Nếu có | ||
Chi phí phát sinh khác tại nước ngoài | Bản gốc chứng từ + bản dịch sang tiếng Việt |
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán ĐƠN VỊ HCSN cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những chia sẻ Kế Toán Việt Hưng về việc thanh toán kinh phí các đề tài nghiên cứu khoa học trong nước mong rằng sẽ gợi ý tham khảm hữu ích dành cho các bạn kế toán ứng dụng vào thực tế tại đơn vị – Đừng quên ủng hộ chúng tôi Like Fanpage cập nhật bản tin mới nhất cùng ưu đãi khuyến mãi dành cho các khóa học kế toán tổng hợp đơn vị HCSN.