Quy trình thanh toán kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học (Phần 1)

Đề tài nghiên cứu khoa học là một hình thức tổ chức nghiên cứu khoa học phổ biến thường gặp ở nhiều đơn vị HCSN như trường học, bệnh viện,… qua các dự án, đề án & chương trình. Đòi hỏi người làm kế toán phải đồng bộ công tác thực hiện dự toán & nghiệm thu thanh toán kinh phí khi hoàn thành các đề tài phạm vi trong nước này, vậy cần phải chuẩn bị hồ sơ thủ tục ra sao cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu ngay dưới đây qua phần 1.

1. Hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học cần có những gì?

– Quyết định giao dự toán kinh phí sự nghiệp KHCN và các văn bản hướng dẫn nội dung về hoạt động KHCN của Bộ 

– Thuyết minh đề tài/dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

– Hợp đồng NCKH giữa đơn vị cấp kinh phí với cơ quan chủ trì và chủ nhiệm đề tài/dự án

– Dự toán hoặc chi tiết kinh phí được phê duyệt của đề tài/dự án

2. Thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng khoản phí đề tài nghiên cứu khoa học

đề tài nghiên cứu khoa học 2
Quy trình thanh toán kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học 1

2.1 Thủ tục tạm ứng cho các đề tài nghiên cứu khoa học

– Mỗi lần ứng tiền mặt tối đa không quá 100 triệu đồng;

– Khi các khoản tạm ứng lần trước được thanh toán hết mới tiếp tục nhận khoản tạm ứng lần sau;

– Tạm ứng đi công tác nước ngoài làm thủ tục mua ngoại tệ chậm nhất trước khi đi 07 ngày làm việc;

– Không thực hiện tạm ứng sau ngày 15/12.

(1) Tạm ứng bằng tiền mặt

TT

Nội dung tạm ứng

Danh mục chứng từ 

Quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

  

Giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt 

theo mẫu

 

1

Điều tra, khảo sát, thu thập thông tin

– Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác;

– Kế hoạch điều tra, khảo sát, thu thập thông tin.

1 bản gốc, 1 bản photo

 

2

Chi hội nghị, hội thảo khoa học (chi cho đại biểu)

Quyết định/Công văn đồng ý tổ chức hội nghị/hội thảo

1 bản gốc, 1 bản photo do Ban Giám đốc ký

 

  

Kế hoạch tổ chức hội nghị/hội thảo 

– Ghi rõ: nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người… (1 bản gốc, 1 bản photo)

 
  

Dự toán chi tiết

– Chi tiết nội dung chi phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án, dự toán đã được duyệt, phù hợp với nội dung hội nghị/ hội thảo (1 bản gốc, 1 bản photo)

 
  

Giấy mời

 

 

3

Chi mua sắm nhỏ lẻ có giá trị dưới 5 triệu đồng đối với nhóm hàng nông sản, động vật của các hộ cá thể; Thuê đất của nông dân

  • Dự toán chi tiết 

– Hợp đồng thuê đất có xác nhận của chính quyền địa phương (UBND xã)

 

 

4

Chi hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở

Quyết định thành lập hội đồng

1 bản gốc, 1 bản sao

 

(2) Tạm ứng bằng chuyển khoản

TT

Nội dung tạm ứng

Danh mục chứng từ 

Quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

  

Giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản 

theo mẫu

 

1

Mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ

Báo giá 

Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau

 

Quyết định (Hợp đồng từ 20 triệu trở lên)

  • Từ 20 triệu tới dưới 100 triệu đồng: căn cứ vào 3 báo giá, lập biên bản họp đánh giá báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp; (qua Ban QLCSVC&ĐT)
  • Từ 100 triệu trở lên:làm thủ tục qua Ban QLCSVC &ĐT;
 

Hợp đồng 

Theo mẫu, 1 bản chính, 1 bản photo 

 

2

Thực hiện hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán công việc, sản phẩm

Hợp đồng 

Theo mẫu. Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án 

 

3

Hợp đồng với bên ngoài (thực hiện nghiệp vụ chuyên  môn)

Hợp đồng 

Kèm dự toán chi tiết củ Hợp đồng

– Phù hợp với Hợp đồng triển khai đề tài/dự án ký với Cơ quan cấp KP, 

– Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án

 

4

Đi công tác nước ngoài

Quyết định cử đi công tác

Giám đốc ký duyệt (2 bản gốc)

 

Dự toán kinh phí cho đoàn công tác

Được Ban TCKT thẩm định  và Ban Giám đốc duyệt

 

Lịch trình công tác

Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác, phù hợp với thuyết minh và công việc của đề tài/dự án

 

Tiền vé máy bay

– Nhỏ hơn 5 triệu (1 báo giá);

  – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu (3 báo giá, hợp đồng)

– Từ 20 triệu đồng trở lên (3 báo giá, quyết định lựa chọn đơn vị, hợp đồng)

Chuyển khoản vào tài khoản của đơn vị cung cấp vé máy bay

Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính

Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận

Nếu có

– Hợp đồng mua ngoại tệ để mang ra nước ngoài; 

– Giấy giới thiệu lĩnh ngoại tệ tại ngân hàng; 

– Bảng thông báo tỉ giá của Vietcombank

– Theo mẫu của Ngân hàng

– Tỉ giá mua tối đa bằng tỉ giá mua của Vietcombank

 Chuyển khoản vào tài khoản của ngân hàng bán ngoại tệ

2.2 Thủ tục thanh toán tạm ứng cho các đề tài nghiên cứu khoa học

Thời hạn cuối cùng để thanh toán tạm ứng là thời hạn ghi trên Giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt/ chuyển khoản.

(1) Đối với các khoản đã tạm ứng bằng tiền mặt

TT

Nội dung đã tạm ứng

Danh mục chứng từ hoàn ứng

Quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

  

Giấy thanh toán tạm ứng 

theo mẫu

 

1

Điều tra, khảo sát, thu thập thông tin

Bảng kê chi tiền cho người cung cấp thông tin Bảng 

– Đầy đủ chữ ký 

– Có giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác (nếu không thanh toán tiền công tác phí)

– Có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đến.

 

2

Chi hội nghị, hội thảo khoa học (chi cho đại biểu)

Bảng kê chi tiền cho người tham dự 

– Đầy đủ chữ ký 

– Có giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác (nếu không thanh toán tiền công tác phí)

– Có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đến (nếu tổ chức ở bên ngoài)

 

3

Chi mua sắm nhỏ lẻ có giá trị dưới 5 triệu đồng đối với nhóm hàng nông sản của các hộ cá thể; Thuê đất của nông dân

– Bảng kê chứng từ thanh toán (nếu hồ sơ từ 3 hóa đơn, chứng từ trở lên);

– Hóa đơn (từ 200.000 đồng trở lên);

– Giấy biên nhận, hóa đơn bán lẻ (dưới 200.000 đồng). Không được chia tách hóa đơn;

  • Trường hợp mua vật tư nông sản, súc vật … của hộ cá thể dưới 1 triệu đồng: cần giấy biên nhận;

– Từ 1 triệu đến dưới 5 triệu đồng: có bản sao CMND của người bán; Giấy biên nhận nhận tiền của người bán hàng; Lập Bảng kê mua hàng (theo mẫu)

 – Hợp đồng thuê đất, thanh lý hợp đồng, giấy biên nhận nhận tiền và có xác nhận của chính quyền địa phương.

 Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án được duyệt và phù hợp với nội dung nghiên cứu 

  • Trường hợp mua vật tư là hàng nông sản, động vật … của hộ cá thể (không có hóa đơn tài chính)
 

4

Chi hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở

Bảng thanh toán tiền cho các thành viên họp hội đồng

Kèm biên bản họp hội đồng (bản sao)

 
  

Bảng thanh toán tiền hoặc giấy biên nhận tiền nhận xét, đánh giá của ủy viên

Kèm bài nhận xét, đánh giá (bản sao)

 

(2) Đối với các khoản đã tạm ứng bằng chuyển khoản

TT

Nội dung đã tạm ứng

Danh mục chứng từ hoàn ứng và thanh toán

Quy định đối với từng loại chứng từ

Ghi chú

  

Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản

theo mẫu

Giá trị còn lại chưa thanh toán 

  

Giấy thanh toán tạm ứng

theo mẫu

Nếu đã thanh toán hết giá trị hợp đồng

1

Mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ

Hoá đơn tài chính

Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định.

 

Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) bản gốc hoặc bản sao

Nếu mua hóa chất, dụng cụ, thiết bị có xuất xứ nước ngoài

 

Phiếu nhập, phiếu xuất, Phiếu giao nhận 

Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu giao nhận để Ban TCKT theo dõi

 

Giấy xác nhận hành trình thuê xe

Có chữ ký của người trực tiếp sử dụng dịch vụ, chủ nhiệm đề tài/dự án, bên cho thuê xe

Nếu là hợp đồng thuê xe

BB nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP phù hợp về thời gian.

 

2

Thực hiện hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán công việc, sản phẩm

– Biên bản bàn giao sản phẩm (nếu có);

– Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu chuyên đề (nếu thanh toán tiền viết chuyên đề)

– Biên bản đánh giá, nghiệm thu chuyên đề (nếu thanh toán tiền viết chuyên đề);

– Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng 

– Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án

– Theo mẫu của Ban KHCN

– Theo mẫu 

 

3

Hợp đồng với bên ngoài (thực hiện nghiệp vụ chuyên  môn)

– Biên bản bàn giao kết quả thực hiện;

– Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng;

–  Các chứng từ minh chứng chi tiêu của bên thực hiện hợp đồng.

– Phù hợp với thuyết minh đề tài/dự án

 

4

Đi công tác nước ngoài

Báo cáo kết quả công tác

Báo cáo chi tiết, lịch thời gian làm việc tại nước ngoài

 

Tiền vé máy bay

– Nhỏ hơn 5 triệu (cuống vé, hóa đơn);

  – Từ 5 triệu đến dưới 20 triệu dồng (hóa đơn, cuống vé, thanh lý hợp đồng);

– Từ 20 triệu (hóa đơn, cuống vé, thanh lý hợp đồng);

 

– Chứng từ chi ngoại tệ của ngân hàng;

  

Bảng thanh toán tiền khoán công tác phí cho người đi công tác

Ghi rõ số ngoại tệ, tỉ giá, quy đổi VND, ký nhận

Các khoản: tiền ở, tiền ăn và tiêu vặt, tiền thuê phương tiện ra sân bay

Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành

 

Tiền điện thoại liên lạc, Fax, Internet

Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá định mức quy định hiện hành

 

Lệ phí visa, bảo hiểm

 Phiếu thu, hóa đơn

Nếu có

Chi phí phát sinh khác tại nước ngoài

Bản gốc chứng từ + bản dịch sang tiếng Việt

 

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán ĐƠN VỊ HCSN cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan

đề tài nghiên cứu khoa học 3
Hỏi đáp nghiệp vụ HCSN công lập

Trên đây là những chia sẻ Kế Toán Việt Hưng về việc thanh toán kinh phí các đề tài nghiên cứu khoa học trong nước mong rằng sẽ gợi ý tham khảm hữu ích dành cho các bạn kế toán ứng dụng vào thực tế tại đơn vị – Đừng quên ủng hộ chúng tôi Like Fanpage cập nhật bản tin mới nhất cùng ưu đãi khuyến mãi dành cho các khóa học kế toán tổng hợp đơn vị HCSN.  

0 0 Bình chọn
Bình chọn
Theo dõi
Thông báo cho
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
close

GIẢI ĐÁP MIỄN PHÍ 24/7

Kế toán, thuế, bảo hiểm, Doanh nghiệp...