Tài liệu kế toán | Thành lập doanh nghiệp là một trong những vấn đề được rất nhiều kế toán viên nắm vững về quy trình, nhưng với vấn đề giải thể doanh nghiệp và thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán khi giải thể doanh nghiệp vẫn đang là câu hỏi thắc mắc của rất nhiều kế toán viên. Vậy pháp luật quy định như thế nào về thời hạn lưu trữ hồ sơ khi doanh nghiệp giải thể? Hãy cùng Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết qua bài viết này nhé.
1. Tìm hiểu về giải thể doanh nghiệp
1.1 Giải thể doanh nghiệp là gì?
Giải thể doanh nghiệp được hiểu là việc chấm dứt sự tồn tại của một doanh nghiệp khi không còn hay không đủ điều kiện để tồn tại. Với tư cách là một chủ thể kinh doanh cần tiến hành thanh lý tài sản của doanh nghiệp để trả nợ cho những chủ nợ, thực hiện những thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt tư cách cá nhân về quyền và nghĩa vụ liên quan đến doanh nghiệp với cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
1.2 Những trường hợp phải giải thể doanh nghiệp
Theo khoản 1 Điều 201 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về những trường hợp giải thể doanh nghiệp bao gồm:
Giải thể tự nguyện:
– Quyết định giải thể tự nguyện được thực hiện dựa trên sự tự nguyện của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp mình vì những lý do khác nhau, hay doanh nghiệp không thật sự phù hợp với mục đích kinh doanh như phương hướng đề ra ban đâu: thua lỗ kéo dài, không có lợi nhuận, sự mâu thuẫn từ trong chính nội bộ,… nhiều yếu tố khác nhau hoàn toàn dẫn đến việc quyết định giải thể doanh nghiệp đúng theo quyết định chủ doanh nghiệp với doanh nghiệp tư nhân hay thành viên hợp danh với công ty hợp danh, hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty với công ty trách nhiệm hữu hạn, đại hội đồng cổ đông với công ty cổ phần.
– Với trường hợp điều lệ công ty có những quy định về thời gian hoạt động, khi hết hạn hoạt động được ghi ngay trong chính điều lệ công ty, nhưng các thành viên trong công ty không muốn xin gia hạn hoạt động thì lúc này công ty cần tiến hành giải thể. Việc quy định về thời hạn hoạt động của đơn vị được thỏa thuận từ thành viên, cổ đông sáng lập hay từ sự cấp phép của cơ quan nhà nước thẩm quyền đúng theo quy định pháp luật.
Giải thể bắt buộc:
Được hiểu là trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động theo ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi đơn vị có bất kỳ sự vi phạm pháp luật trong quá trình thành lập và hoạt động của chính doanh nghiệp
Giải thể bắt buộc khi doanh nghiệp không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu và không có bất kỳ giải pháp nào để có thể khắc phục trong thời gian luật định hay khi doanh nghiệp xảy ra các hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình thành lập, hoạt động, bị xử lý đình chỉ các hoạt động hay thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định Pháp luật Việt Nam, nếu như công ty có số lượng thành viên bị giảm xuống dưới mức tối thiểu (giảm dưới 3 thành viên với công ty cổ phần, 2 thành viên với công ty trách nhiệm hữu hạn, giảm dưới 2 thành viên hợp danh với công ty hợp danh), công ty cần có những giải pháp khắc phục trong khoảng thời gian nhất định và nếu không xử lý được thù công ty phải tiến hành giải thể
Chế tài thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng được áp dụng vào trường hợp này, và đây là chế tài nghiêm khắc được đặt ra cùng với những vi phạm rất nghiêm trọng: giả mạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, tạm dừng hoạt động trong thời gian dài nhưng không hề có bất kỳ thông bào nào với cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan Thuế,… chế tài này là một công cụ rất hiệu quả để giúp kiểm tra việc thành lập và hoạt động doanh nghiệp. Khi quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì bắt buộc doanh nghiệp tiến hành giải thể
XEM THÊM:
2. Đặc điểm pháp lý về việc giải thể doanh nghiệp
Giải thể doanh nghiệp được khái quát thông qua những đặc điểm pháp lý dưới đây:
– Về bản chất: việc giải thể doanh nghiệp được xem là quá trình cùng những hoạt động nhằm vào việc chấm dứt sự tồn tại của một doanh nghiệp, rút ra khỏi thị trường kinh tế. Quá trình này được diễn ra với những hoạt động: hoạt động kinh tế thanh lý nợ và thanh toán tài sản, hoạt động về mặt pháp lý – thủ tục hành chính xóa tên doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
– Lý do giải thể: tất nhiên lý do giải thể doanh nghiệp cũng rất đa dạng, có thể xuất phát từ vi phạm về pháp luật doanh nghiệp hay ý chí tự nguyện từ chủ doanh nghiệp.
– Điều kiện giải thể: doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ giải thể đơn vị để rút ra khỏi thị trường khi bảo đảm thanh toán được hết các khoản nợ, thực hiện hoàn tất nghĩa vụ tài sản. Nếu như mất đi khả năng thanh toán về khoản nợ đến kỳ hank, doanh nghiệp sẽ thuộc vào trường hợp phá sản để chấm dứt hoạt động kinh doanh. Khả năng thanh toán của doanh nghiệp cũng là một trong những yếu tố quyết định đến việc doanh nghiệp rút ra khỏi thị trường thông qua các thủ tục về giải thể hay là phá sản.
– Chủ thể quyết định giải thể: chủ sở hữu doanh nghiệp chính là người sẽ quyết định đến việc giải thể của doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không có bất kỳ thẩm quyền đồng ý hay là phản đối việc giải thể mà chỉ được phép xem xét về tính hợp lý của hồ sơ giải thể. Nếu như không có khiếu nại nào về việc giải thể thì sẽ đưa ra quyết định cập nhật tình trạng doanh nghiệp “ đã giải thể” ngay trên cổng thông tin quốc gia.
Và đối với việc giải thể bắt buộc thì cần có quyết định từ tòa án hay cơ quan thẩm quyền về việc thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đình chỉ hoạt động.
3. Những tài liệu kế toán cần lưu trữ, bảo quản
Theo điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ – CP quy định những tài liệu kế toán cần lưu trữ gồm:
Như vậy, tất cả những tài liệu kế toán cần phải lưu trữ: những tài liệu được chúng tôi nêu trên và các tài liệu kế toán có giá trị về mặt pháp lý kế toán.
4. Nguyên tắc về việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ theo điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ – CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán, cụ thể như sau:
– Tài liệu kế toán cần phải lưu trữ bản chính đúng theo quy định Pháp luật với những loại tài liệu kế toán:
+ Tài liệu kế toán đúng theo quy định ngay tại khoản 2, 3 Điều 6 Nghị định này và chỉ có một bản chính nhưng phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị được phép lưu bản chính, những đơn vị còn lại được phép lưu trữ tài liệu sao chụp.
+ Trong khoảng thời gian tài liệu kế toán bị tịch thu, tạm giữ theo quy định khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán cần lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm với “ Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” đúng theo quy định khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
+ Tài liệu kế toán bị hủy, bị mất do các nguyên nhân khách quan theo quy định khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán cần phải lưu trữ tại liệu kế toán bằng bản sao chụp. Với trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị cần lưu trữ “Biên bản xác định tài liệu kế toán không thể sao chụp”.
– Tài liệu kế toán cần được đơn vị kế toán bảo quản thật đầy đủ, an toàn trong lúc sử dụng. Đơn vị kế toán cần xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận, từng người kế toán. Trường hợp kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ và vừa thì không bắt buộc xây dựng quy chế về việc sử dụng, quản lý, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn có trách nhiệm phải bảo quản đầy đủ, an toàn các tài liệu kế toán đúng theo quy định. Người làm kế toán cần có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán trong quá trình sử dụng.
– Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán sẽ quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay phương tiện điện tử. Việc bảo quản cũng cần phải đảm bảo an toàn, bảo mật, đầy đủ và cung cấp những thông tin khi cơ quan nhà nước thẩm quyền yêu cầu.
– Tài liệu kế toán lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phân loại, sắp xếp theo từng bộ hồ sơ riêng biệt (theo thời gian phát sinh, theo kỳ kế toán năm).
5. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán khi doanh nghiệp giải thể
Theo điểm c khoản 1 Điều 48 Luật Kế toán 2015 quy định về công việc kế toán với trường hợp doanh nghiệp giải thể:
– Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị bị giải thể hay chấm dứt hoạt động khi đã xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hay tổ chức, cá nhân lưu trữ đúng theo quy định Điều 41 Luật này.
Theo khoản 5 Điều 41 Luật kế toán 2015 quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán:
– Ít nhất 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng vào việc quản lý, điều hành đơn vị kế toán: chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Ít nhất 10 năm với chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm, trừ một số trường hợp pháp luật quy định khác.
– Lưu trữ vĩnh viễn với tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về mặt kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Theo Quyết định 2018/200/QĐ – BTC ban hành:
– Tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu sẽ được đưa vào lưu trữ chậm nhất 06 tháng kể từ ngày kết thúc công việc (khoản 3 Điều 4)
– Tài liệu kế toán liên quan đến việc phá sản, giải thể hay chuyển đổi hình thức sở hữu sẽ được lưu trữ 20 năm tính từ thời điểm kết thúc công việc (khoản 4 Điều 14)
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giúp các bạn kế toán viên biết được thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán khi doanh nghiệp giải thể là bao lâu. Trung tâm vẫn luôn khai giảng các khóa học kế toán thực hành giúp các bạn có thể nâng cao được chuyên môn của mình, biết được các trường hợp liên quan đến công việc kế toán giúp bạn tự tin, đứng vững hơn trong chuyên ngành này.