Thông báo hóa đơn có sai sót | Quy định về hóa đơn điện tử cấp mã đã có khá lâu, thế nhưng quy trình và cách thức xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót khiến nhiều bạn kế toán lay hoay. Do đó dẫn đến việc nộp thông báo sai sót bị trễ. Vậy việc nộp trễ thông báo sai sót hóa đơn 04.SS-HDDT có bị xử phạt hay không? Cùng Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu sau đây nhé.
1. Xử lý hóa đơn có sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123 theo nguyên tắc gì?
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ. Theo tại thông tư này có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
“1. Đối với hóa đơn điện tử:
Còn đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không cấp mã của cơ quan thuế thì thực hiện theo Khoản 2 Điều 7 Thông tư 78/2021 như sau:
“Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:
a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;
b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;
c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
3. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.”
XEM THÊM:
2. Xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78
Để xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai theo Thông tư 78, Nghị định 123, các bạn thực hiện như sau:
Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử bị sai
TRƯỜNG HỢP 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua.
> Phương án: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
> Quy trình xử lý như sau:
Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo HDDT sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT rồi gửi CQT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau khi nhận được thông báo, CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.
Bước 2: NNT thực hiện thao tác hủy hóa đơn điện tử trên hệ thống xuất hóa đơn.
Bước 3: NTT lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới.
TRƯỜNG HỢP 2: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT và đã gửi cho người mua.( chỉ sai sót về tên, địa chỉ người mua)
> Phương án: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT và không phải lập lại hóa đơn.
> Quy trình xử lý như sau:
Bước 1: NNT lập thông báo HDDT sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT rồi gửi cho khách hàng về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.
Bước 2: Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không cấp mã của CQT, nếu chưa gửi liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.
XEM THÊM:
Nộp trễ thông báo hóa đơn có sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT – có bị phạt?
TRƯỜNG HỢP 3: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT và đã gửi cho người mua (viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế,…) thì có 2 cách để xử lý như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh.
> Quy trình xử lý như sau:
Bước 1: NNT lập thông báo HDDT sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT rồi gửi cho khách hàng và CQT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau khi nhận được thông báo, CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.( Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế
> Quy trình xử lý như sau:
Bước 1: NNT lập thông báo HDDT sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT rồi gửi cho khách hàng và CQT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau khi nhận được thông báo, CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.( Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).
TRƯỜNG HỢP 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc khi cung cấp dịch vụ theo quy định. Tuy nhiên sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. Mặc nhiên doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và Thông báo tới CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy.
TRƯỜNG HỢP 5: Phát hiện hóa đơn giấy bị sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử
Trường hợp này, khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy trước đó có sai sót thì phương án xử lý như sau:
Lập văn bản thỏa thuận giữa 2 bên và ghi rõ sai sót.
Người bán thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo với Cơ quan thuế.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. (Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót đó có dòng chữ: Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm)
TRƯỜNG HỢP 6: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
Bước 1: Cơ quan thuế ra thông báo rà soát cho doanh nghiệp.
Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị thì sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT theo Nghị định 123 qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua tương tự như trên.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán thông báo hóa đơn có sai sót cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
@ketoanviethung Hướng dẫn kế toán lập và hạch toán hóa đơn thay thế #xuhuong #Master2023byTikTok #ketoan #hoadon #huongdan #LearnOnTikTok
Trên đây kế toán Việt Hưng đã chia sẻ cho bạn đọc về hạn nộp và cách lập thông báo hóa đơn có sai sót mẫu 04.SS-HDDT. Chúc các bạn thành công.