Các lỗi sai và cách xử lý khi lập bảng cân đối tài khoản

Để lập lên báo cáo tài chính gồm 04 báo cáo bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính thì điều quan trọng nhất là chúng ta phải lập đúng bảng cân đối kế toán. Vì thế, bài viết dưới đây đưa ra các lỗi sai thường gặp và cách xử lý bảng cân đối tài khoản.

Bảng cân đối tài khoản là gì?

Bảng cân đối tài khoản (bảng cân đối phát sinh) được lập ra với mục đích kiểm tra và đối chiếu lại những dữ liệu được ghi trong sổ sách và chứng từ. Từ đó mọi người có thể kiểm soát được tính chính xác của các số liệu trước khi lập vào bản cân đối kế toán cũng như tiến hành các nghiệp vụ kinh tế.

Các lỗi sai và cách xử lý khi lập bảng cân đối tài khoản

1. Quỹ tiền mặt âm khi lập bảng cân đối tài khoản

Khi lập bảng cân đối tài khoản kế toán thấy quỹ tiền mặt âm. Do Kế toán không theo dõi sát quá trình thu chi tiền mặt của doanh nghiệp. Định kỳ không kiểm kê, đối chiếu quỹ tiền mặt dẫn đến:

– Khi tiền mặt còn ít, trong cùng một ngày hạch toán Chi trước, Thu sau => Âm thời điểm (có thể tổng tiền tồn quỹ vẫn dương, nhưng tại từng thời điểm thì âm)

–  Một nghiệp vụ chi tiền mặt hạch toán trùng nhiều lần => Tăng chi.

– Hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền mặt => Giảm thu.

–  Ghi sai số tiền thu chi. Thu đc 19.000.000đ mà nhầm 1.900.000đ. Chi ra có 1.000.000đ mà nhầm thành 10.000.000đ

–  Mua hóa đơn khống làm chi phí. Những hóa đơn mua này đều dưới 20 triệu đồng nên kế toán hạch toán qua tiền mặt (chi khống) => Tăng chi

–  Xử lý chi phí thuế TNDN bằng các khoản chi mang tính chất nội bộ (lương, thưởng…) đều qua tiền mặt, nhưng thực tế không phát sinh (chi khống) => Tăng chi

–  Bán hàng không xuất hóa đơn => Thực tế có thu, nhưng sổ kế toán không có chứng từ thu, mà chi thì vẫn chi => Âm quỹ

–  Toàn bỏ tiền túi chi mà không nhìn vào vốn góp của doanh nghiệp. Nhất là những công ty mới, thành lập với vốn điều lệ ít (tránh thuế môn bài). Thời gian đầu chưa có đầu ra (chưa thu được tiền), nhưng mua sắm thì nhiều. Cứ tiền túi bỏ ra, đến khi bỏ nhiều hơn cả vốn chủ => Âm quỹ

lập bảng cân đối tài khoản 2
Mẫu lập bảng cân đối tài khoản

2. Kế toán nhập sai hóa đơn trên phần mềm kế toán 

Trong nhiều trường hợp kế toán nhập sai số liệu trên hóa đơn lên phần mềm kế toán, điều đó dẫn đến số phát sinh nợ và số phát sinh có của tài khoản đó bị sai, kết quả là sai số dư cuối kỳ và số dư đầu kỳ.

VÍ DỤ: Kế toán nhập nhầm số tiền mua hàng từ 5.000.000 VNĐ thành 500.000 VNĐ và hạch toán đúng là:

Nợ 152: 5.000.000

Nợ 133: 500.000

Có 111: 5.000.000

Nhưng kế toán nhập nhầm dữ liệu vào phần mềm kế toán là:

Nợ 152: 500.000 

Nợ 133: 500.000

Có 111: 5.000.000

Điều đó dẫn đến Phát sinh nợ của TK 152 bị giảm đi 4.500.000 VNĐ và dư nợ cuối kỳ cũng bị sai lệch 4.500.000 VNĐ.

KHẮC PHỤC SỬA LỖI: sau khi nhập xong hóa đơn kế toán cần kiểm tra lại thật cẩn thận để tránh tình trạng sai lầm đáng tiếc như trên.

3. Dữ liệu năm nay và dữ liệu năm trước không cân khi lập bảng cân đối tài khoản

Có thể là do người sử dụng nộp báo cáo năm trước cân rồi nhưng sau đó có chỉnh sửa nên dẫn đến sai số liệu.

VÍ DỤ: Dữ liệu báo cáo tài chính trước kiểm toán đã được đóng lại nhưng sau khi kiểm toán vào kiểm toán có số liệu cần chỉnh sửa dẫn đến số liệu sau này bị sai lệch.

KHẮC PHỤC SỬA LỖI: Mở dữ liệu năm trước kiểm tra nguyên nhân sai lệch, trường hợp không cần kiểm tra năm trước thì tách dữ liệu ra riêng vá sửa lại số dư cho khớp với báo cáo năm trước đã nộp. Các bút toán chỉnh sửa có thể ghi nhận vào năm sau hoặc làm báo lại báo cáo và nộp bổ sung báo cáo.

4. Công nợ cuối kỳ không khớp với xác nhận công nợ của khách hàng 

Sai sót này thường xảy ra đối với các kế toán mới vào nghề. Tài khoản 133, 331 là các tài khoản lưỡng tính, chúng vừa có số dư nợ và vừa có số dư có nhưng về mặt bản chất thì hai tài khoản này hoàn toàn khác nhau.

VÍ DỤ: Kế toán quên không tính lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, hoặc nhập sai đối tượng của tài khoản, hoặc hạch toán sai.

KHẮC PHỤC SỬA LỖI: Kế toán cần kiểm tra kỹ trước và sau khi nhập hóa đơn. Phải tìm ra nguyên nhân sai lệch và khắc phục kịp thời để không gây ra hậu quả sấu.

XEM THÊM

Hướng dẫn cách lập bảng cân đối kế toán trong doanh nghiệp

Nguyên nhân và cách khắc phục bảng cân đối kế toán không cân

5. Kế toán bỏ quên việc lập dự phòng phải thu khó đòi dẫn đến lập bảng cân đối tài khoản bị sai lệch

Đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa kế toán thường không lập dự phòng. Thời điểm lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực hiện tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán.

VÍ DỤ: Doanh nghiệp có khoản phải thu của khách hàng A, hạn thanh toán đến tháng 02/N+1, tuy nhiên đến thời điểm lập Bảng CĐKT 31/12/N, Doanh nghiệp đã có bằng chứng chắc chắn rằng khách hàng A này đang lâm vào trình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể không có khả năng trả được nợ, thì kế toán phải tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

KHẮC PHỤC SỬA LỖI: Doanh nghiệp cần phải lập, phân tích và theo dõi tuổi nợ. Căn cứ vào đó, cùng với tình hình thực tế của khách hàng và theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC tiến hành trích lập dự phòng 

6. Ghi nhận hàng tồn kho sai khi lập bảng cân đối tài khoản

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 (VAS 02) thì chi phí giá gốc hàng tồn kho được cấu thành từ chi phí mua, chi phí chế biển và các chi phí liên quan trực tiếp khác.

Tuy nhiên kế toán có thể hạch toán một số chi phí sau vào giá gốc hàng tồn kho dẫn đến tài khoản hàng tồn kho trên bảng cân đối tài khoản bị sai lệch: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường (vượt định mức) thì hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ;Chi phí bảo quản trừ trường hợp bảo quản cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo;Chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung…

KHẮC PHỤC SỬA LỖI: Kế toán cần nắm vững nghiệp vụ và hạch toán chính xác nghiệp vụ. Nếu tìm ra sai sót phải tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục ngay.

7. Sai số về việc ghi nhận chi phí phát sinh sau ban đầu của nguyên giá TSCĐ 

Kế toán xác định sai chi phí sau ghi nhận ban đầu vào nguyên giá TSCĐ hữu hình làm tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình dẫn đến sai lệch số liệu khi trình bày trên Bảng cân đối tài khoản. Do đó, kế toán cần phải phân biệt khi nào được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ hữu hình, khi nào hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ.

Trường hợp TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu, phát sinh các khoản chi phí về sửa chữa, bảo dưỡng để duy trì hoặc khôi phục lại khả năng lợi ích kinh tế của tài sản như trạng thái hoạt động ban đầu thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu từ việc cải tạo, nâng cấp được vốn hóa ghi tăng nguyên giá khi chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế khi sử dụng tài sản đó hoặc chi phí cải tại, nâng cấp giúp cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu như: Làm tăng thời gian sử dụng hữu ích hoặc làm tăng công suất sử dụng; Việc cải tạo, nâng cấp giúp tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra; Giúp giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trước đó

VÍ DỤ: Kế toán hạch toán chi phí training để nhân viên sử dụng máy móc vào nguyên giá TSCĐ dẫn đến nguyên giá TSCĐ tăng lên. Cách khắc phục cần phải ghi nhận lại nguyên giá TSCĐ sao cho đúng chuẩn mực.

8. Chi phí phải trả bị hạch toán thiếu khi lập bảng cân đối tài khoản

Trong thực tế có nhiều trường hợp hoạt động của doanh nghiệp, có nhiều khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa có đầy đủ hóa đơn hoặc chưa có đủ hồ sơ, tài liệu kế toán để ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo. Do đó, nhiều kế toán đã bỏ qua chi phí dẫn đến hạch toán thiếu chi phí phát sinh trong kỳ, không phản ánh đúng chi phí từng kỳ.

KHẮC PHỤC SỬA LỖI: Kế toán sau khi làm xong bảng cân đối tài khoản cần kiểm tra lại thật kỹ hoặc yêu cầu kế toán công nợ kiểm tra kỹ lại rồi mới làm tiếp các bước tiếp theo lên báo cáo tài chính.

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán khi lên BCTC cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan

lập bảng cân đối tài khoản
Hỏi đáp các nghiệp vụ liên quan lập bảng cân đối tài khoản

Qua bài viết trên chúng tôi mong rằng bạn đọc hiểu hơn về một số sai sót khi lập bảng cân đối tài khoản cùng cách khắc phục chúng. Hi vọng đã giúp bạn hoàn thành công việc xuất sắc hơn. Truy cập Like Fanpage Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng của chúng tôi để nhận những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán nhé! 

0 0 Bình chọn
Bình chọn
Theo dõi
Thông báo cho
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
close

GIẢI ĐÁP MIỄN PHÍ 24/7

Kế toán, thuế, bảo hiểm, Doanh nghiệp...