Tuy việc kê khai thuế không đòi hỏi nhiều về nghiệp vụ hạch toán kế toán. Nhưng nó cần sự tỉ mỉ, chính xác, cẩn thận và nắm vững các quy định của thuế về hóa đơn, chứng từ, kê khai và khấu trừ thuế. Sau đây Lamketoan.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp hóa đơn thế nào cho hợp lý. Cách kiểm tra các sai sót trong quá trình kê khai thuế để có thể hạn chế được tối đa các sai sót có thể xảy ra khi cơ quan thuế đến kiểm tra.
1. Cách kiểm tra, sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, báo cáo thuế theo kỳ kê khai thuế
1.1. Đối với hóa đơn đầu ra
Khi thuế kiểm tra họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn đầu ra và quyển hóa đơn thực tế. Để thuận lợi cho công việc kiểm tra, kế toán nên sắp xếp hóa đơn theo gợi ý sau:
– Hóa đơn đánh số thứ tự quyển theo trình tự sử dụng. Và khi sử dụng hết quyển hóa đơn thì đánh thêm thời gian sử dụng của hóa đơn vào.
Ví dụ: quyển số 1: từ số 0000001-0000050, từ ngày 01/01/2018 đến 03/03/2018
– Tạo một file excel quản lý tình hình sử dụng hóa đơn từ khi bắt đầu kinh doanh.
Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay và cũng dễ để kế toán theo dõi, đối chiếu, kiểm tra từ năm này sang năm khác theo một logic.
– Kiểm tra kỹ lại từng số hóa đơn một, xem có thiếu hoặc sai sót gì không. Nếu thiếu thì bổ sung, sai thì điều chỉnh luôn trước khi có quyết định kiểm tra của cơ quan thuế.
1.2. Đối với các hóa đơn bán hàng
Đối với các hóa đơn bán hàng xuất tại kho thì bao giờ cũng có Phiếu xuất kho hoặc bảng kê thể hiện ngày tháng; số lượng hàng hóa xuất khỏi kho và chữ ký của thủ kho và giám sát. Bảng kê này sẽ gián luôn vào tờ hóa đơn GTGT để khỏi thất lạc và thuận tiện cho đối chiếu, kiểm tra nội bộ cũng như của cơ quan thuế sau này.
1.3. Hóa đơn xóa bỏ
+ Trong 1 quyển hóa đơn có bao nhiêu cái hóa đơn phải xóa bỏ thì liệt kê rồi ghi vào tờ giấy nhớ dán ở trang bìa mặt trong quyển hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay.
+ Đối với các hóa đơn xóa bỏ nhưng chưa xé khỏi cuống thì phải kiểm tra xem đã gạch chéo các liên chưa
+ Đối với các hóa đơn lập sai có biên bản thu hồi kèm theo thì dán luôn biên bản thu hồi hóa đơn vào sau tờ hóa đơn đó. Khi thuế kiểm tra thì thấy luôn, chứ đừng lưu riêng, vì nếu có nhiều kế toán mà làm, sau này thất lạc không tìm được.
Các bạn tham khảo: Cách xử lý hóa đơn viết sai tại đây: Cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT mới nhất
2. Lưu trữ hóa đơn đầu vào
Hóa đơn không hợp lý, hợp lệ bị loại ra không được khấu trừ thuế và không được tính là chi phí hợp lý khi cơ quan thuế vào kiểm tra là rất phổ biến. Vì vậy, đòi hỏi người kế toán khi kê khai thuế phải kiểm tra kỹ lưỡng, tỷ mỉ từng tiêu chí trên tờ hóa đơn. Nếu sai sót thì yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh ngay. Như vậy sẽ thuận lợi cho cả bên bán và bên mua trong việc điều chỉnh sai sót và cho cả công việc kiểm tra thuế sau này.
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước
– Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước thì căn cứ để kê khai thuế là hóa đơn GTGT gốc đảm bảo hợp lý, hợp lệ. Trường hợp chưa nhận được hóa đơn gốc mà mới chỉ có bản phô tô thì có thể kê khai và ghi chú lại để nhớ đòi hóa đơn gốc. Vì việc mất hóa đơn hoặc kê khai khống sẽ bị phạt rất nặng. Nên kế toán lưu ý, nếu chưa nhận được hóa đơn gốc thì có thể để kỳ sau kê khai, tránh sai sót hoặc quên.
Đối với hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu
– Đối với hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu thì dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan
– Hàng kỳ, nếu kê khai và gửi báo cáo xong rồi, thì kết xuất tờ khai ra file excel lưu lại luôn vào 1 folder, sau này khi quyết toán sẽ dùng đến. Vì hỗ trợ kê khai thuế thường xuyên được nâng cấp với những biểu mẫu mới theo thông tư mới. Nên khi nâng cấp lên sẽ có trường hợp dữ liệu cũ không còn nữa
– Trên HTKK không còn bảng kê hóa đơn bán ra và mua vào. Nhưng kế toán vẫn phải kê khai ra file excel với biểu mẫu đầy đủ để sau này thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra.
– Hóa đơn đầu vào đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hoặc từng quý tùy theo kỳ kê khai của doanh nghiệp. Mặt sau của hóa đơn ghi số thứ tự và sắp xếp theo như trên bảng kê excel mua vào của hàng hóa, dịch vụ. Khi muốn tìm hóa đơn nào là nhìn vào số thứ tự của hóa đơn trên bảng kê đầu vào sẽ ra ngay và khi bị khuyết số thứ tự nào thì phát hiện ra ngay hóa đơn đó bị thiếu, rất dễ dàng kiểm soát số lượng hóa đơn đầu vào.
3. Lưu trữ các báo cáo thuế theo kỳ kê khai thuế
Để thuận tiện cho việc kiểm tra thì các báo cáo thuế sẽ lưu theo kỳ kê khai thuế tháng hoặc quý theo từng loại thuế
– Bộ tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cho một năm tài chính
– Bộ tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý cho một năm tài chính
– Bộ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho một năm tài chính
– Bộ báo cáo tài chính cuối năm bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu
03/TNDN, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/TNCN
Tham khảo: Thủ tục đăng ký tờ khai hải quan
4. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế hàng tháng đối với TK 1331
Cách đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và tờ khai thuế
– Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn gốc với bảng kê mua vào: số lượng hóa đơn có đủ không, có mất mát hay thiếu hụt không. Các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải đảm bảo thanh toán qua ngân hàng
– Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 1331 trên Bảng cân đối
số phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang tại chỉ tiêu [22] trên tờ khai thuế của kỳ tính thuế
– Số phát sinh Nợ/Có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ/ Có TK 1331 trên Bảng cân đối
số phát sinh = Số phát sinh trên bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào.
– Số dư cuối kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 1331 trên Bảng cân đối
phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang chỉ tiêu [22] trên tờ khai thuế của kỳ tính thuế
– Có trường hợp trong kỳ kê khai thuế số dư TK 1331 cuối tháng không khớp với chỉ tiêu [43] của tờ khai. Khi đó phải tìm xem nguyên nhân tại sao không khớp, nếu sai thì điều chỉnh bổ sung ngay.
5. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng đối với TK 3331
Kiểm tra việc lập báo cáo thuế VAT hàng tháng
– Số phát sinh Nợ/Có sổ cái TK 3331 = Số phát sinh Nợ/Có TK 3331 trên Bảng cân đối số phát sinh = Số thuế GTGT phải nộp của tờ khai thuế, chỉ tiêu [40]
– Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu ra có khớp số lượng hóa đơn đầu ra đã kê khai trên bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra, xem có kê khai thừa hay thiếu gì không. Nếu phát hiện sai sót thì phải kê khai điều chỉnh bổ sung ngay
– Nếu trong kỳ số thuế GTGT đầu ra < số thuế GTGT đầu vào thì trên tờ khai thuế sẽ xuất hiện chỉ tiêu [43] – thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau = Số dư cuối kỳ TK 1331 trên bảng cân đối tài khoản
– Nếu trong kỳ số thuế GTGT đầu ra > số thuế GTGT đầu vào thì trên tờ khai thuế sẽ xuất hiện chỉ tiêu [40] – thuế GTGT phải nộp = Số dư cuối kỳ TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản. Và số tiền này sẽ phải nộp vào NSNN, thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp tờ khai thuế
Kiểm tra việc kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng
– Kiểm tra lại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xem có khai đúng với tình hình sử dụng hóa đơn thực tế không về: số lượng sử dụng, số xóa bỏ, số hủy và số tồn cuối kỳ
– Kiểm tra xem hàng quý có gửi đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không. Trường hợp có đặt in hóa đơn thì đã gửi thông báo phát hành hóa đơn chưa (chú ý thời gian bắt đầu được sử dụng hóa đơn)
– Hàng kỳ đã thực hiện đầy đủ bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ chưa? Nếu phát sinh số thuế phải nộp thì đã nộp hết tiền thuế chưa
Các bạn có thể xem các bút toán kết chuyển tại đây: Cách kết chuyển thuế giá trị gia tăng hàng tháng
– Có thể liên hệ với cán bộ quản lý thuế để kiểm tra lại tình hình nợ thuế đến thời điểm này xem có vấn đề gì không? Từ đó biết được để đối chiếu, kiểm tra, rà soát lại toàn bộ.
Trên đây Lamketoan.vn chia sẻ những kinh nghiệm thực tế về các vấn đề liên quan đến công việc kê khai thuế. Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn làm tốt hơn công việc của kế toán kê khai thuế.