Chi tiết cách lập mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi các loại nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, không thể sử dụng, tiêu dùng được. Trong trường hợp này, các loại hàng hóa trên cần phải mang đi tiêu hủy hoặc thanh lý.Vậy mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng là gì? Khi nào cần sử dụng biên bản này và viết biên bản này như thế nào cho đúng? Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết ngay!

Những nguyên nhân khiến khiến doanh nghiệp phải sử dụng mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng bao gồm:

+ Hàng hóa bị hỏng do chất xếp hàng hóa, sản phẩm không đúng quy cách được khuyến cáo, nhất là với các nhóm hàng cồng kềnh, dễ vỡ

+ Hỏng do bảo quản kém trong suốt quá trình vận chuyển về độ ẩm, nhiệt độ gây tình trạng ẩm mốc, rỉ sét, cong vênh…

+ Hàng hóa hỏng do thời tiết xấu hoặc không cập nhật tình hình thời tiết khi vận chuyển, điều này sẽ xảy ra với cả quá trình vận tải đường bộ lẫn đường thủy

+ Hỏng do gặp tai nạn, sự cố không mong muốn gây lật xe, chìm tàu, cháy nổ

+ Hỏng do côn trùng, dịch bệnh, nấm mốc với các hàng hóa, sản phẩm từ tự nhiên

Thế nào là mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng?

– Mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng ghi lại toàn bộ việc kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho bị hư hỏng, hết hạn sử dụng cần đem đi tiêu hủy hoặc thanh lý.

Biên bản này là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành thu gom, đối chiếu, kiểm kê các hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần đem đi tiêu hủy, thanh ý đồng thời là biểu mẫu cần có trong bộ hồ sơ để được tính vào chi phí trừ.

Các tiêu chí cụ thể trong mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng, hết hạn sử dụng trong các doanh nghiệp cần được xây dựng dựa trên quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành như sau:

“b) Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên được tính vào chi phí được trừ như sau:

– Văn bản của doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý giải trình về hàng hóa bị bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).”

Sau đó, tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có sửa đổi bổ sung như sau:

“b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).”

Biên bản lập ra có thể nhiều nội dung, ít nội dung, lập thành bảng hoặc không nhưng cần phải đảm bảo đầy đủ một số tiêu mục như tên hàng hóa, số lượng, giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng, giá trị hàng hóa còn có thể thu hồi…

Mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng, hết hạn sử dụng ở mỗi doanh nghiệp khác nhau do doanh nghiệp đó tự lập mà không có một biểu mẫu chung, tuy nhiên, cần đảm bảo các nội dung cơ bản như vừa nêu trên. Để đảm bảo giá trị pháp lý, tính trung thực trước pháp luật cũng như liên đới trách nhiệm, biên bản cần phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong bộ hồ sơ chi phí hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng để đưa vào tính chi phí hợp lý, chi phí được trừ, ngoài biên bản kiểm kê hàng hóa bị hư hỏng, cần có thêm văn bản giải trình về việc hàng hóa bị hư hỏng của doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý trình bày rõ lý do hàng hóa bị hư hỏng.

Cách soạn thảo Biên bản kiểm kê hàng hóa bị hư hỏng

Tùy vào từng đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể, yêu cầu của từng đơn vị, có thể soạn thảo các mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa bị hư hỏng khác nhau. Dưới đây mình xin hướng dẫn các bạn cách soạn một biên bản kiểm kê cụ thể, các bạn có thể tham khảo, thêm, bớt các nội dung vào mẫu biên bản của đơn vị mình.

Phần đầu mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng

– Ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ.

– Ghi rõ tên và địa chỉ công ty tiến hành công tác kiểm kê.

– Ghi rõ tên biên bản: Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng, Biên bản kiểm kê hoàng hóa bị hư hỏng…

Phần nội dung chính của mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng

– Ghi rõ ngày tháng, địa điểm kiểm kê hàng hóa

– Ghi đủ họ và tên, chức vụ, bộ phận tham gia kiểm kê (thủ kho, giám sát, nhân viên kinh doanh…)

– Các nội dung kiểm kê cụ thể: nếu trong kho có nhiều chủng loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần kiểm kê thì nên lập thành bảng để tiện theo dõi, ghi rõ:

+ Số thứ tự.

+ Tên từng loại hàng hóa cần kiểm kê.

+ Đơn vị tính từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ (cái, kg, m3…

+ Số lượng: ghi tổng số lượng từng loại hàng hóa được kiểm kê theo đơn vị tính tương ứng.

+ Ghi rõ giá trị tổng số từng loại hàng hóa đó trên sổ sách.

+ Ghi rõ phân loại về phẩm chất từng loại sau khi được kiểm kê theo số lượng, chia thành các mức: tốt, kém phẩm chất, mất phẩm chất.

– Ghi rõ nguyên nhân kém hoặc mất phẩm chất từng loại hàng được kiểm kê: ẩm mốc, thối, hết hạn sử dụng…

– Sau khi kiểm kê xong, thống kê tổng giá trị hàng hóa bị hư hỏng là bao nhiêu, sau đó, kiểm kê cụ thể trong đó giá trị hàng hóa có thể thu hồi được do vẫn còn giá trị sử dụng một phần hoặc thanh lý được là bao nhiêu tiền.

– Tại dòng tổng: ghi rõ tổng số tổng tiền tất cả các loại hàng bị hư hỏng và tổng số tiền hàng có thể thu hồi.

Phần cuối biên bản

– Các bên cam kết về sự trung thực, chính xác trong bảng kê được lập.

– Sau khi kiểm kê, Ban kiểm kê ghi ngày tháng kiểm kê, ký và ghi rõ họ tên lên biên bản và chuyển cho các bộ phận liên quan xác nhận trên biên bản: thủ kho, kế toán trưởng, Giám đốc.

Mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng cần được lập thành 3 bản có giá trị pháp lý như nhau: 1 bản lưu tại Phòng kế toán, 1 bản lưu tại Bộ phận kho, 1 bản lưu tại Ban kiểm kê.

Mẫu biên bản:

Đơn vị:

Bộ phận:

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Thời điểm kiểm kê: ….. giờ ……ngày …..tháng …..năm

Ban kiểm kê gồm:Ông( bà):…………… Chức vụ : ……….……Đại diện: ………..Trưởng ban.

Ông( bà):…………… Chức vụ :……….……Đại diện :……….. Uỷ viên

Ông( bà):…………… Chức vụ :……….……Đại diện :………..  Uỷ viên.

Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

 Biên bản này được lập thành 3 bản có giá trị pháp lý như nhau, 01 bản lưu tại phòng kế toán , 01 bản lưu ở bộ phận kho, 01 bản lưu ở bộ phận kiểm kê.

                                                                   ….., ngày …. Tháng ….. năm

Kế toán                                                                                                                    Kho                                                                                                                                      Kiểm kê

Vài lưu ý nhỏ liên quan đến mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng

Nếu hàng hóa bị hỏng nhưng không được bồi thường thì doanh nghiệp phải giải quyết thế nào?

Hàng hóa bị hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Làm sao để hạn chế việc lập mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng?

Việc hàng hóa hỏng không chỉ ảnh hưởng đến chính quá trình hoạt động của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến việc xử lý các vấn đề phát sinh với việc bảo hiểm hàng hóa… Do đó, cách hiệu quả nhất để hạn chế việc hủy hàng hóa chính là doanh nghiệp tự nâng cao quy trình bảo quản hàng hóa, sản phẩm, đảm bảo vận chuyển an toàn và kéo dài hạn sử dụng của hàng hóa

Đối với hàng hóa dễ vỡ hoặc hàng hóa cồng kềnh, phải bảo quản hàng hóa, đóng gói cẩn thận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể dùng cách dán tem niêm phong, tem lưu ý trước khi vận chuyển. Điều này sẽ giúp cho bên vận chuyển dễ dàng nhận biết và phân loại hàng của bạn một cách an toàn hơn. Sẽ tránh được các tình trạng không mong muốn xảy ra như hư hỏng đổ bể hàng hoá.

Trên đây là những chia sẻ về mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp có hàng hóa bị hỏng liên quan trực tiếp đến khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Truy cập fanpage của chúng tôi để học thêm nhiều kiến thức hay nhé!