Rất nhiều trường hợp, các bạn kế toán viên khi làm sai hay làm hỏng hóa đơn GTGT và không biết nên xử lý như thế nào bởi chưa có kinh nghiệm trong vấn đề này. Trước đó chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách xử lý hóa đơn viết sai theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Để hạn chế rủi ro cho các bạn, ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý trường hợp mất hóa đơn GTGT dựa theo điều 24, TT 39/2014/TT – BTC.
1. Cách xử lý trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu ra
Khi phát hiện ra hóa đơn đầu ra (dù đã lập hay chưa lập) bị mất thì các bạn kế toán cần phải khai báo ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC theo quy định tại TT 39/2014 – BTC và muộn nhất là khai báo sau 5 ngày kể từ khi phát hiện ra mất hóa đơn, từ đó tránh được các hình phạt hành chính về hóa đơn.
Mức phạt đối với người bán làm mất hóa đơn đầu ra – liên giao cho khách hàng là từ 10.000.000 – 20.000.000.
Mức phạt cụ thể như sau:
TH1: người bán tìm được hóa đơn đã mất khi chưa có quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt.
TH2: người bán làm mất, hỏng các liên hóa đơn sai hay xóa bỏ và đã lấp hóa đơn khác thay thế thì người bán bị cảnh cáo.
2. Cách xử lý trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu vào liên 2
Bạn cũng cần làm báo cáo BC21/Ac gửi tới cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
Lập biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai và nộp thuế trong thời gian nào: ngày, tháng… cùng với họ tên và chữ ký của người đại diện hay người đươc ủy quyền và đóng dấu xác nhận.
Người bán và người mua phải cùng chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn GTGT.
Chụp lại hình ảnh liên 1 của hóa đơn, ký và xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao kèm dấu xác nhận của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ và kê khai thuế. Tức là trong trường hợp này, nếu làm biên bản, sao chụp liên 1 thì bên mua vẫn được dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và được khấu trừ thuế.
Mức phạt đối với bên mua làm mất hóa đơn đầu vào – liên 2 là từ 2.000.000 – 4.000.000
(Nếu có liên quan tới bên thứ 3 – có thể ví dụ là bên vận chuyển thì bên nào thuê vận chuyển thì bên đó phải chịu trách nhiệm về việc chịu phát và phải khai báo).
3. Trường hợp hóa đơn ghi sai thông tin: MST, ngày, tháng, năm, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, số tiền…
– Hóa đơn ghi sai nhưng chưa xé cuống thì gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn ghi sai.
– Hóa đơn ghi sai đã xé khỏi cuống với các trường hợp:
Chưa kê khai thuế:
+ Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai
+ Người bán gạch chéo các liên va lưu giữ hóa đơn đó
+ Lập hóa đơn mới
Đã kê khai thuế:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
+ Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng bán ra PL 01 -1/GTGT, bên mua kê khai vào PL 01 – 2/GTGT.
Xem thêm: Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi quy định về hóa đơn