Ứng dụng trong bộ Microsoft Office Powerpoint là công cụ hữu ích dùng cho việc trình bày công việc một cách thoải mái; và tự tin tại các cuộc hội thảo; giảng dạy; hay ít nhất là cho thuyết trình luận văn tốt nghiệp. Ứng dụng Powerpoint chúng giúp ích rất nhiều cho mọi đối tượng sử dụng trong thời gian dài; với việc thuyết trình bằng Powerpoint.
Giới thiệu phần mềm bản trình bày trang chiếu Powerpoint
Đây một phần mềm thông dụng nhất hiện nay đối với không chỉ riêng các cán bộ quản lý; hay giáo viên mà còn cho cả những sinh viên. Ứng dụng luôn luôn đem lại những hiệu quả tuyệt vời nhất cho người sử dụng.
Sau đây là một số những đóng góp nhỏ cho việc xây dựng một bài thuyết trình hoàn hảo cho mọi người sử dụng. Đối với mỗi một cá nhân; việc trình bày bài trình chiếu làm sao để được nhà quản lý; người xem chương trình cảm thấy hứng thú khi xem và đánh giá cao bài thuyết trình; thì mỗi người sẽ có một ý tưởng riêng; một cách trình bày riêng tuy nhiên vẫn không thể thiếu các ý cơ bản sau.
Xem thêm: Làm quen với máy tính
Hướng dẫn cách thuyết trình bằng Powerpoint
Chọn màu nền và cỡ chữ.
Tùy thuộc vào nội dung bài trình chiếu của chúng ta, đối tượng mà chúng ta muốn hướng tới; để lựa chọn những màu sắc phù hợp nhất. Lưu ý khi chọn màu sắc thì phải lựa chọn màu nền và màu chữ sao cho hài hòa; để khi trình chiếu mọi người vẫn có thể đọc được những dòng chữ thể hiện trên slider. Tránh sử dụng những màu sắc lòe loẹt gây phản cảm cho người xem.
Thiết lập hiệu ứng cho bài thuyết trình.
Trong thực tế dù ở trong cuộc họp; buổi giới thiệu sản phẩm hay trong các buổi luận văn; bảo vệ luận án thì thời gian cho mỗi một bài thuyết trình đều có một quỹ thời gian nhất định; và tùy thuộc vào nội dụng và mức độ quan trọng của từng bài thuyết trình; thì sẽ có mức quỹ thời gian sẽ dài ngắn khác nhau.
VD: trong một buổi thuyết trình luận văn tốt nghiệp mỗi một sinh viên sẽ có thời gian là 30 phút; trong khoảng thời gian đó sinh viên cần phải hoàn thành 2 phần việc đó là thuyết trình và trả lời câu hỏi. Chính vì vậy mà việc tạo hiệu ứng cho nội dung bài trình chiếu sẽ rất mất thời gian; và không đem lại hiệu quả cho bài. Thay vì tạo hiệu ứng đẹp mắt (nếu bên khoa CNTT thì cần thiết) thì chúng ta sẽ tập trung vào phần nội dung của bài thật ngắn gọn; đầy đủ, chính xác như vậy sẽ được đánh giá cao hơn. Tuy nhiên phần tạo hiệu ứng chúng ta cũng nên tạo từ 2 đến 3 hiệu ứng cho một slider là tốt.
Nội dung bài thuyết trình
Nội dung đầu tiên của mỗi bài thuyết trình đều cần phải có thông tin về đối tượng thuyết trình; (tên trường, tên cơ quan, tổ chức tham gia) Nội dung chính (tiêu đề) của bài thuyết trình; (giới thiệu sản phẩm, luận văn tốt nghiệp…) và cuối cùng là thông tin của người đứng ra thuyết trình; (sinh viên … lớp…, hay tên nhân viên … thuộc phòng … công ty …)
Đến slider thứ hai chúng ta sẽ bắt đầu đi vào nội dung của bài có thể là các tiêu đề chính; bao gồm 3 mục, 4 mục hay 5 mục cần trình bày. Đến slider thứ 3 chúng ta sẽ trình bày nội dung, ý nghĩa, kết quả và nhận xét về nội dung được thể hiện trong tiêu đề đó (nếu phần trình bày dài chúng ta có thể sang slider 4, 5 …)
*Lưu ý: Đối với bài thuyết trình thì chúng ta cần phải chèn thêm các hình ảnh thể hiện đúng; hay gần đúng với nội dung cần trình bày; phần chữ viết càng ít càng tốt. Một bài trình chiếu được đánh giá cao là một bài trình chiếu không rườm rà về nội dung; (chữ viết) mà chú trọng về hình ảnh minh họa có đi kèm với chú thích; lời giải; hay các công thức toán học.
Slider cuối cùng của bài trình chiếu sẽ là nội dung cảm ơn sự nhiệt tình của ban giám khảo (giáo viên, đối tác kinh doanh…)
Một số phím tắt thông dụng trong bài trình chiếu.
Phím F5: trình chiếu từ slider đầu tiên
Phím Shift + F5: Bắt đầu trình chiếu từ slider hiện hành
Ctrl – P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm quan trọng.
Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.
“Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.
Ctrl – H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường.
Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.
Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.
Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.