Nếu hóa đơn điện tử ghi sai thì thủ tục hủy bỏ hóa đơn điện tử được tiến hành như thế nào? Kế toán viên doanh nghiệp khi mới chuyển đổi sang phương thức xử lý bằng hóa đơn điện tử hẳn còn bỡ ngỡ, sai xót. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc thủ tục hủy hóa đơn điện tử ghi sai theo TT 39.
> Cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel
> Tra cứu hoá đơn điện tử xăng dầu Petrolimex
> cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử FPT
THỦ TỤC HUỶ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ GHI SAI THEO THÔNG TƯ 39
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Trên hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
Hóa đơn điện tử bị sai bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường.
Và nộp Thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.
2. Biên bản hủy hóa đơn điện tử
- Mẫu biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy.
- Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.
- Biên bản huỷ hoá đơn điện tử làm giống như biên bản huỷ hoá đơn giấy bình thường.
>> DOWNLOAD MẪU BIÊN BẢN HUỶ HOÁ ĐƠN
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
- Lập Biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
LƯU Ý
- Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.
- Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót. Thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.
Kế toán Việt Hưng đã nêu rõ các bước tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử bị ghi sai theo TT 39. Những lưu ý cần biết cho kế toán viên khi thực hiện xử lý nghiệp vụ lập mới hóa đơn điện tử. Chúc các bạn thành công.