Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Việc đăng ký và sử dụng “phần mềm hóa đơn điện tử Viettel” với một số doanh nghiệp non trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm còn khá nhiều vướng mắc. Do đó, kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết dưới đây. 

>  Tổng hợp các mẫu hoá đơn điện tử hợp lệ mới nhất
>  Thông tư mới nhất về hoá đơn điện tử bán hàng & cung cấp dịch vụ

 

Các bước cài đặt và sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử viettel

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng, về cung ứng dịch vụ được doanh nghiệp lập, gửi cho khách hàng đồng thời lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử viettel là phương tiện cho phép người dùng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ … và ghi nhận toàn bộ các thông tin về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ ngay tại thời điểm phát sinh trên hệ thống máy tính mà đơn vị đó đã được cấp mã số thuế.

Dưới đây là một số tính năng mà phần mềm của hệ thống hóa đơn điện tử cho phép:

• Khởi tạo thông tin doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử
• Hướng Dẫn Chức Năng Quản Lý Khách Hàng
• Hướng Dẫn Chức Năng Quản Lý Hàng Hóa
• Hóa đơn điện tử VIETTEL – Quản lý dải hóa đơn

1. Hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Bước 1: 

• AM thực hiện đấu nối tài khoản Hóa đơn điện tử lên hệ thống
• Ngay sau khi thỏa thuận hợp đồng hóa đơn điện tử thành công, đơn vị kinh doanh Hóa đơn điện tử Viettel sẽ thực hiện đấu nối hóa đơn điện tử trên hệ thống cho doanh nghiệp
• User vào hệ thống: Sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp
• Mật khẩu vào hệ thống: Được gửi vào địa chỉ email đăng ký đấu nối hóa đơn điện tử

Bước 2:

• Doanh nghiệp thực hiện thay đổi mật khẩu sau khi nhận được tài khoản tại địa chỉ email.

Bước 3: 

• Doanh nghiệp kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau đấu nối đã đúng thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp chưa và thực hiện cập nhật thông tin nếu chưa đúng.

Bước 4: 

• Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn có đúng thông tin gói hóa đơn đăng ký trên hệ thống không

Bước 5: 

• Doanh nghiệp thực hiện cập nhật chứng thư số.
• Chứng thư số là bắt buộc trong các giao dịch điện tử. Thông tin chứng thư số được sử dụng trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế.

Vào giao diện https://sinvoice.viettel.vn/tai-ve

Thực hiện tải Tool ký số bằng usb – token

Làm theo hướng dẫn file doc về cấu hình firefox của USB token (file đính kèm: TL_SETUP_FIREFOX_CAP_CTS.doc)

Export file cer từ tool usb token Viettel:

• Bật Tool ký số USB – Token (e-Invoice-Tool-jar-with-dependencies.jar)
• Đăng nhập vào hệ thống

Chọn công ty, nhấn chuột phải tạo chứng thư số (hệ thống hỗ trợ người dùng export file cer)

 

Bước 6:

• Doanh nghiệp thực hiện cấu hình email của doanh nghiệp lên hệ thống.
• Email này được sử dụng để gửi thông báo hóa đơn cho khách hàng cũng như nhận phản hồi của khách hàng về hóa đơn.

Bước 7: 

• Doanh nghiệp thực hiện khai báo tên hóa đơn
• Một doanh nghiệp có thể có nhiều tên hóa đơn thuộc các loại hóa đơn khác nhau.
• Tên hóa đơn giúp cho doanh nghiệp nhận biết và quản lý mẫu hóa đơn của mình một cách dễ dàng.
• Mỗi tên hóa đơn chỉ ứng với một mẫu hóa đơn. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng nhiều mẫu hóa đơn thì phải tạo thêm nhiều các tên hóa đơn khác.

 

Bước 8: 

• Doanh nghiệp thực hiện khai báo ký hiệu hóa đơn

Bước 9: 

• Doanh nghiệp thực hiện chọn mẫu hóa đơn
• Cho phép doanh nghiệp chọn mẫu để sử dụng trong tập mẫu có sẵn trên hệ thống.

Gửi phê duyệt thông báo phát hành

Sau khi đã được Cục thuế phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện tiếp bước gửi thông báo phát hành đến Admin Viettel để được phê duyệt

Chú ý: Tại bước này, doanh nghiệp cần gửi kèm bằng chứng đã được Cục thuế phê duyệt để làm căn cứ phê duyệt

Bằng chứng có thể là thông báo phát hành có dấu của thuế:

Hoặc màn hình cho phép phát hành trên trang của Thuế  (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html ) như giao diện:

Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, doanh nghiệp của bạn đã có mẫu hóa đơn điện tử được cài đặt về hệ thống.

 

2. Quy trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế. Khi bắt đầu sử dụng các doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình sau:

2.1  Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

• Các tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử.
• Văn bản này DN gửi qua cổng thông tin của Cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (Theo Mẫu số 01 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử).

2.2 Phát hành hóa đơn điện tử

• Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, DN khởi tạo hóa đơn điện tử phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

2.3 Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu

• Các DN cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.
• Và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Hy vọng bài viết trên giúp ích cho các bạn kế toán chưa có kinh nghiệm làm việc. Có thêm kiến thức và tư liệu bổ ích khi làm việc trong các doanh nghiệp mới thành lập. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ:  098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề. Chúc các bạn thành công!