Thế nào là biên bản bàn giao hàng hoá? Nội dung cần có trong biên bản

Biên bản bàn giao hàng hóa là loại giấy tờ quan trọng mà mỗi đơn vị cần xác nhận ngay khi kết thúc hoạt động mua bán. Vậy, nội dung cần có trong biên bản giao nhận hàng là gì? Kế toán Việt Hưng sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn đọc trong bài viết dưới đây.

XEM THÊM

Các khoá học kế toán Doanh nghiệp tại Việt Hưng

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh

1. Thế nào là biên bản giao hàng hóa?

Giao nhận là quá trình chuyển giao một mặt hàng, một sản phẩm cũng như các loại tài sản, giấy tờ, công việc… từ người này đến người khác, từ cơ quan này đến cơ quan khác… Việc giao nhận này tưởng chừng đơn giản nhưng lại rất dễ phát sinh thành nhiều rắc rối khác nhau.

Để tránh những rắc rối không đáng có này thì khi giao và nhận, chúng ta sẽ phải soạn thảo ra một văn bản chỉn chu có chứa đầy đủ thông tin của các bên lẫn bản liệt kê chi tiết về quá trình giao nhận nói chung. Đây là việc làm rất quan trọng, rất nên làm đầy đủ dù cho hai bên giao và nhận có quan hệ mật thiết với nhau như thế nào đi chăng nữa.

Biên bản bàn giao hàng hóa, giao nhận hàng là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.

• Biên bản sẽ được làm ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.
• Khi bên bán đã tiến hành giao đủ số lượng sản phẩm cho bên mua thì bên này sẽ phải kiểm tra rồi ký xác nhận theo đúng quy định.
• Biên bản giao nhận hàng hóa phải chứa đựng đầy đủ thông tin của các bên tham gia lẫn món hàng được giao.
• Nhằm tránh ảnh hưởng về kinh tế cũng như tránh xảy ra sai sót về hàng hóa và tiền bạc.

2. Nội dung cần có trong biên bản giao nhận hàng

• Tên đơn vị bán hàng
• Ngày tháng năm
• Bên nhận hàng: tên công ty, Mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
• Bên giao hàng: Tên công ty, MST, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
• Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá,….
• Ký tên xác nhận,….

Mẫu biên bản bàn giao được áp dụng hiện nay.

         BIÊN BẢN GIAO NHẬN

• Căn cứ Hợp đồng mua bán số:…./20…/HĐMB giữa Công ty…. Và Công ty ….được hai bên ký kết ngày…tháng…năm……

Hôm nay, ngày ……tháng ….năm……Tại…………………………………………, Chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng):…………………………………………………………………

–    Mã số thuế:………………………………………………………………………………
–    Địa chỉ:……………………………………………………………………………………..
–    Điện thoại :………………………               Fax: ……………………………..
–    Đại diện Ông/bà: ……………………………….. Chức vụ: ……………………………

BÊN B (Bên giao hàng):……………………………………………………………………

–    Mã số thuế: ………………………………………………………………………………
–    Địa chỉ:………………………………………………………………………………………..
–    Điện thoại :………………………               Fax: ……………………………..
–    Đại diện Ông/bà: ……………………………….. Chức vụ: ……………………………

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:

Bên B xác nhận bên B đã giao đủ, đúng và Bên A xác nhận Bên A đã nhận đủ, đúng chủng loại và số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau, làm cơ sở quyết toán hợp đồng

             ĐẠI DIÊN BÊN A                                                               ĐẠI DIỆN BÊN B

            (Bên nhận hàng)                                                                (Bên giao hàng)

3. Những lưu ý khi làm biên bản giao nhận

• Cung cấp đầy đủ thông tin hai bên
• Soạn song song với hợp đồng mua bán hay vận chuyển hàng hóa. Bạn không nên để tới cuối mới vội vàng soạn thảo biên nhận. Như thế vừa dễ xảy ra sai sót, vừa không theo sát được tiến trình giao nhận.
• Chữ ký “tươi”. Đó chính dấu hiệu biểu tượng cho sự đồng tình của cả hai phía. Nếu như biên bản không được ký tên hoặc đóng dấu đầy đủ thì biên bản đó được xem như không có giá trị pháp lý.
• Biên nhận bàn giao các loại phải được sao ra thành hai bản. Mỗi bên tham gia giao nhận sẽ giữ một bản để làm cơ sở pháp lý cho mình nếu không may xảy ra tranh chấp. Mỗi biên bản giao nhận này đều có giá trị pháp lý như nhau.
• Mỗi loại biên bản giao nhận sẽ được soạn thảo với đôi chút khác biệt
• Mẫu biên nhận phải được bảo quản thật tốt. Các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với pháp luật.

Vừa rồi là một số thông tin về biên bản bàn giao hàng hóa nhận cũng như các vấn đề cần lưu ý khi làm biên bản giao nhận các loại. Kế toán viên cần nắm rõ quy tắc cũng như nội dung trong biên bàn để tránh sai xót khi xảy ra tranh chấp. Chúc các bạn thành công.