Quy trình kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Các bạn sinh viên mới ra trường sẽ làm kế toán bán hàng thì phải nắm rõ quy trình kế toán này và tầm quan trọng của nó. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn quy trình kế toán bán hàng trong bài viết sau.
Vai trò của kế toán bán hàng
- Phản ánh và giám đốc kịp thời, chi tiết khối lượng hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị.
- Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Và các chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng.
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị. Tình hình thanh toán tiền hàng, nộp thuế với Nhà nước.
- Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý.
- Cung cấp thông tin chính xác trung thực. Lập quyết toán đầy đủ kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
QUY TRÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
Công việc chính của kế toán bán hàng
- Ghi chép kịp thời thông tin về các đơn hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Đồng thời định kỳ làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo công ty.
- Đề xuất các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc với Kế toán trưởng
- Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu
- Đề xuất Trưởng Phòng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng
- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
- Định khoản và phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh , số thứ tự ,thời gian. Lưu trữ , bảo quản.
- Thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về công việc nhập, xuất tồn vào cuối ngày.
- Phân hệ kế toán bán hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp
Và sau đây bài viết sẽ đi trình bày quy trình cụ thể của những công việc trên
Đầu tiên
- Kế toán bán hàng sẽ là người nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ người bán.
- Hoặc do phòng kinh doanh báo lại, chịu trách nhiệm ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
Sau khi tiếp nhận đơn hàng của người mua thì kế toán bán hàng phải đi kiểm tra mức tồn kho của hàng hóa có đáp ứng đủ số lượng và chủng loại theo yêu cầu của người mua hay không.
- Nếu chưa có đủ hàng thì phải báo lại cho người mua,
- Còn nếu có đủ hàng thì sẽ làm phiếu yêu cầu xuất kho gửi cho thủ kho, để thủ kho làm thủ tục xuất hàng.
- Đồng thời, kế toán bán hàng tiến hành xuất hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho người bán.
- Sau khi làm xong các thủ tục giấy tờ phục vụ việc bán hàng. Thì kế toán đi phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan để ghi nhận hoạt động này.
Tùy vào đặc thù của từng đơn vị, kế toán bán hàng còn phải làm báo cáo về tình hình hoạt động bán hàng diễn ra trong ngày. Số lượng hàng tiêu thụ để gửi cho ban lãnh đạo công ty.
Công việc mang tính thường xuyên, phát sinh liên tục trong ngày nên kế toán bán hàng phải là những người nhanh nhẹn, cẩn thận. Đồng thời còn phải biết cách tổng hợp phân tích số liệu để tổng kết về tình hình của hoạt động bán hàng. Từ đó có sự điều chỉnh hợp lý để công việc bán hàng diễn ra hiệu quả hơn.