Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Cho nên cần phải có quy trình luân chuyển chứng kế toán từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

• Lập hoặc thu nhận chứng từ
• Kiểm tra chứng từ
• Sử dụng ghi sổ kế toán
• Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BÁN HÀNG & THU TIỀN

• (1) Nhận đặt hàng
• (2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng
• (3) Kiểm tra hàng tồn kho
• (4) Lập lệnh bán hàng
• (5) Chuẩn bị giao hàng
• (6) Giao hàng và vận chuyển hàng
• (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
• (8) Lập hóa đơn
• (9) Theo dõi phải thu khách hàng
• (10) Thu tiền
• (11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

1. Sơ đồ luân trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng

VD: Công ty Dược phẩm A

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 và Thông tư số 200 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền thể hiện cho các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh và hoàn thành. Hệ thống chứng từ trong khâu bán hàng được công ty sử dụng gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản hàng bán bị trả lại, Biên bản giảm giá hàng bán, Phiếu thu, Giấy báo Có.

Đối với khâu bán hàng

• (1) Khách hàng gửi đặt hàng
• (2) Nhân viên bán hàng tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra kho và tín dụng khách hàng
• (3) Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng
• (3a) Nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng
• (3b) Nếu đơn đặt hàng được duyệt, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn
• (4) Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng chuyển xuống kho để thông báo xuất hàng giao cho khách hàng
• (5a) Trường hợp khách hàng nhận hàng tại kho
• (5b) Nhân viên vận chuyển giao hàng tại địa chỉ khách hàng

2. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền

VD: Công ty Dược phẩm B

Đối với khâu thu tiền

• (1) Thủ kho giao hóa đơn GTGT (liên 3) cho kế toán công nợ, khi nhận hóa đơn kế toán công nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và được lưu ở kho
• (2) Kế toán bán hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng bán do nhân viên bán hàng lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên chương trình kế toán
• (3) Nếu phát sinh chênh lệch kế toán bán hàng phản hồi thông tin cho nhân viên bán hàng biết để giải quyết sai sót phát sinh
• (4) Theo dõi công nợ khách hàng
• (5) Kế toán thanh toán căn cứ chuyển giấy báo Có, Phiếu thu cho Kế toán công nợ đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ tiến hành cập nhật số liệu
• (6) Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo (trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng)

Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty Dược A-B

Bước 1: Xem xét nhu cầu của thị trường

– Kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng

– Nhu cầu mở rộng thị trường

– Nhu cầu của khách hàng

Bước 2: Tham gia đấu thầu

Sau khi giới thiệu hàng hóa, trường hợp các cơ sở y tế có nhu cầu sử dụng sản phẩm công ty, công ty sẽ tham gia đấu thầu.

Bước 3: Ký kết hợp đồng mua bán

Khi công ty trúng thầu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:

– Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán.

– Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua.

– Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán: Tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, nơi sản xuất, hạn dùng, quy cách đóng gói, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền.

– Chất lượng hàng hóa

– Phương thức thanh toán

– Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện

Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại hợp đồng trình Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký.

Bước 4: Nhận đơn đặt hàng

– Trực tiếp: Nhân viên bán hàng nhận đơn hàng trực tiếp tại các khoa dược bệnh viện, phòng khám trên địa bàn.

– Gián tiếp: Phòng nghiệp vụ kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, Fax

Bước 5: Kiểm tra tín dụng, tồn kho

Nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra hàng có đủ trong kho theo như yêu cầu của khách hàng hay không? Tiếp đến tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng. Sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh phê duyệt.

Bước 6: Cấp phát hàng hóa

– Chuẩn bị hàng:

+ Xác định vị trí để hàng, kiểm tra đối chiếu lại tên hàng, hàm lượng nồng độ, nơi sản xuất, số lô, hạn dùng trên phiếu báo lô với biểu hàng.

+ Lấy đúng chủng loại, số lượng, số lô ghi trên lệnh bán hàng, xếp và để riêng từng loại.

– Kiểm tra hàng: Nhân viên vận chuyển, kiểm tra đối chiếu hàng lấy ra khỏi kho.

Bước 7: Xuất hóa đơn

Nhân viên lập hóa đơn phòng kế toán tiến hành in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.

Bước 8: Giao nhận vận chuyển

– Sau khi hoàn thành các thủ tục nhận hàng, người nhận hàng đi giao chuẩn bị phương tiện vận chuyển phù hợp với yêu cầu cần đảm bảo được sự an toàn về số lượng, chất lượng, hình thức trên suốt lộ trình giao hàng.

– Khi giao hàng cho khách hàng xong, người được giao nhiệm vụ gửi hàng sau khi đã nhận và kiểm tra đầy đủ hóa đơn, chứng từ, có trách nhiệm trả về công ty và các bộ phận có liên quan.

Bước 9: Ghi nhận công nợ

Sau khi nhận được toàn bộ chứng từ bán hàng do nhân viên bán hàng gửi sang. Kiểm tra sự thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu trên hệ thống. Nếu phát sinh chênh lệch kế toán thành toán sẽ thông tin cho nhân viên bán hàng để giải quyết sai sót phát sinh và tiến hành ghi nhận công nợ khách hàng.

Bước 10: Thu tiền

Kế toán doanh thu – công nợ khi nhận được giấy báo ngân hàng hoặc phiếu chi do khách hàng phát hành (trong trường hợp thu nợ bằng tiền mặt) chứng tỏ tiền hàng phải thu khách hàng đã được thanh toán. Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu được. Cập nhật số tiền khách hàng thanh toán vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi việc chi hoa hồng.

Hy vọng thông bài qua bài viết trên, bạn đọc có thêm kiến thức tham khảo về quy trình luân chuyển chứng từ. Chúc các bạn thành công!