Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội

Thanh tra bảo hiểm xã hội | Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

1. Thanh tra bảo hiểm xã hội 

Tại Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 có nêu rõ:

– Thanh tra lao động – thương binh và xã hội thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về việc thực hiện chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về thanh tra.

– Thanh tra tài chính thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về quản lý tài chính bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về thanh tra.

– Cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Doanh nghiệp – cơ quan có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động

Hộ kinh doanh có sử dụng lao động theo hợp đồng từ 01 tháng trở lên thì phải đăng ký tham gia BHXH tại BHXH địa phương nơi hộ kinh doanh đăng ký địa điểm.

Tại Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 có quy định:

– Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

– Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 86 và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 85 của Luật này để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.

– Giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 45 và Điều 55 của Luật này đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa.

– Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động.

– Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

– Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cơ quan bảo hiểm xã hội.

– Định kỳ 06 tháng, niêm yết công khai thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi người lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.

– Hằng năm, niêm yết công khai thông tin đóng bảo hiểm xã hội của người lao động do cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp theo quy định tại khoản 7 Điều 23 của Luật này.

 Tại Khoản d Điều 6 Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14, nghĩa vụ của người sử dụng lao động:

“d) Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng và thực hiện các giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;…”

3. 6 trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội 

4. Chuẩn bị hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội chung bao gồm những gì?

(1) Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động với Phòng Lao động thương binh và xã hội (bản sao)

(2) Đăng ký Kinh doanh (bản sao)

(3) Bảng chấm công – Bảng thanh toán lương

(4) Quyết toán thuế TNCN – TNDN của doanh nghiệp

(5) Hợp đồng lao động tất cả các lao động trong công ty (bao gồm tất cả các hợp đồng đã ký kết, quyết định thôi việc đối với nhân viên đã thôi việc)

(6) Hồ sơ cá nhân của toàn bộ lao động trong công ty (Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, văn bằng – chứng chỉ …. )

ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP XÁC MINH ĐỂ THANH TOÁN TIỀN HƯỞNG TRỢ CẤP THAI SẢN THÌ CẦN THÊM :

– Số BHXH và giấy khai sinh con của người lao động thai sản

–  Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng lao động kèm theo.

7. Bị xử phạt ra sao khi không đóng bảo hiểm cho người lao động?

Tại Điều 26 Nghị định 95/2013/NĐ-CP có quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp:

2. Phạt tiền với mức từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;

b) Đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định;

c) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.

….

3. Phạt tiền với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.

KHẮC PHỤC HẬU QUẢ:

• Buộc truy nộp số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chưa đóng, chậm đóng đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều này;
• Buộc đóng số tiền lãi của số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất của hoạt động đầu tư từ Quỹ bảo hiểm xã hội trong năm đối với vi phạm quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này

Tại Điều 17 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 có quy định về các hành vi bị nghiêm cấm:

1. Trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.

2. Chậm đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

3. Chiếm dụng tiền đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

4. Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

5. Sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp không đúng pháp luật…

Tại Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 có quy định xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội:

“… Người sử dụng lao động có hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 17 của Luật này từ 30 ngày trở lên thì ngoài việc phải đóng đủ số tiền chưa đóng, chậm đóng và bị xử lý theo quy định của pháp luật, còn phải nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng;

nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và lãi của số tiền này vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.”

=> Ngoài việc bị truy thu tiền trốn đóng thì công ty sẽ bị xử phạt hành chính về hành vi vi phạm. Công ty sẽ mất thêm một khoản tiền lớn tùy theo số lượng người lao động không được đóng bảo hiểm xã hội (theo điều 26 nghị định 95/2013/NĐ-CP) 

Trên đây kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn nhà kế – Vui lòng không giải đáp về các vấn đề bảo hiểm nếu có các thắc mắc về khoá học để lại thông tin để được tư vấn chuyên sâu!