Giải đáp 60 câu hỏi về hóa đơn điện tử (Phần 1)

Câu hỏi về hóa đơn điện tử | Trong giai đoạn quá trình triển khai hóa đơn điện tử không tránh khỏi có nhiều vướng mắc khi vận hành thực tế hoá đơn điện tử – vì vậy Kế toán Việt Hưng sưu tầm kho tàng các hỏi thắc mắc có theo kèm giải đáp rõ ràng cho các bạn tham khảo.

câu hỏi về hóa đơn điện tử
Giải đáp 60 câu hỏi về hóa đơn điện tử (Phần 1)

LIỆT KÊ 60 CÂU HỎI VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

STT CÂU HỎI GIẢI ĐÁP
1 Thủ tục để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là gì? –Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

–Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

–Doanh nghiệp thực hiện theo 2 bước sau:

  • Bước 1: Lập bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA SME.NET hoặc phần mềm AMIS.VN – Kế toán
  • Bước 2: Nộp bộ hồ sơ cho Cơ quan Thuế. Xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY

Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

2 Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: – Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. – Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại không? – Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.

– Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

3 Người mua kê khai thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử như thế nào? – Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

4 Hóa đơn đã phát hành và gửi cho cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào? – Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

– Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…

– Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5 Hóa đơn đã phát hành và gửi cho cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào? – Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót

– Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

6 Trường hợp doanh nghiệp tôi có nhiều cơ sở bán hàng cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử, làm thế nào để lập hóa đơn từ số nhỏ đến số lớn trên toàn hệ thống của doanh nghiệp? Doanh nghiệp có thể đăng ký các ký hiệu hóa đơn khác nhau cho từng cơ sở, đối với từng ký hiệu khi lập hóa đơn phải tăng từ số nhỏ đến số lớn.
7 Số lượng hóa đơn đặt mua năm nay sử dụng không hết tôi có cần đóng thêm phí gia hạn cho năm sau để sử dụng tiếp những hóa đơn này hay không? Khi hết hạn thuê bao nhưng khách hàng chưa sử dụng hết số lượng hóa đơn điện tử đã đăng ký, khách hàng vẫn được sử dụng phần mềm để quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng không được phát hành tiếp các hóa đơn điện tử còn lại. Để sử dụng tiếp các hóa đơn điện tử còn lại, khách hàng cần thanh toán phí gia hạn thuê bao theo thời gian thuê bao khách hàng đăng ký thêm.
8 Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy? – Chỉ có một bản duy nhất (không có các liên như hóa đơn giấy): Giảm bớt quy trình thủ tục

– Sử dụng chữ ký điện tử (công nghệ hóa).

– Lưu trữ và tra cứu trên các thiết bị điện tử (tránh hỏng hóc, mất cắp, rủi ro về hóa đơn không đáng có)hoá đơn điện tử

9 Trong Điểm 2 – Điều 14 – Thông tư 64 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”.

 

    Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng  vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức)

 

10 Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không? Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
11 Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào? Hóa đơn điện tử gồm các loại:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
12 Hóa đơn điện tử có liên không? Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
13 Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không? Không
14 Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử? Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

a) Doanh nghiệp.

b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.

d) Tổ chức khác.

đ) Hộ, cá nhân kinh doanh.

Được quy định tại điều 12 nghị định 119/2017/NĐ-CP

15 Xử lý hóa đơn Sai và thực hiện hủy hóa đơn như thế nào? Doanh nghiệp bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 – Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện, Doanh nghiệp bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 – Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế sau khi trong 2 ngày sau khi cơ quan thuế thông báo cho người bán Mẫu số 05 – Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát.

16 Ngày kí và phát hành hóa đơn có bắt buộc trùng với ngày hóa đơn không? Hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Nhưng hiện tại một số chi cục thuế bắt buộc phải trùng nhau (lập luận theo Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC
17 Hóa đơn điện tử khi đi đường có được cơ quan công an, quản lý thị trường chấp nhận không, có cách nào phân biệt được thật giả không? Hoá đơn điện tử là loại hoá đơn được Chính Phủ, Bộ Tài Chính, Bộ Công An khuyến khích sử dụng Do đó hoá đơn điện tử (bản thể hiện, bản chuyển đổi) khi đi đường hiển nhiên được cơ quan chức năng (Công An Kinh Tế, An ninh Kinh Tế, Quản Lý Thị Trường) chấp thuận. Hiện tại cơ quan chức năng đã được trang bị máy tính bảng để dễ dàng kiểm tra thông tin của hoá đơn điện tử.
18 Chứng từ giấy (Bản thể hiện hóa đơn điện tử) chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký tên đóng dấu không? Việc chuyển đổi hóa đơn giấy phải trùng khớp thông tin với hóa đơn điện tử gốc

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Vì vậy Hóa đơn giấy chuyển đổi không có giá trị pháp lý nên không bắt buộc phải ký tên và đóng dấu đỏ.

19 Xuất hóa đơn điện tử xuất theo ngày, phải xuất đúng giời gian bán hàng, cung cấp dịch vụ đúng không? Khi sử dụng hoá đơn thì hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in bạn đều phải xuất đúng thời điểm, khi bạn chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá theo đúng Luật Quản Lý Thuế.
20 Bên người mua không dùng hóa đơn điện tử thì bên bán xuất hóa đơn được không? Xuất bình thường, Hoá đơn điện tử được áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn, do đó nếu công ty bạn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử mà đối tác của các bạn chưa đăng ký sử dụng (họ vẫn sử dụng hoá đơn đặt in hoặc tự in). Doanh nghiệp của bạn vẫn xuất hoá đơn điện tử bình thường cho các đối tác đó theo đúng quy định của Luật Quản Lý Thuế.
21 Doanh nghiệp thuộc dạng siêu nhỏ, chưa có phần mềm kế toán có phải bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử không? – Đối với doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 1/11/2018 thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, không sử dụng hóa đơn giấy

– Đối với Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020

22 Hóa đơn điện tử khi bị sai có bắt buộc phải làm biên bản hủy không? Bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường và nộp Thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.
23 Biên bản hủy hóa đơn điện tử thì như thế nào? Biên bản huỷ hoá đơn điện tử làm giống như biên bản huỷ hoá đơn giấy bình thường.
24 Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử có bắt buộc phải tích hợp với phần mềm kế toán/phần mềm bán hàng không? Phải có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự định khoản vào phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu bán hàng) tại thời điểm lập hoá đơn.
25 Hóa đơn điện tử có cần in ra file cứng, chuyển đổi hóa đơn giấy để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan thuế có yêu cầu doanh nghiệp in ra file cứng không? – Do Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.

– Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.

– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu

26 Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào? – Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống

– Tiếp nhận qua email

– Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)

– Services

– Hình thức 1 & 2 là 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận.

27 Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì? – Xem Hóa đơn

– Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ

– In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

28 Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện tử không? – Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)

– Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

29 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì? – Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

– Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

– Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

30 Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử? Tại khoản 6, điều 18 Luật Kế toán 88/2015/QH13 & Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13
31 Hóa đơn điện tử có được đính kèm bảng kê giấy/bảng kê điện tử không?
     Cục thuế Hà Nội trả lời doanh nghiệp: HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG ĐƯỢC LẬP KÈM BẢNG KÊ. Được dựa trên căn cứ pháp lý tại Khoản 1 – Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/201/TT-BTC và Công văn 2047/TCT-CS ngày 22/5/2019: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không bị giới hạn về số dòng trên một tờ hóa đơn nên HĐĐT không lập kèm bảng kê”.
     Theo đó, doanh nghiệp không được lập HĐĐT không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy/bảng kê diện tử cho khách hàng.
32 Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có được lập nhiều hơn một trang?
Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, với các trường hợp hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nếu số lượng hàng hóa dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa dịch bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:
– Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
– Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu;
– Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;
– Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Cục Thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang.
Như vậy, tùy từng trường hợp cụ thể mà Cơ quan Thuế chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được thể hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT chuyển đổi ra giấy) nhiều hơn 1 trang và phải thực hiện theo hướng dẫn nêu trên.
33 Hóa đơn điện tử đã lập chưa gửi cho người mua bị sai sót thì xử lý như thế nào?
Tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019, thống nhất đề xuất của Cục Thuế TP Hà Nội đối với HĐĐT đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện theo 2 bước sau đây:
  • Bước 1: Tiến hành hủy HĐĐT đã lập
  • Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua
LƯU Ý: HĐĐT đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

XEM THÊM: Các Khoá học kế toán Online đa lĩnh vực nghề

Trên đây Giải đáp 60 câu hỏi về hóa đơn điện tử phần 1 chú ý đón xem phần tiếp theo ngay sau đây nhé – Tham gia ngay Khoá học kế toán online 48H nâng trình nghiệp vụ nhanh chóng buổi học không giới hạn với giáo viên riêng dạy trực tiếp tương tác cao qua Ultraviewer & Zalo Call! 

 

Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0988.680.223
0912.929.959
0912.929.959