Những điểm cần lưu ý về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử trở nên thông dụng trong thời đại công nghệ số hóa ngành kế toán. Tuy nhiên, một số bạn còn thắc mắc về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử. Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để kế toán Việt Hưng giải đáp thắc mắc cho bạn nhé.

>  Nội dung cần lưu ý trong nghị định 119 về hóa đơn điện tử
>  Thủ tục hủy hóa đơn điện tử ghi sai theo thông tư 39

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng….  Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

1. Những lưu ý về ngày lập hóa đơn điện tử

Quy cách ký hiệu viết tắt trên hóa đơn điện tử

• Phần tiêu thức của hóa đơn điện tử bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán không bị han chế số ký tự như đối với hóa đơn giấy.
• Quy cách viết tắt khi tạo lập hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 16, mục 2 khoản B của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 1/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010. Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Quy định về số lượng trang của hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử có định dạng điện tử nên không có quy định về số dòng trên một hóa đơn. Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định.
• Khi hóa đơn điện tử có số trang nhiều hơn 1 thì phần đầu trên trang sau của hóa đơn sẽ hiển thj cùng số hóa đơn như trang đầu, cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, bên bán bằng Tiếng Việt không dấu theo công thức:  “tiep theo trang truoc – trang X/Y” trong đó X là số thứ tự của trang, Y là tổng số trang của hóa đơn.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức hóa đơn giấy. Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đảm bảo những yêu cầu như sau:

• Đảm bảo tính toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn này được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Có dòng chữ  phân biệt với hóa đơn giấy thông thường (Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử)
• Có đầy đủ chữ ký và họ tên của người đại diện bên bán.

Lùi ngày xuất hóa đơn điện tử

• Một trong những điều doanh nghiệp cần chú ý khi tạo lập hóa đơn điện tử chính là: Mọi hành vi lùi ngày xuất hóa đơn điện tử hay hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
• Điều luật này được quy định tại Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính. Hóa đơn điện tử cần đảm bảo ghi đúng thời gian khởi tạo và xuất hóa đơn.

2. Những điều cần lưu ý về ngày ký hóa đơn điện tử

• Về nguyên tắc hóa đơn điện tử phải bắt buộc có ngày ký. Do vậy, Hóa đơn điện tử không có ngày ký không hợp lệ.

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

• Về nguyên tắc, nguời bán hoàn thành việc cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn ngay khi hoàn thành dịch vụ. Trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký thì hóa đơn này không phù hợp, không hợp lệ.

Kế toán Việt Hưng đã chỉ ra những điểm cần lưu ý về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử. Kế toán viên cần chú ý trong quá trình xử lý nghiệp vụ để tránh mắc sai lầm. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề. Chúc các bạn thành công!