Nội dung cần lưu ý trong nghị định 119 về hóa đơn điện tử

Nghị định 119 về hóa đơn điện tử có rất nhiều nội dung quan trọng mà nhân viên kế toán cần lưu ý. Cùng kế toán Việt Hưng điểm qua những nội dung cần thiết phải ghi nhớ nhé. 

>  Cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel
>  Tra cứu hoá đơn điện tử xăng dầu Petrolimex
>  cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử FPT

NỘI DUNG CẦN LƯU Ý TRONG NGHỊ ĐỊNH 119 VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử trong nghị định 119

Tổ chức, DN, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

a) DN được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật DN, Luật Các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật Dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty CP; công ty TNHH; công ty hợp danh; DN tư nhân;

b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã;

d) Tổ chức khác;

đ) Hộ, cá nhân kinh doanh…

-> nghị định 119 về hóa đơn điện tử

2. Loại hóa đơn điện tử trong nghị định 119 

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119. 

3. Các đối tượng được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí 

+ Hộ, cá nhân kinh doanh, trừ hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, xây dựng hoặc 10 tỷ đồng trở lên lĩnh vực thương mại, dịch vụ;

+ DN nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành DN trong 12 tháng, kể từ khi thành lập DN;

+ DN nhỏ và vừa, hợp tác xã, cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn;

+ DN nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh, trừ DN hoạt động tại khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;

4. Nhóm sử dụng hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử được chia ra làm 2 nhóm sử dụng.

Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế

Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử. (nghị định 119 về hóa đơn điện tử)

Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế

Dựa theo Điều 12 của Nghị định, nhóm các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực được quy định như sau:

– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.

– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

– Hộ, cá nhân kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. 

– Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

– Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 

5. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (đăng ký sử dụng)

– DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

– Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian một ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng .

– Hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

6. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

– Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử quy định, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy. 

– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định và không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Tổng hợp các loại hóa đơn giấy, loại đặt in, tự in hay mua của cơ quan thuế vẫn còn giá trị lưu hành đến hết ngày 31/10/2020. Các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực cho đến hết ngày 31/10/2020.

Khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gọi tên từng doanh nghiệp yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu vì lý do chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến hết ngày 31/10/2020 nhưng mỗi kỳ khai thuế GTGT phải nộp kèm Tờ khai dữ liệu hóa đơn (theo mẫu số 3), tương tự như “bảng kê” hóa đơn trước đây.

Tổng hợp các loại hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018 vẫn có giá trị lưu hành.

Những doanh nghiệp mới thành lập từ sau ngày 01/11/2018, sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ khi không đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tạm thời sử dụng hóa đơn giấy.

Các loại Phiếu thu học phí, viện phí sẽ phải chuyển sang Phiếu thu điện tử, nhưng theo lộ trình riêng do Bộ Tài chính quy định (Điều 35, 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

7. Báo cáo hóa đơn điện tử có sai sót trong nghị định 119 về hóa đơn điện tử

Theo Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. (nghị định 119 về hóa đơn điện tử)

– Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

8. Chứng từ đi đường

Khi vận chuyển, lưu thông hàng hóa trên đường, không cần phải mang theo hóa đơn giấy, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, nên mang theo một chứng từ giấy của hóa đơn điện tử để xuất trình trong trường hợp hàng hóa đang vận chuyển ở nơi không có Internet (Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

Hóa đơn điện tử sẽ áp dụng và thay thế hóa đơn giấy như sau:

– Từ ngày 01/11/2018 sẽ áp dụng cho một số doanh nghiệp được Cơ quan Thuế gọi lên và yêu cầu

– Từ ngày 01/11/2020 sẽ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp còn lại.

Trên đây là những nội dung cần lưu ý trong nghị định 119 về hóa đơn điện tử. Các bạn chia sẻ hoặc lưu về để sử dụng khi cần thiết nhé.