Hóa đơn điện tử ngày càng được ưa chuộng bởi tối ưu chi phí, thời gian và gọn nhẹ. Do đó, cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định là vô cùng quan trọng mà nhân viên kế toán cần phải biết. Cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
> Nội dung cần lưu ý trong nghị định 119 về hóa đơn điện tử
> Thủ tục hủy hóa đơn điện tử ghi sai theo thông tư 39
CÁCH LƯU TRỮ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH
1. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?
Cách lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…
Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
2. Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?
Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.
Hoá đơn giấy tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.
Tuy nhiên, khi thực hiện cách lưu trữ hóa đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của DN vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. DN sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữ hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:
– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên (cách lưu trữ hóa đơn điện tử)
– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau
- Hoá đơn ĐT nội dung có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Hoá đơn ĐT nội dung được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
- Được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
-> Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra (cách lưu trữ hóa đơn điện tử)
Trong thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
Các trường hợp như thế này, nếu DN không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. DN sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
-> Vì vậy, DN cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng đối với mỗi kế toán. Hãy chia sẻ bài viết này để lưu lại những thông tin cần thiết cho nghiệp vụ của mình nhé.