Kế toán nhà hàng là một công việc khá phức tạp vì nó gần như tổng hợp 3 loại hình doanh nghiệp: Thương mại, dịch vụ và sản xuất. Với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống các nhà hàng như hiện nay thì nhu cầu tuyển dụng Nhân viên kế toán nhà hàng là rất lớn, mở ra nhiều cơ hội dành cho những ai theo đuổi công việc này. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những công việc cơ bản mà kế toán nhà hàng ăn uống cần phải nắm rõ.
1. Cần phải xác định được những món ăn, dịch vụ mà nhà hàng cung cấp để xây dựng định mức nguyên vật liệu và xác định giá thành của từng món ăn, dịch vụ đó
Kế toán cần liên hệ với bếp trưởng để thiết lập định lượng chi tiết cho từng món ăn. Nguyên vật liệu bếp được kiểm soát thông qua định lượng này. Việc chế biến món ăn phục vụ thực khách cũng căn cứ bám sát định lượng này. Số lượng đặt mua nguyên vật liệu chế biến được kiểm soát tốt hơn khi có định lượng, tránh thất thoát lãng phí. Định lượng và menu phải được thiết lập tương quan chặt chẽ với nhau, định kỳ hàng tháng thì cần thiết lập lại một lần để kịp thay đổi theo thời giá nguyên vật liệu đầu vào.
Thông thường đối với ngành ăn uống, chi phí được tính = 30% – 40% so với doanh thu.
2. Cần phải hiểu rõ các quy trình trong kế toán nhà hàng ăn uống
2.1 Kế toán nhà hàng ăn uống: Quy trình thu mua, chế biến, và bảo quản động lạnh
– Bộ phận thu mua phải liên hệ các nhà cung cấp tối thiểu là 3 để đảm bảo tính cạnh tranh giá cả hợp lý rẻ và đảm bảo chất lượng.
– Bên dịch vụ ăn uống có 1 đặc thù mà các ngành khác không có là sự hao hụt theo định lượng và mỗi mặt hàng rau củ quả cũng như lương thực đầu vào đều có tỷ lệ hao hụt nhất định mà bạn cần phải biết rõ. Vì 1 lý do rất đơn giản là do các nhà cung cấp thực phẩm kể cả các người bán hàng ngoài chợ họ đều bơm nước vào thực phẩm nhằm giữ độ tươi cho thực phẩm họ bán, vô tình các thực phẩm đều tăng kg hơn so với thực tế. Cho đến khi tới công đoạn sơ chế thì lượng nước đó nhả ra là mất kg và các phần mà khi sơ chế gạt bỏ thêm nữa đó là phần hao hụt trong thực phẩm kế toán nhà hàng ăn uống
VD: Thực tế bạn mua vào 10 kg rau cải, nhưng sau khi sơ chế bạn chỉ còn 8kg.
2.2 Kế toán nhà hàng ăn uống: Quy trình kiểm soát kiểm tra giám sát hàng tồn
– Thiết lập định mức hàng tồn kho tối thiểu và tối đa căn cứ vào vòng quay của hàng tồn để lập
– Mặt hàng bán chạy được ưu tiên, mặt hàng ùn ứ thì lấy số lượng ít
– Đồ uống, đồ khô, hàng đông lạnh thì kiểm kê hàng tháng
– Những thực phẩm tươi sống thì kiểm tra định kỳ hàng tồn theo ngày = Số lượng tồn cuối = số lượng nhập + số lượng tồn – số lượng xuất
– Định kỳ kiểm tra đối chiếu tồn sổ sách với kho: tuần tháng, quý năm kế toán nhà hàng ăn uống
– Hàng nhập vào thủ kho phải kiểm tra Date sử dụng để tránh nhà cung cấp đại lý đưa hàng gần hết hạn sử dụng mà bạn bán ko kịp thì sẽ hư hỏng.
– Hàng hết hạn phải có kế hoạch: một là hủy, hai là trả lại nhà cung cấp
3. Biết cách quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
– Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
– Kết hợp phòng nhân sự để đánh giá số liệu công cụ hư hỏng hàng tháng và trừ vào quỹ phí dịch vụ.
– Định kỳ phân bổ vào chi phí kế toán nhà hàng ăn uống
– Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí.
– Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
4. Cần biết cách phân biệt từng loại hóa đơn đầu vào khác nhau để thực hiện việc xử lý, hạch toán cho đúng đối tượng.
– Với loại hóa đơn mua hàng tại siêu thị, nhân viên nên căn cứ vào bảng kê chi tiết để hạch toán hóa đơn đầu vào theo từng loại cho chính xác.
– Nếu là hàng chợ (như: thịt cá, rau củ quả,…) không có hóa đơn thì phải lập bảng kê thu mua, xuất ngay không cần nhập kho.
– Với hóa đơn chi phí gas thì kế toán tính vào chi phí chế biến món ăn kế toán nhà hàng ăn uống
5. Cần biết cách tính giá thành món ăn
Giá thành món ăn bao gồm: NVL chế biến theo định lượng, nhân công phục vụ, chi phí sản xuất chung,… Việc của kế toán nhà hàng là phải tập hợp được chi phí của từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và các nguyên vật liệu phụ bổ sung; từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món và đưa vào bảng kê chi tiết đi kèm trước để phục vụ cho việc xuất hóa đơn tiếp khách, hóa đơn ăn uống.
6. Biết cách lập các báo cáo
– Bảng đối chiếu công nợ đầu ra
– Bảng tổng hợp công nợ đầu ra
– Báo cáo sử dụng hóa đơn
– Báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm
– Báo cáo tình hình lãi lỗ cho Quản lý.
– Báo cáo thuế kế toán nhà hàng ăn uống
– Báo cáo tài chính cuối năm
Trên đây là những công việc cơ bản mà kế toán nhà hàng ăn uống cần nắm rõ. Chúc các bạn thành công!