Hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp. (Nếu doanh nghiệp thực hiện phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên). Hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp. (Nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
1. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất. Hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
Gồm:
– Hàng mua đang đi trên đường;
– Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
– Sản phẩm dở dang;
– Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
– Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất; luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán; mà trình bày là tài sản dài hạn.
Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng. Hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Mà trình bày là tài sản dài hạn.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán và xử lý hàng thừa khi tiến hành nhập kho
2. Các phương pháp kế toán hàng tồn kho
a) Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục; có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên; các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có; tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho; so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp…). Và các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc; thiết bị; hàng có kỹ thuật; chất lượng cao…
b) Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế. Để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp. Và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:
| Trị giá hàng xuất kho trong kỳ | = | Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ | + | Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ | – | Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ |
– Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611 “Mua hàng”).
– Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa
Được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ. (Tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán). Làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ). Và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Xem thêm:
Các phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho
Hạch toán sau khi kiểm kê hàng tồn kho
– Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ…). Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng – lamketoan.vn