Kế toán hành chính sự nghiệp – Hiện nay các vấn đề liên quan đến sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp đã được quy định rõ ràng để các đơn vị có thể áp dụng một cách dễ dàng. Việc đảm bảo các yêu cầu theo quy định của pháp luật về nguyên tắc mở sổ, ghi sổ, lưu trữ, bảo quản sổ đối với sổ kế toán có vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hệ thống lại các nội dung đáng chú ý liên quan đến sổ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
1. Về sổ kế toán đơn vị HCSN
– Phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
– Đơn vị HCSN có tiếp nhận, sử dụng:
- Nguồn ngân sách nhà nước (NSNN) cấp
- Nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài
- Nguồn phí được khấu trừ
-> Để lại phải mở sổ kế toán để theo dõi riêng theo Mục lục NSNN và theo các yêu cầu khác để phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán với NSNN và các cơ quan có thẩm quyền.
– Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan.
HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN CHO MỘT KỲ KẾ TOÁN NĂM
| Mẫu sổ | Nội dung sổ kế toán |
| Kế toán tổng hợp
| Số Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Sổ liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính nhát sinh trang một kỳ kể toán |
| Số Cái dùng để ghi chén các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kể toán). Trên Số Cái có thể kết hợp việc ghỉ chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh nhí | |
| Sổ, thẻ kế toán chi tiết | Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết dùng để ghi chỉ tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trang nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trang báo cáo tài chính và báo cáo quyết toàn Ngân sách nhà nước |
| Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kể toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ, thẻ kể toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo yêu cầu quản lý |
LƯU Ý:
– Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết (như trên).
– Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.
– Sổ kế toán ngân sách, phí được khấu trừ, để lại phản ánh chi tiết theo mục lục NSNN để theo dõi việc sử dụng nguồn NSNN, nguồn phí được khấu trừ để lại.
– Sổ kế toán theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài phản ánh chi tiết theo mục lục NSNN làm cơ sở lập báo cáo quyết toán theo quy định của Thông tư số 107/2017/TT-BTC và theo yêu cầu của nhà tài trợ.
2. Về nguyên tắc mở sổ kế toán hành chính sự nghiệp
♦ Trường hợp bảo quản lưu trữ sổ kế toán:
– Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ
– Trường hợp sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới.
– Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao.
– Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.
♦ Trường hợp ghi chép nội dung sổ kế toán:
– Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ.
– Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán tương ứng dùng để ghi sổ.
– Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
– Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
♦ Trường hợp mở sổ kế toán:
– Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán.
– Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.
– Số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn NSNN sau ngày 31/12 được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán, phục vụ lập báo cáo quyết toán NSNN theo quy định.
– Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
| HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN | CÁC LƯU Ý |
| Sổ kế toán đóng thành quyển |
⇒ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp. |
| Sổ tờ rời |
|
| Sổ kế toán trên phương tiện điện tử |
|
– Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh
– Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng
– Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán
– Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 03 đính kèm tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC
– Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.
3. Về nguyên tắc khoá sổ kế toán hành chính sự nghiệp
– Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.
– Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày
– Phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng (sau khi khoá sổ)
– Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng
– Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.
– Phải khóa sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính
– Phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Trình tự khóa sổ kế toán:
(1) Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán và Khóa sổ. Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận.
(2) Trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.
⇒ Với ghi sổ trên máy vi tính: Việc thiết lập quy trình khóa sổ kế toán trên phần mềm kế toán cần đảm bảo và thể hiện các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ kế toán thủ công.
4. Đối với sổ kế toán hành chính sự nghiệp sữa chữa thế nào cho đúng?
Căn cứ Luật Kế toán 2015 và Thông tư số 107/2017/TT-BTC đều quy định rõ về việc sửa chữa sổ kế toán.
– Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:
- Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
- Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
- Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng
⇒ Với ghi sổ bằng phương tiện điện tử, sửa chữa sổ kế toán được thực hiện theo phương pháp: Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.