Hướng dẫn làm thủ tục và biên bản hủy hóa đơn, thu hồi hoá đơn

Biên bản hủy hóa đơn, thu hồi hóa đơn được lập trong những trường hợp nào? Thủ tục để lập biên bản hủy hóa đơn, biên bản thu hồi hóa đơn? Nếu bạn đang băn khoăn phương pháp xử lý nào cho đúng luật và hợp lý nhất, hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.

> Hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế
> Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường
> Cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng có hợp lý, hợp lệ hay không

A. Thủ tục và biên bản hủy hóa đơn

1, Các trường hợp hủy hóa đơn

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn
• Tổ chức, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật

Trường hợp đổi tên, địa chỉ công ty: 

Đối với hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên chứng từ hóa đơn, khi có sự thay đổi: 

• Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến. 

Chú Ý: Trường hợp viết hóa đơn sai:

• Nếu viết hóa đơn sai mà chưa kê khai >> Các bạn chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, không cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn
• Trường hợp viết hóa đơn sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn điều chỉnh. 

2, Thủ tục hủy hóa đơn 

Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Thành lập hội đồng hủy hóa đơn

• Hộ cá nhân kinh doanh không phải lập hội đồng khi hủy hóa đơn

Các thành viên hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

• Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy, …
• Biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn: Nội dung gồm loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số.. đến số… Lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.

3, Nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế:

Hai hình thức thông báo kết quả:

• Nộp trực tiếp: tại cơ quan thuế
• Nộp qua mạng thông qua phần mềm HTKK

4, Biên bản hủy hóa đơn 

Biên bản hủy hóa đơn được dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy. Và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai. 

Theo TT 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ. 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

—————o0o————–

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Số …./BBTHHĐ

– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày ……./……./…… chúng tôi gồm có:

BÊN MUA: CÔNG TY KẾ TOÁN VIỆT HƯNG

Địa chỉ: Số 2 ngách 2 đường Trần Quang Diệu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Mã số thuế: 0106145319

Người đại diện: Nguyễn Mạnh Cường      Chức vụ: Giám đốc

BÊN BÁN: CÔNG TY XYZ

Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..

Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………..

Người đại diện: ………………………………. Chức vụ: …………………………………………….

Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau:

1. Hoá đơn bị huỷ số: ……………… do ……………… phát hành ngày ………………………..
2. Hàng hoá ghi trên hoá đơn gồm:

3. Lý do huỷ hoá đơn: ………….. (ví dụ: Do ghi sai số lượng hàng hóa)

Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.

Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.

Các bạn tải Mẫu Biên bản huỷ hoá đơn TẠI ĐÂY

B. Thủ tục và biên bản thu hồi hóa đơn

1, Các trường hợp thu hồi hóa đơn

Theo Nghị định 51/2010 quy định về sử dụng hóa đơn: 

• Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập sai.
• Trường hợp hóa đơn đã lập được giao cho người mua nếu phát hiện lập sai hoặc theo yêu cầu của một bên hàng hóa dịch vụ đã mua bị trả lại hoặc bị đòi lại. Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai hoặc hóa đơn của hàng hóa dịch vụ bị trả lại, bị đòi lại và lưu giữ hóa đơn tại người bán.

Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được nội dung lập sai hoặc lý do đòi lại, trả lại hàng hóa, dịch vụ và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có).

2, Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP

Số 0008/BBTHHĐ

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP

Hôm nay, ngày 09/5/2019, đại diện hai bên gồm có:

BÊN A: Công ty Kế Toán Việt Hưng

Địa chỉ: Số 2 ngách 2 đường Trần Quang Diệu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Điện thoại:  098 868 0223                           MST: 0106145319

Do Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Cường                        Chức vụ: Giám Đốc

BÊN B: Công ty TNHH Công nghệ Hưng Thịnh

Địa chỉ: Số xxx, đường Lê Đức Thọ, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Điện thoại: 0966xxx533                                MST: 010xxx8288

Do Ông (Bà): Hoàng Anh T                        Chức vụ: Giám Đốc

Hai bên,thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: AA/19P số 0001168 ngày 24/4/2019 để xóa bỏ theo quy định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: AA/19P số 0001266 ngày 09/5/2019.

Lý do thu hồi: Viết sai số tiền ghi bằng chữ.

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A                                           ĐẠI DIỆN BÊN B

Các bạn tải Mẫu Biên bản thu hồi hoá đơn đã lập TẠI ĐÂY

Trong quá trình làm việc, không thể tránh khỏi những lỗi nhỏ khi viết hóa đơn. Kế toán Việt Hưng đã hướng dẫn bạn đọc thủ tục và biên bản hủy hóa đơn, thu hồi hóa đơn. Hy vọng bài viết giúp bạn có phương hướng xử lý hóa đơn bị sai theo đúng thủ tục quy định của pháp luật.

> Hướng dẫn cách xuất hóa đơn bán lẻ
> 5 mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và cách viết
> Mẫu biên bản hủy hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo thông tư 39