Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng phải viết như thế nào cho đúng với quy định pháp luật, đầy đủ nội dung cần có? Nguyên tắc lập hóa đơn là gì? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng đúng tiêu chuẩn trong bài viết sau. 

> Hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế
> Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường
> Cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng có hợp lý, hợp lệ hay không

1. Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng

Theo quy định tại điều 16 TT 39/2014 và được sửa đổi bổ sung tại khoản 3 điều 5 TT 119/2014 và khoản 7 điều 3 TT 26/2015. Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng: 

Người bán hàng phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.

• Bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho – biếu – tặng – trao đổi – trả thay lương cho người lao động.

Nội dung trên hóa đơn: 

• Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Không được tẩy xóa, sửa chữa
• Phải dùng cùng màu mực, không phai, không sử dụng mực đỏ
• Chữ số và chữ  viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống

Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên.

• Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng

2.1 Tiêu thức “ngày tháng năm”

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng DV thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, DV viễn thông, dịch vụ truyền hình: Chậm nhất không quá bảy ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, truyền hình.
• Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2.2 Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán,”

Tiêu thức “Mã số thuế”: Viết chính xác mã số thuế của bên mua và bên bán

• Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.

• Nếu đơn vị trực thuộc không có MST thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Tiêu thức “Tên, địa chỉ”:  ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì người bán được viết tắt một số từ như sau:

• “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…

+ Trường hợp bán HHDV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

+ Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn. Thì cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

2.3 Tiêu thức “Hình thức thanh toán”

• Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Ghi “TM”
• Nếu chuyển khoản: Ghi “CK”
• Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán: Ghi “TM/CK”

LƯU Ý: Đối với hàng hoá dịch vụ có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì bên mua bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế cũng như tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN

2.4 Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

“Số thứ tự”: Ghi lần lượt số thứ tự của từng mặt hàng

“Tên hàng hoá dịch vụ”: Viết đầy đủ tên hàng hoá dịch vụ như lúc nhập

• Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý: thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
• Với hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ”

• Bằng tổng số tiền ở cột “Thành tiền”

Chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ”: Viết đúng số tiền ở chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ” bằng chữ

2.5 Tiêu thức “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”

• Người đi mua hàng ký
• Đối với trường hợp không mua hàng trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn mà chỉ cần người bán ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX
• Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

2.6 Tiêu thức “Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)”

• Thủ trưởng đơn vị sẽ ký vào chỉ tiêu này
• Nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)

2.7 Đồng tiền ghi trên hoá đơn

• Là Đồng Việt Nam
• Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng Tiếng Việt.

LƯU Ý

► Trường hợp người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn.

• Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm).
• Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

► Đối với các hoá đơn điều chỉnh do viết sai, hoặc hoá đơn chiết khấu, khuyến mại…. thì tuỳ vào từng trường hợp cụ thể để các bạn viết.

►Sau khi lập xong hoá đơn.

• Liên 1: Lưu tại cuống
• Liên 2: Giao khách hàng
• Liên 3: Lưu nội bộ.

Các bạn tải Mẫu hoá đơn bán hàng TẠI ĐÂY 

Một hóa đơn bán hàng đúng chuẩn, không có sai sót phải có đầy đủ các nội dung trên. Kế toán viên cần nắm rõ các tiêu thức này để khi viết hóa đơn không bị thiếu hoặc viết nhầm. Chúc các bạn thành công. 

> Hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế
> Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường
> Cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng có hợp lý, hợp lệ hay không