Hướng dẫn làm sổ sách doanh nghiệp kế toán thương mại dịch vụ

Kế toán thương mại dịch vụ có thể nói là lĩnh vực dễ thực hiện hơn so với ngành nghề khác như xây dựng, hành chính sự nghiệp,…Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn làm sổ sách kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ.

1. Các loại sổ sách kế toán kế toán thương mại dịch vụ

– Sổ nhật ký chung: đây là cuốn sổ tổng hợp, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.

– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: các nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng, mua CCDC, mua TSCĐ, bán hàng, vay, chi lương…đều phát sinh từ sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây có thể coi như loại sổ quan trọng bậc nhất trong công ty thương mại. Vì nó phản ánh nhập – xuất – tồn của tất cả hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

– Sổ chi tiết hàng hóa: sổ này thể nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu,…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa của duy nhất một mặt hàng.

– Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.

– Sổ tiền gửi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiêp.

– Bảng phân bổ chi phí trả trước: ghi nhận chi phí được phân bổ của các loại công cụ dụng cụ, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền như: máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng…

– Bảng khấu hao tài sản cố định: là bảng theo dõi khấu hao của các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian quy định.

– Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng

– Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.

2. Các bước làm sổ sách kế toán thương mại dịch vụ

Bước 1: Tổng hợp các loại chứng từ kế toán thương mại dịch vụ

(1) Chứng từ hóa đơn: dựa trên 3 nguyên tắc hợp pháp, hợp lý và hợp lệ

Hóa đơn chứng từ phải hợp pháp 

• Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hóa đơn đặt in) 
• Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho doanh nghiệp (Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế)
• Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng (Nếu hóa đơn tự in)
• Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng

Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Những Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký của Doanh nghiệp đó.

VD: Doanh nghiệp X ký hợp đồng với Doanh nghiệp C về việc cung cấp thực phẩm nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp X lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên X xuất cho bên D là bất hợp pháp.

Hóa đơn phải hợp lệ 

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như:

• Nội dung trên hóa đơn:
• Phải đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh,
• Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa;
• Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ chứng từ…
• Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

 – Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

 – Các tiêu thức trên hóa đơn

• Phải viết đầy đủ các tiêu thức bắt buộc quy định trên hóa đơn như: mã số thuế, tên địa chỉ, hình thức thanh toán.
• Gạch bỏ đúng quy định phần dòng còn thừa (đối với hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn)
• Đối với tiêu thức “Người mua hàng”: thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại… thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại, fax…

– Đối với tiêu thức “Người bán hàng”: Thì chủ doanh nghiệp sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ chủ doanh nghiệp không ký thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)

Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:

• Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …),
• Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… )
• Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.
• Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
• Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi nguyên giá dưới 1,6 tỷ 

Hóa đơn phải hợp lý 

Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hợp lý, hợp lý ở đây chúng ta cần xét đến nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên; địa chỉ; mã số thuế,… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.

Doanh nghiệp kinh doanh ở mảng nào, lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Hóa đơn GTGT đáp ứng được các điều trên chính là hóa đơn GTGT hợp lý.

Ví dụ 2: Công ty C không phải đơn vị kinh doanh vận tải đồng thời cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy…) thuộc sở hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều các hóa đơn đầu vào về xăng dầu (Ví dụ: Giám đốc đi xe thuộc sở hữu cá nhân khi đổ xăng có hoá đơn đầu vào). Khi đó hóa đơn đầu vào có thể là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu của Công ty thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý.

(2) Chứng từ ngân hàng cần

• Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
• Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
• Phiếu hạch toán ngân hàng:

• Sổ phụ ngân hàng
• Sao kê ngân hàng

Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.

(3) Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

• Thuế TNDN (khi doanh nghiệp nộp hàng tháng, quý, hoặc quyết toán cuối năm).
• Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).
• Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
• Các loại thuế, phí liên quan.

Bước 2: Phản ánh chứng từ kế toán thương mại dịch vụ

Là định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ: hóa đơn, chứng từ ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, nhập, xuất kho, bảng lương, bảng khấu hao, bảng phân bổ,… sẽ được định khoản vào các tài khoản kế toán.

Bước 3: Tập hợp chi phí kế toán thương mại dịch vụ

1. Chi phí tiền lương: căn cứ vào bảng lương
2. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng khấu hao
3. Chi phí trả trước: căn cứ vào bảng phân bổ
4. Chi phí giá vốn: căn cứ vào bảng phân bổ giá vốn của từng mặt hàng
5. Các chi phí khác liên quan.

Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh kế toán thương mại dịch vụ

a. Kết chuyển các khoản doanh thu kế toán thương mại dịch vụ

Kết chuyển doanh thu bán hàng cần lưu ý các trường hợp hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán sẽ ghi giảm doanh thu, vì vậy cần làm bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu trước, sau đó mới kết chuyển doanh thu.

Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:

Nợ TK 511 

Có TK 521

Kết chuyển các khoản doanh thu 

Nợ TK 511

Nợ TK 515 

Nợ TK 711 

Có TK 911

b. Kết chuyển các khoản chi phí kế toán thương mại dịch vụ

Nợ TK 911

Có TK 632

Có TK 635

Có TK 641

Có TK 642

Có TK 811

Có TK 821

c. Xác định kết quả kinh doanh kế toán thương mại dịch vụ

Doanh nghiệp lãi:

Nợ TK 911 

Có TK 4212

Doanh nghiệp lỗ:

Nợ TK 4212 

Có TK 911

d. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ) kế toán thương mại dịch vụ

Kết chuyển thuế GTGT sẽ làm giảm 2 loại thuế là:

+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ

Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ

Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:

Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331

Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133

Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331

VD:

Doanh nghiệp Việt Hưng áp dụng kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, trong quý 2/2019 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 20.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 30.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 40.000.000 đồng.

Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:

20.000.000 + 30.000.000 > 40.000.000

Nợ TK 3331: 40.000.000 đồng

Có TK 133: 40.000.000 đồng

Bước 5: Lên cân đối tài khoản kế toán TMDV

Bước 6: Lên báo cáo tài chính kế toán TMDV

Trên đây là quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp thương mại, dịch vụ. Hy vọng rằng bài viết cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích.