[Thực trạng] Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng

Kế toán nguyên vật liệu – giữ vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Dưới đây, kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại 1 công ty cổ phần xây dựng vận tải và thương mại 

1. Mô hình bộ máy quản lý hoạt động công ty cổ phần xây dựng 

Là 1 đơn vị trực thuộc ngành xây dựng cơ bản, Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Dương có cơ cấu tổ chức sản xuất, cơ cấu quản lý riêng phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng.

Tổ chức bộ máy của Công ty, đứng đầu là giám đốc, phó tổng giám đốc phụ trách tài chính, phó tổng giám đốc phụ trách đội, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng vật tư, đội xe, ban chỉ huy công trình, xưởng sữa chữa cơ khí. Có thể hình dung bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ sau:

Đặc điểm tổ chức sản xuất và lĩnh vực sản xuất kinh doanh:

Công ty đang sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực chủ yếu sau đây:

+ Sản xuất vật liệu xây dựng

+ Xây dựng công trình

+ Tư vấn xây dựng Phạm vi hoạt động của Công ty trong từng lĩnh vực cụ thể như sau:

(1) Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh vật liêu xây dựng: Sản xuất các mặt hàng vật liệu xây dựng theo công nghệ lò Tuynel; Kinh doanh các loại vật liệu xây dựng nội ngoại thất ; Khai thác và chế biến đá xây dựng các loại bằng thiết bị đồng bộ ; Sản xuất bê tông thương phẩm/ bê tông đúc sẵn

(2) Lĩnh vực xây dựng công trình: Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng; các công trình thuộc các dự án giao thông /dự án thuỷ lợi /cấp thoát nước, điện dân dụng/ kỹ thuật hạ tầng và khu công nghiệp/nhà ở

(3) Lĩnh vực tư vấn thiết kế xây dựng: Thiết kế các công trình thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản, tư vấn giám sát, kiểm nghiệm chất lượng vật liệu và chất lượng các sản phẩm xây dựng.

2. Tổ chức bộ máy kế toán 

Mô hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

3. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần xây dựng 

3.1 Phân loại nguyên vật liệu

– Kế toán nguyên vật liệu không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu  chính: “Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản”. Nó bao gồm hầu hết các loại nguyên vật liệu mà công ty sử dụng như: Xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đất, đá, cát, sỏi, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép Φ 6A1, thép Φ10A1, thép Φ 20A2, thép tấm, gạch A1, gạch hồng, gạch đặc, gạch xi măng, than bùn, than cám,…

– Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho máy móc trong quá trình sản xuất và xe cộ như than, xăng, dầu. 

– Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. 

– Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. 

* Phương tiện vận tải nguyên vật liệu:

Các loại xe phục vụ cho vận chuyển nguyên vật liệu và tham gia vào quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được nguồn lao động mà vẫn mang lại chất lượng cho sản xuất như: xe tải, xe kéo, xe nâng,…

Công ty bảo quản nguyên vật liệu trong kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ôxy hoá nguyên vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL công ty đã phân loại NVL một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho.

3.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập – xuất tổng hợp, nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty cổ phần xây dựng vận tải và thương mại Đại Dương nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được hết việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu mà nguồn vật liệu vẫn phải mua ngoài, một số vật liệu được Xí nghiệp xây lắp số 1 sản xuất như: bê tông, cửa đi, cửa sổ, và các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng.

– Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập do mua ngoài

+ Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn.

+ Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển.

– Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công:

Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.

4. Hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng

4.1 Chứng từ sử dụng 

Các chứng từ sử dụng gồm có: 

– Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT theo QĐ15/2006 QĐ – BTC)

– Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT theo QĐ15/2006 QĐ – BTC) 

– Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3/001) 

– Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT theo QĐ15/2006 QĐ – BTC) 

4.2 Sổ kế toán nguyên vật liệu sử dụng

Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung  tuy nhiên cũng có một số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 

– Sổ nhật ký chung 

– Sổ cái 

– Sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu 

4.3 Kế toán nguyên vật liệu chi tiết ở công ty 

Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính. Công tác kế toán vật liệu ở Công ty Cổ phần xây dựng vận tải và thương mại Đại Dương là do thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập – xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. 

– Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ  được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. 

– Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư… sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.

Trên đây là thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng. Tùy thuộc vào mỗi công ty và mô hình kinh doanh mà kế toán nguyên liệu có những nghiệp vụ chi tiết khác nhau.