Hồ sơ, chứng từ & hạch toán chi phí tiền xăng xe trong thuế doanh nghiệp

Chi phí tiền xăng xe là chi phí phát sinh trong tất cả các doanh nghiệp (thuế doanh nghiệp). Vậy để khoản chi phí này được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp thì cần những chứng từ gì? Cách hạch toán ra sao? Ketoanviethung sẽ cùng các bạn tìm hiểu vấn đề này.

CHỨNG TỪ VÀ CÁCH HẠCH TOÁN CHI PHÍ TIỀN XĂNG XE ĐỂ TÍNH CHI PHÍ THUẾ DOANH NGHIỆP 

XEM THÊM

Khóa học thực hành kế toán thuế thực tế tại Kế Toán Việt Hưng

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ tại Hà Nội

1. Điều kiện để chi phí tiền xăng xe được xác định là chi phí hợp lý của doanh nghiệp

*) Căn cứ pháp lý: Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

Như vậy, theo quy định trên thì để chi phí tiền xăng xe được tính là chi phí hợp lý thì thỏa mãn 3 điều kiện sau:

– Chi phí xăng xe phục vụ cho sản xuất,  kinh doanh của doanh nghiệp

– Chi phí xăng xe có chứng từ và hóa đơn đầy đủ

– Chi phí xăng xe từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì phải thanh toán bằng chuyển khoản

2. Bộ chứng từ đầy đủ để chi phí xăng xe được xác định là chi phí hợp lý của doanh nghiệp:

– Quyết định cử đi công tác (nếu có)

– Lệnh điều xe

– Biên bản ghi chỉ số công tơ mét

– Quyết toán tiền xăng xe

– Hóa đơn GTGT

Chi tiết từng chứng từ như sau:

2.1. Quyết định cử đi công tác

+ Trên quyết định phải ghi rõ tên Nhân viên được cử đi công tác

+ Mục đích của việc đi công tác

+ Địa chỉ nơi đi, nơi đến

+ Thời gian đi công tác

VD:  Mẫu Quyết định cử đi công tác  TẠI ĐÂY

2.2 Lệnh điều xe

Căn cứ vào quyết định cử đi công tác hoặc sự phân công của Giám đốc, phòng tổ chức hành chính viết lệnh điều xe

Nội dung trên Lệnh điều xe cần ghi rõ: Số biển số xe ô tô, tên lái xe, nhiệm vụ, ngày đi, và nơi đến

VD: Mẫu lệnh điều xe TẠI ĐÂY

2.3. Biên bản ghi chỉ số công tơ mét

Nội dung cần nêu:

+ Tên loại xe ô tô,

+ Ngày chốt số công tơ mét trên biên bản,

+ Chỉ số cũ, Chỉ số mới

+ Số Km đã đi trong tháng

VD: Mẫu biên bản ghi chỉ số công tơ mét TẠI ĐÂY

2.4. Quyết toán tiền xăng xe

Nội dung cần nêu:

+ Tên loại xe ô tô,

+ Địa chỉ đi trong tháng, số chuyến, số km

+ Định mức tiêu thụ của xe

+ Số Lít xăng đi hết trong tháng

+ Số tiền phải thanh thanh toán

+ Đối trừ, thừa, thiếu (nếu có)

Ví dụ: Mẫu Quyết toán tiền xăng xe i TẠI ĐÂY

2.5. Hóa đơn GTGT của số Lít xăng xe đã tiêu thụ hết trong tháng

CHÚ Ý: Trên hóa đơn tiền xăng xe phải thể hiện đúng

+ Số lít xăng trùng khớp với quyết toán tiền xăng xe

+ Đơn giá tiền xăng xe phải phù hợp giá thị trường

Ví dụ: Mẫu Hóa đơn GTGT tiền xăng xe TẠI ĐÂY

Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình làm việc kế toán của mình – Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.