13 Cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán – sổ sách kế toán khoa học

Chứng từ kế toán – sổ sách kế toán | Mỗi công ty có một cách sắp xếp chứng từ khác nhau sao cho dễ quản lý. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng biết cách sắp xếp hóa đơn chứng từ một cách khoa học  cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu xin chi tiết cách sắp xếp quản lý hóa đơn, chứng từ với mong muốn các bạn ứng dụng vào để dễ quản lý, tiết kiệm thời gian qua bài viết ngay sau đây.

1. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng hoá 

(1) Trường hợp hàng hóa bán trong nước:

• Hợp đồng
• Hóa đơn GTGT

(2) Trường hợp hàng hóa xuất khẩu:

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

2. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa

(1) Trường hợp hàng hóa mua trong nước:

• Hợp đồng kinh tế
• Hóa đơn GTGT
• Chứng từ thanh toán cho người bán, đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng

(2) Trường hợp hàng hóa xuất khẩu:

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

3. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ chi mua sắm tài sản cố định hoặc nhượng bán, thanh lý tài sản, khấu hao tài sản

(1) Hồ sơ ghi giảm tài sản:

– Quyết định thanh lý,hủy tài sản

– Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng

– Hóa đơn bán tài sản

– Biên bản bài giao tài sản

– Chứng từ thanh toán

(2) Hồ sơ ghi tăng tài sản:

– Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.

– Hóa đơn

– Biên bản giao nhận tài sản

– Chứng từ thanh toán

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm:

• Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình

(3) Chi phí khấu hao tài sản:

– Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định

– Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định

4. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ góp vốn bằng tài sản

– Trường hợp cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp:

• Biên bản chứng nhận góp vốn.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
• Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
• Chứng từ liên quan khác

– Trường hợp doanh nghiệp khác góp vốn:

• Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
• Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
• Chứng từ liên quan khác

5. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán đối với phiếu nhập & xuất kho

• Hoá đơn đầu vào, mua vào
• Các biên bản giao hàng hoá (cho mỗi lần xuất – nhập kho)
• Hợp đồng mua bán
• Đề nghị mua hàng hoá (có kèm giấy đề nghị có phê duyệt)
• Bản dự toán NVL đã phê duyệt

6. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán tài sản doanh nghiệp

– Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ ‘

– Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu doanh nghiệp (cơ quan thuế)

– Các tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản 

– Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán

– Biên bản bàn giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản

– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản 

– Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản

– Mã tài sản theo như sổ sách kế toán

– Quyết định khấu hao bao gồm: năm/thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt

– Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp

– Hồ sơ thanh lý tài sản bao gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý… quyết định khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý (bản photo)

– Thẻ, hóa đơn theo dõi tài sản cố định

– Quyết định luân chuyên tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty

– Một số các loại chứng từ khác có liên quan 

7. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán tiền & các khoản tương đương tiền

– Tờ khai mở tài khoản ngân hàng

– Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng

– Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm từng lần

– Các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt doanh nghiệp

– Các quyết định, văn bản có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt

8. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán nghiệp vụ thanh toán

– Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc

(1) Trường hợp với các khoản chi theo yêu cầu, quết định của Giám đốc: Ghi rõ theo quyết định, văn bản quyết định nào, văn bản yêu cầu có kèm theo Giấy xác nhận trả nợ gốc & lãi vay ngân hàng (nếu có)

(2) Trường hợp với DN có nhiều lần chi tiền cho 1 dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (photo) & bản lý nhận khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể

(3) Trường hợp với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi “km” trên xe có sự xác nhận của đội xe, phòng hành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong DN 

– Các phiếu thu hay giấy báo có kế toán lưu cùng hợp đồng bán hàng; hoá đơn GTGT & các loại chứng từ khác có liên quan.

9. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán tiền lương & phụ cấp cho người lao động

(1) Kế toán tiền lương, tiền công

– Hồ sơ của người lao động

–  Hợp đồng lao động

–  Quy chế tiền lương, thưởng.

–  Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)

–  Các quyết định bổ nhiệm & quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

–  Bảng chấm công hàng tháng.

–  Bảng thanh toán tiền lương

– Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.

– Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng

– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN

–  Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có)

– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

–  Chứng minh thư phô-tô

Trường hợp là những lao động thời vụ: Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản Cam kết (02/CK-TNCN)

Trường hợp hợp đồng giao khoán:

• Hợp đồng giao khoán
• Biên bản bàn giao
• Biên bản nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán tiền

(2) Các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca

– Hợp đồng lao động

– Thỏa ước lao động tập thể

– Quy chế tài chính

– Chứng từ chi tiền cho người lao động

(3) Các khoản chi phí công tác & vé máy bay

– Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.

– Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.

– Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

TH1: Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

• Vé máy bay điện tử
• Thẻ lên máy bay (boarding pass)
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần:

• Vé máy bay điện tử,
• Giấy điều động đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

TH2: Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay (Chỉ với vé máy bay dưới 20 triệu) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

• Vé máy bay
• Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ)
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động NLĐ đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
• Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân

(4) Các khoản chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát

Đối với chi phí nghỉ mát

• Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ
• Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
• Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí
• Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản
• Chứng từ thanh toán

Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động

• Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
• Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại diện người lao động trong công ty
• Chứng từ chi tiền
• Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó

XEM THÊM:

Các loại sổ cần in cuối năm và lưu ý về hóa đơn sổ sách

Cách kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập báo cáo tài chính

10. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng 

Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu < 100 triệu đồng. Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra. 

– Mẫu bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC

– Hợp đồng mua bán, thuê nhà.

– Chứng từ thanh toán cho người bán

11. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán công nợ

• Bản công văn đòi nợ từng lần
• Quyết định xử lý công nợ
• Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ 
• Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý & hàng năm

12. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán nộp cơ quan thuế

– Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm

13. Sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán liên quan pháp lý

– Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi

– Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có)

– Các uỷ quyền có liên quan đến kế toán tài chính

– Các biên bản họp, quết định, nghị quyết của Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị liên quan đến tài chính

– Các quy chế. điều lệ của công ty

– Các tờ trình tổng thể được phê duyệt 1 lần

XEM THÊM: Các Khoá học Kế toán Online tại Việt Hưng

Trên đây là 13 Cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán – sổ sách kế toán khoa học dễ tìm, tiện quản lý dành cho các bạn làm kế toán – Tham gia ngay 1 trong hơn 60 khoá học kế toán Online 1 Kèm 1 Cam kết đầu ra tự mình lên cả Báo cáo tài chính không hiệu quả hoàn phí học – Không giới hạn số buổi học!