Chốt sổ BHXH | Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động. Để chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc, kế toán, nhân sự và cả người lao động cần chú ý những gì cùng Trung tâm Kế toán Việt Hưng sẽ làm rõ ở bài viết ngay dưới đây.
1. Trách nhiệm chốt sổ BHXH của doanh nghiệp cho người lao động
Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp và người lao động có trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
1.Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
2.Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
3.Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”
Như vậy theo quy định như trên thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp. Trên thực tế hay gọi là chốt sổ BHXH cho người lao động. Vì vậy, kế toán và nhân sự trong doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện các công việc cần thiết để chốt được sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc.
2. Bao lâu thủ tục chốt sổ BHXH hoàn tất?
Căn cứ khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động:
Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
– Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
– Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
– Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
– Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
3. Tra cứu chốt sổ BHXH
BƯỚC 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản BHXH là mã số BHXH và mật khẩu của mình
BƯỚC 2: Chọn “Quá trình tham gia” sau đó bạn chọn “C14-TS” để xem quá trình.
Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng (thời điểm bạn chốt sổ BHXH) thì tức là bạn đã được chốt sổ BHXH. Khi đó bạn đã có thể liên hệ với công ty để được nhận lại sổ và tờ rời BHXH.
4. Người lao động có tự chốt sổ BHXH tại cơ quan bảo hiểm được không?
Theo quy định tại Điều 48 đã nên trên thì doanh nghiệp có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và chốt sổ cho người lao động.
Như vậy ta có thể thấy việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của doanh nghiệp và được thực hiện với sự phối hợp của cơ quan BHXH. Người lao động không thể tự mình đi chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH sau khi đã nghỉ, mà phải quay trở lại công ty cũ để yêu cầu họ thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho mình. Tất nhiên nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng theo quy định thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt như sau:
“Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:
5. Khi doanh nghiệp không chốt sổ BHXH thì người lao động cần làm gì?
Theo quy định tại Điều 118 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người lao động có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về BHXH, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
“Điều 118. Khiếu nại về bảo hiểm xã hội
- Người lao động, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội và những người khác có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
- Người sử dụng lao động có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.”
Đừng quên “THAM GIA” Group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN ĐỂ CÙNG GIẬT GIẢI THƯỞNG tại trò chơi “ĐẤU TRƯỜNG KẾ TOÁN” diễn ra hàng tuần tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Như vậy, kế toán Việt Hưng đã điểm ra những quy định về việc chốt sổ BHXH cho người lao động. Các doanh nghiệp cần lưu ý trách nhiệm của mình và người lao động cần nắm rõ để bảo vệ quyền lợi của mình. Chúc các bạn thành công!